Que políticas e procedimentos uma empresa deve ter? Depende, pois algumas das políticas e procedimentos da empresa de que a sua empresa necessita dependerão de factores como a dimensão da sua empresa e da sua indústria.
Mas de um modo geral, estas são algumas políticas e procedimentos comuns da empresa que deve colocar por escrito.
Código de conduta
Embora não queira sobrecarregar os funcionários com volumes de regras, pretende lançar as bases para uma atmosfera ética e profissional ligada ao cumprimento.
O objectivo é criar um ambiente seguro e uma cultura de trabalho agradável que faça com que as pessoas se sintam bem-vindas e confortáveis. Isto aplica-se a empregados, vendedores, visitantes e clientes – basicamente a qualquer pessoa com quem o seu negócio lide interna ou externamente.
Uma boa política de código de conduta deve fornecer um roteiro para a forma como pretende que os seus empregados se comportem.
Deve abordar aspectos específicos tais como código de vestuário, ética, segurança, utilização da Internet, intimidação, assédio, etc. Inclua tanto comportamentos aceitáveis como inaceitáveis para que não haja ambiguidade sobre o que o seu negócio vai e não vai tolerar.
Finalmente, explique claramente a consequência de não satisfazer as expectativas, incluindo avisos, acções disciplinares, e, se se justificar, despedimento.
Política de presença/vacinação/tempo livre
P>Pode querer criar uma política de RH que abranja várias áreas relacionadas com os benefícios dos empregados. Ou pode optar por decompor cada uma delas numa política da empresa separada, dependendo da quantidade de detalhes que precisa de fornecer.
Os trabalhadores precisam de compreender claramente os seus horários de trabalho e benefícios, uma vez que se relacionam com férias, férias, dias de doença, refeições e intervalos, licença de maternidade, e benefícios semelhantes.
Lembrar-se, precisam de saber o quê (política) e como (procedimento). A sua política empresarial, por exemplo, pode proporcionar cinco dias de férias por ano.
O seu procedimento deve delinear como os empregados solicitam tempo livre – a quem perguntam, que pedido online ou em papel precisam de completar, e com que antecedência é que colocam no pedido de tempo livre?
Também, deve delinear claramente os detalhes da necessidade de conhecer, tais como a frequência, duração e limitações do tempo livre, bem como se é pago ou não.
E não deixe os empregados a adivinhar detalhes da política, tais como o que acontece com as férias não utilizadas. (Por exemplo, é usar ou perder ou capotar?)
Finalmente, esboce as consequências de não aderir às suas políticas e procedimentos empresariais. Será que os empregados irão enfrentar medidas disciplinares se tirarem mais do que o número permitido de dias num mês?
Uma política escrita da empresa torna claras as expectativas – e consequências -.
Políticas de igualdade de oportunidades e de não discriminação
Aganhar, poderá juntá-las a uma política da empresa, uma vez que todas elas abordam versões nuances de inclusão. Ou pode criar uma política empresarial separada para cada área.
Independentemente da estrutura da sua política empresarial, explique como cumpre a lei. A maior parte dos países mandata ser um empregador de igualdade de oportunidades.
Nos EUA, a Comissão de Igualdade de Oportunidades de Emprego aplicará leis que proíbem a discriminação com base na raça, cor, religião, sexo, ou origem nacional. Estas leis são concebidas para promover a igualdade de oportunidades no local de trabalho – tratamento justo independentemente dos seus antecedentes.
Mas deve fazer mais do que apenas seguir a letra da lei. Deve esforçar-se por promover um local de trabalho que valorize os indivíduos pelo que são.
Além de criar um ambiente de trabalho inclusivo, o seu negócio também beneficia. De facto, a investigação mostra que “as empresas com equipas de topo mais diversificadas eram também empresas de topo em termos financeiros”. Uma força de trabalho inclusiva também lhe permite explorar um maior número de candidatos ao contratar.
Diversidade ajuda a oferecer uma variedade de perspectivas e impulsiona a tomada de decisões de grupo.
P>Pode considerar o estabelecimento de uma política empresarial que vá além dos requisitos da lei federal. As suas políticas empresariais falam muito dos valores da sua empresa, pelo que compensa delinear a sua posição sobre diversidade e inclusão no local de trabalho.
A chave é criar uma política que acolha pessoas de todas as origens. Os empregados querem sentir-se confortáveis na sua própria pele no trabalho sem medo de julgamento.
Um sólido programa de formação sobre diversidade pode ir muito longe no ensino da consciência cultural e na explicação de como tratar respeitosamente pessoas de diferentes origens.
Segurança no local de trabalho
Você quer que os seus empregados se sintam seguros enquanto fazem o seu trabalho. Procure as leis locais, estaduais e federais relevantes para orientar as suas políticas e procedimentos de segurança no local de trabalho.
Assim, deve delinear o comportamento seguro no local de trabalho, como manter um ambiente de trabalho seguro, como utilizar equipamento de segurança, e o que fazer numa emergência.
Por exemplo, pode exigir que os trabalhadores comuniquem imediatamente acidentes e lesões no local de trabalho. Dependendo da sua empresa e indústria, poderá ter de seguir os regulamentos da Occupational Safety and Health Act (OSHA), especialmente se existirem certos perigos no local de trabalho na sua empresa.
Álcool, local de trabalho livre de drogas, tabagismo, políticas de cannabis
Outra política empresarial comum que proíba substâncias tais como álcool, drogas, e produtos do tabaco. Algumas empresas não as permitem de todo no local, durante o horário de trabalho, ou mesmo durante eventos empresariais.
Como irá tratar os empregados que fumam ou vapear? Irá designar um local de trabalho completamente livre de fumo (incluindo os terrenos exteriores) ou implementar uma política de não fumadores apenas dentro do seu edifício?
Qual será a política da sua empresa se se encontrar num estado em que a marijuana é agora legal? Como irá lidar com incidentes envolvendo álcool nas funções da empresa? Todas estas são questões que a política da sua empresa deve abordar.
Política de denúncia de irregularidades
Quando os funcionários vêem irregularidades na sua empresa (tais como roubo, mentira, ou fraude), devem ser capazes de as denunciar sem se meterem em problemas. Como irá a sua empresa lidar com este denunciante?
Segundo a Sociedade de Gestão de Recursos Humanos (SHRM), “as protecções do denunciante são fornecidas em duas áreas importantes – confidencialidade e contra retaliação.”
A política de denúncia deve delinear as medidas que os funcionários devem tomar para denunciar tal incidente e a pessoa apropriada na gestão deve informar.
Os funcionários devem poder partilhar esta informação num ambiente confidencial e, se possível, sem que a sua identidade seja revelada a outras partes. Os denunciantes devem também saber que a sua empresa não lhes retaliará (ou seja, despromovê-los, despedi-los, cortar-lhes o salário) se trouxerem à luz qualquer irregularidade da empresa.
Política antiassédio
Aassédio no local de trabalho não deve ser ignorado, uma vez que cria um ambiente de trabalho inseguro e improdutivo. Além disso, coloca o seu negócio em risco de acções legais e escândalos que podem arruinar a sua reputação duramente conquistada.
A criação de uma política de empresa dá o tom aos empregados que não tolerará assédio na sua organização.
Deve delinear tanto o comportamento apropriado como impróprio e explicar claramente as ramificações da não adesão à sua política.
Ganhar, um bom programa de formação vai muito longe na comunicação de como lidar com este tópico delicado de uma forma que promova um ambiente de trabalho profissional e respeitoso.
Política de privacidade
Os funcionários merecem um direito à privacidade, mas esta pode ser uma questão complicada, especialmente no que diz respeito à tecnologia.
A sua política de privacidade deve abordar a forma como recolhe, armazena, e divulga informações pessoais tais como nomes de funcionários, endereços de casa, e números da segurança social.
P>Pode também abranger o direito dos seus empregados à privacidade em mensagens de correio de voz e conversas telefónicas, bem como os seus artigos pessoais, tais como uma pasta, mochila, ou carteira. A utilização da tecnologia no trabalho, contudo, é outra história.
Os emails da empresa e a utilização da Internet, por exemplo, podem ser monitorizados.
Política de segurança cibernética
Os funcionários introduzem por vezes riscos e vulnerabilidades na sua empresa, muitas vezes involuntariamente.
Mas quando criar uma política de segurança cibernética, irá equipá-los com o conhecimento de que necessitam para ajudar a reduzir os riscos introduzidos por erro humano. Esboce políticas e procedimentos que abordem questões comuns, tais como ataques de phishing, segurança insuficiente da palavra-passe, e controlos de acesso deficientes em torno de informação sensível.