Quelles politiques et procédures une entreprise doit-elle avoir ? Cela dépend, car certaines des politiques et procédures d’entreprise dont votre entreprise a besoin dépendront de facteurs tels que la taille de votre entreprise et votre secteur d’activité.
Mais de manière générale, voici quelques politiques et procédures d’entreprise courantes que vous devriez mettre par écrit.
Code de conduite
Bien que vous ne vouliez pas submerger les employés avec des volumes de règles, vous voulez jeter les bases d’une atmosphère éthique et professionnelle liée à la conformité.
Le but est de créer un environnement sûr et une culture de travail agréable qui fait que les gens se sentent bienvenus et à l’aise. Cela vaut pour les employés, les vendeurs, les visiteurs et les clients – en gros, toute personne avec laquelle votre entreprise traite en interne ou en externe.
Une bonne politique de code de conduite doit fournir une feuille de route sur la façon dont vous voulez que vos employés se comportent.
Elle doit aborder des points spécifiques tels que le code vestimentaire, l’éthique, la sécurité, l’utilisation d’Internet, l’intimidation, le harcèlement, etc. Incluez les comportements acceptables et inacceptables afin qu’il n’y ait aucune ambiguïté sur ce que votre entreprise tolérera et ne tolérera pas.
Enfin, énoncez clairement les conséquences du non-respect des attentes, y compris les avertissements, les mesures disciplinaires et, si cela est justifié, le licenciement.
Politique de présence/vacances/congés
Vous pourriez vouloir créer une politique RH générale qui couvre plusieurs domaines connexes d’avantages sociaux. Ou vous pouvez choisir de les décomposer en une politique d’entreprise distincte, en fonction de la quantité de détails que vous devez fournir.
Les employés doivent comprendre clairement leurs horaires de travail et leurs avantages en ce qui concerne les vacances, les congés, les jours de maladie, les repas et les pauses, le congé de maternité et les avantages similaires.
N’oubliez pas qu’ils doivent savoir à la fois le quoi (politique) et le comment (procédure). Votre politique d’entreprise, par exemple, pourrait prévoir cinq jours de vacances par an.
Votre procédure doit indiquer comment les employés demandent des congés – à qui s’adressent-ils, quelle demande en ligne ou sur papier doivent-ils remplir, et combien de temps à l’avance doivent-ils déposer la demande de congés ?
Vous devez également délimiter clairement les détails nécessaires à connaître, tels que la fréquence, la durée et les limites des congés, ainsi que le fait qu’ils soient rémunérés ou non.
Et ne laissez pas les employés deviner des détails de politique tels que ce qui se passe avec les vacances non utilisées. (Par exemple, est-ce qu’elles sont utilisées ou perdues ou sont-elles reportées ?)
Enfin, exposez les conséquences du non-respect de vos politiques et procédures d’entreprise. Les employés s’exposeront-ils à des mesures disciplinaires s’ils prennent plus que le nombre de jours de congé autorisé dans un mois ?
Une politique d’entreprise écrite rend les attentes – et les conséquences – claires.
Politiques d’égalité des chances et de non-discrimination
Encore, vous pourriez les regrouper dans une seule politique d’entreprise, car elles abordent toutes des versions nuancées de l’inclusion. Ou vous pouvez créer une politique d’entreprise distincte pour chaque domaine.
Quoi qu’il en soit de la structure de votre politique d’entreprise, précisez comment vous vous conformez à la loi. La plupart des pays imposent d’être un employeur offrant l’égalité des chances.
Aux États-Unis, la Commission pour l’égalité des chances en matière d’emploi appliquera les lois interdisant la discrimination fondée sur la race, la couleur, la religion, le sexe ou l’origine nationale. Ces lois sont conçues pour promouvoir l’égalité des chances sur le lieu de travail – un traitement équitable quelle que soit votre origine.
Mais vous ne devez pas vous contenter de suivre la lettre de la loi. Vous devez vous efforcer de favoriser un lieu de travail qui valorise les individus pour ce qu’ils sont.
En plus de créer un environnement de travail inclusif, votre entreprise en bénéficie également. En effet, des recherches montrent que « les entreprises dont les équipes dirigeantes étaient plus diversifiées étaient également les plus performantes sur le plan financier. » Une main-d’œuvre inclusive vous permet également de puiser dans un plus grand bassin de candidats lors de l’embauche.
La diversité permet d’offrir une variété de perspectives et stimule la prise de décision en groupe.
Vous pourriez envisager d’établir une politique d’entreprise qui va au-delà des exigences de la loi fédérale. Vos politiques d’entreprise en disent long sur les valeurs de votre entreprise, il est donc utile d’exposer votre position sur la diversité et l’inclusion sur le lieu de travail.
L’essentiel est de créer une politique qui accueille les personnes de toutes origines. Les employés veulent se sentir bien dans leur peau au travail sans craindre d’être jugés.
Un solide programme de formation sur la diversité peut faire beaucoup pour enseigner la sensibilisation culturelle et expliquer comment traiter respectueusement les personnes d’origines différentes.
Sécurité sur le lieu de travail
Vous voulez que vos employés se sentent en sécurité lorsqu’ils font leur travail. Regardez les lois locales, étatiques et fédérales pertinentes pour guider vos politiques et procédures de sécurité sur le lieu de travail.
Ils devraient ainsi indiquer à quoi ressemble un comportement sûr sur le lieu de travail, comment maintenir un environnement de travail sûr, comment utiliser l’équipement de sécurité et ce qu’il faut faire en cas d’urgence.
Par exemple, vous pourriez exiger que les travailleurs signalent immédiatement les accidents et les blessures sur le lieu de travail. En fonction de votre activité et de votre secteur d’activité, vous devrez peut-être suivre les réglementations de l’Occupational Safety and Health Act (OSHA), en particulier si certains risques sur le lieu de travail existent dans votre entreprise.
Politiques en matière d’alcool, de lieu de travail sans drogue, de tabagisme, de cannabis
Une autre politique d’entreprise courante à avoir interdit des substances telles que l’alcool, les drogues et les produits du tabac. Certaines entreprises ne les autorisent pas du tout sur place, pendant les heures de travail ou même pendant les événements professionnels.
Comment allez-vous traiter les employés qui fument ou qui vapotent ? Désignerez-vous un lieu de travail entièrement non-fumeur (y compris les terrains extérieurs) ou mettrez-vous en place une politique d’interdiction de fumer uniquement à l’intérieur de votre bâtiment ?
Quelle sera la politique de votre entreprise si vous vous trouvez dans un État où la marijuana est désormais légale ? Comment allez-vous gérer les incidents impliquant de l’alcool lors des fonctions de l’entreprise ? Ce sont toutes des questions auxquelles votre politique d’entreprise doit répondre.
Politique de dénonciation
Lorsque les employés constatent des actes répréhensibles au sein de votre entreprise (comme le vol, le mensonge ou la fraude), ils doivent pouvoir les signaler sans avoir de problèmes. Comment votre entreprise va-t-elle traiter ce dénonciateur ?
Selon la Society for Human Resource Management (SHRM), » les protections du dénonciateur sont prévues dans deux domaines importants : la confidentialité et contre les représailles. »
La politique de dénonciation doit indiquer les étapes que les employés doivent suivre pour signaler un tel incident et la personne appropriée au sein de la direction à laquelle les employés doivent s’adresser.
Les employés doivent pouvoir partager ces informations dans un cadre confidentiel et, si possible, sans que leur identité soit divulguée à d’autres parties. Les dénonciateurs doivent également savoir que votre entreprise n’exercera pas de représailles à leur encontre (c’est-à-dire qu’elle les rétrogradera, les licenciera, réduira leur salaire) s’ils mettent en lumière tout acte répréhensible de l’entreprise.
Politique anti-harcèlement
Le harcèlement sur le lieu de travail ne doit pas être ignoré, car il crée un environnement de travail dangereux et improductif. De plus, il expose votre entreprise à des actions en justice et à des scandales qui pourraient ruiner votre réputation durement acquise.
La mise en place d’une politique d’entreprise donne le ton aux employés : vous ne tolérerez pas le harcèlement dans votre organisation.
Elle doit décrire les comportements appropriés et inappropriés et expliquer clairement les ramifications du non-respect de votre politique.
Encore, un bon programme de formation fait beaucoup pour communiquer la façon de traiter ce sujet délicat de manière à favoriser un environnement de travail professionnel et respectueux.
Politique de confidentialité
Les employés méritent un droit à la vie privée, mais cela peut être une question délicate, en particulier lorsque la technologie est concernée.
Votre politique de confidentialité doit aborder la façon dont vous collectez, stockez et divulguez des informations personnelles telles que les noms, les adresses personnelles et les numéros de sécurité sociale des employés.
Elle pourrait également couvrir le droit de vos employés à la confidentialité des messages vocaux et des conversations téléphoniques, ainsi que de leurs objets personnels tels qu’une mallette, un sac à dos ou un sac à main. L’utilisation de la technologie au travail, cependant, est une autre histoire.
Les courriels de l’entreprise et l’utilisation d’Internet, par exemple, pourraient être surveillés.
Politique de cybersécurité
Les employés introduisent parfois des risques et des vulnérabilités dans votre entreprise, souvent de manière non intentionnelle.
Mais en créant une politique de cybersécurité, vous les équiperez des connaissances dont ils ont besoin pour aider à réduire les risques introduits par l’erreur humaine. Décrivez les politiques et les procédures qui traitent des problèmes courants tels que les attaques par hameçonnage, la sécurité insuffisante des mots de passe et les mauvais contrôles d’accès autour des informations sensibles.
La politique de cybersécurité est un outil de gestion de la sécurité.