O Petty Cash, também conhecido como dinheiro em caixa, refere-se a pequenas quantias de dinheiro em caixa mantidas numa empresa. (O termo “mesquinho” vem de “petite”, ou “pequeno”)Há duas razões para manter o dinheiro mesquinho:
- Para fazer trocos para clientes ou pacientes
- Para reembolsar empregados por artigos que compraram para o seu negócio
- Para pagar pequenas compras que requerem dinheiro, tais como comida para o almoço ou para o café do escritório, ou para o estacionamento. A maioria das empresas retalhistas mantém uma gaveta de dinheiro, tal como as práticas de cuidados de saúde.
O dinheiro em espécie funciona no sistema de impressão, no qual há uma quantia inicial de dinheiro depositada numa conta, que é utilizada para um fim específico (neste caso, dinheiro em espécie). Quando a conta vai abaixo de um determinado montante especificado, o sistema é reabastecido.
Em empresas que têm uma necessidade frequente de pequenos levantamentos, é frequentemente instalado no escritório da frente com uma gaveta ou caixa de pequenos levantamentos, ou num local de venda a retalho utilizando uma caixa registadora. (Sim, alguns locais ainda utilizam uma caixa registadora)
Porque a economia de dinheiro está a diminuir, e as pessoas estão a utilizar mais cartões de débito e crédito para pequenas compras, a utilização de um sistema de dinheiro vivo (com uma “gaveta de dinheiro vivo”) diminuiu. Mas ainda é essencial para qualquer empresa certificar-se de que contabiliza todas as pequenas compras, para que possa deduzi-las como despesas comerciais.
Como funciona um sistema de caixa pequeno
Para criar um sistema de caixa pequeno, a quantia inicial de dinheiro provém da conta corrente da empresa.
Os funcionários tiram dinheiro da conta de caixa pequeno, registando cada transacção com data, montante, fornecedor (que foi pago), e finalidade da empresa.
Todas as compras utilizando caixa pequeno devem ser documentadas da mesma forma que outras receitas e despesas da empresa. A utilização de um pequeno registo de caixa ou de pequenos recibos de caixa ajudará a captar estas despesas para que possam ser utilizadas para compensar rendimentos para fins de impostos comerciais.
Algém deve verificar a conta periodicamente para que o saldo não fique demasiado baixo. Quando a gaveta do pequeno numerário ficar abaixo de uma quantia pré-definida que determinar, acrescente à gaveta, passando um cheque para “Pequeno numerário” e descontando esse cheque.
Se utilizar a conta de pequeno numerário para fazer trocos para os clientes, terá de fazer uma mini-auditoria no final de cada dia. Comece com o saldo inicial, a entrada e saída de dinheiro em relação às transacções, e a saída de dinheiro.
Criar uma conta de Petty Cash
Comece por decidir quanto dinheiro irá precisar por dia, tanto para fazer trocos para os clientes como para fazer pequenos pagamentos em dinheiro.
Cerve tanto dinheiro como precisa na sua gaveta de dinheiro, mas não demasiado, por isso não é uma tentação para funcionários ou ladrões. Para determinar um montante máximo para dinheiro vivo, mantenha registos das despesas ao longo de um período de tempo, utilizando um montante médio para cada semana, por exemplo. Também precisará desses registos para fins fiscais.
Mantenha o registo das transacções de pequenos montantes em dinheiro
Ao começar, mantenha o registo de quanto está na caixa ou gaveta de pequenos montantes no início de cada dia. Ao efectuar cada pagamento, precisará de pequenos talões de caixa ou de uma lista de transacções. Para cada transacção, registe a data, o montante, e para que foi efectuada.
Seja o mais específico possível, para que não haja dúvidas de que a transacção estava relacionada com negócios. Não é necessário acompanhar as mudanças todos os dias. Mas no final de cada dia, registe o montante na gaveta do dinheiro. A diferença deve corresponder aos pagamentos em dinheiro efectuados pelos clientes e ao total das pequenas despesas de caixa pagas pela gaveta.
Configurar políticas de pequenas caixas
Antes de começar a utilizar pequenas caixas, adicione uma secção de política de pequenas caixas ao manual de políticas e procedimentos do seu empregado. Inclua estes itens na apólice, e considere como pode reduzir o risco de roubo de empregados ou clientes.
- Quanto devemos manter na conta? Qual é o mínimo (quando deve ser adicionado dinheiro?) Que conta deve ser utilizada para repor a conta?
- Quem é responsável pelo registo das transacções? Quem coloca dinheiro de volta na conta?
- Como são registadas as transacções de pequeno montante em numerário? Onde são mantidos os registos? Quem é responsável por adicionar os registos do pequeno numerário ao seu sistema de contabilidade empresarial?
li>Onde é guardado o pequeno numerário?
O pequeno numerário é fácil de roubar, por isso certifique-se de que o protege:
- Separe as tarefas, para que a pessoa que está a registar as transacções seja diferente da pessoa que está a colocar as transacções no seu sistema de contabilidade.
- Colocar o pequeno numerário num local seguro, conhecido apenas por uma ou duas pessoas.
- Fazer auditorias ocasionais, verificando se as transacções são legítimas.
Dinheiro e Impostos
A parte mais importante de um sistema de dinheiro líquido é a documentação de cada transacção. Documentar transacções é a forma como uma empresa documenta as despesas comerciais para fins fiscais. Ao manter um registo de todas as pequenas transacções em dinheiro – por mais pequenas que sejam – tem registos para fazer cópias de segurança das deduções para essas pequenas despesas comerciais.
Quanto mais documentadas as pequenas despesas em dinheiro, mais as suas deduções, e mais baixa a sua factura de impostos comerciais.