A sua secretária é muitas vezes um reflexo da sua personalidade e hábitos. Alguns espaços de trabalho são escassos e ordenados. Outros são coloridos e altamente personalizados. Depois há aqueles cubículos que estão tão desorganizados, que se perguntam como é que qualquer trabalho pode ser feito ali. Organize a sua secretária? Traga um empilhador!
Independentemente das suas preferências ou inclinações, o seu posto de trabalho deve ser preparado para a melhor gestão de tempo, produtividade e, sim, conforto. Afinal, quer trabalhe num cubículo ou num escritório privado, pode passar mais tempo na sua secretária do que na sua própria cama.
Se está frequentemente sobrecarregado com ficheiros desordenados, pilhas de papelada e desordem geral, que melhor altura do que agora para fazer algo a esse respeito.
Aqui estão oito sugestões de como organizar a sua secretária:
Trate das suas coisas
A sua secretária física é um bem imobiliário de primeira, e provavelmente não precisa de metade das coisas que ocupam espaço valioso. Aqui está um método para abater as suas coisas: Na segunda-feira de manhã, retire as coisas não essenciais da sua área de trabalho e coloque-as no chão. À medida que se ocupa do trabalho, coloque de novo na sua secretária apenas o que precisa para completar cada tarefa. No final da semana, encontre uma nova casa para qualquer coisa ainda no chão – uma gaveta, armário de abastecimento ou mesmo o caixote da reciclagem.
Vá com o seu fluxo de trabalho
Muitas pessoas têm uma tendência da esquerda para a direita. Isto significa itens recebidos – telefone, caixa de entrada, computador, outros dispositivos – à esquerda, um espaço de trabalho livre no meio, e itens enviados, tais como agrafadores e papelada completa à direita. A melhor forma de organizar a sua secretária depende de como funciona. Experimente vários arranjos até encontrar um que lhe pareça natural e simplificado.
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Guardar o espaço
Quando precisar de assinar ou distribuir papelada mas não tiver espaço vazio, o seu nível de stress pode aumentar. Designe uma secção da sua secretária como zona de não estacionar, e adquira o hábito de não deixar as coisas sentarem-se ali enquanto não estiver a trabalhar nelas. Esta dica de limpeza pode exigir que pense verticalmente, tal como obter uma prateleira de parede e usá-la para alojar ficheiros não essenciais e outros itens.
Reduzir a confusão visual
P>Even se a secretária em si for ordenada, pode não ser tão eficiente como pretende se houver demasiadas coisas a competir pela sua atenção. Por exemplo, alguns trabalhadores adoram notas pegajosas, colocando-as nas suas secretárias e à volta dos monitores dos seus computadores. Um ou dois estão bem. Mas quando se tem demasiadas, elas tornam-se uma distracção e dificultam a concentração no que é verdadeiramente importante.
Adicionar um toque pessoal
P>Pois limpo, o seu espaço de trabalho não precisa de ser estéril. Marie Kondo, autora de “The Life-Changing Magic of Tidying Up”, é uma fã de objectos que dão alegria às pessoas. Coloque alguns objectos significativos – fotografias, desenhos animados, citações inspiradoras ou uma figura de acção favorita – na sua parede, quadro de boletim ou secretária. Mas mantenha-os no mínimo, ou então a sua secretária parecerá demasiado confusa e possivelmente pouco profissional.
Go digital
Papel continua a ser o maior culpado de espaços de trabalho desarrumados. Se ainda não o fez, migre o seu calendário, lista de tarefas e bloco de notas para o seu computador – e sincronize-os com o seu smartphone para uma maior acessibilidade e utilidade. A beleza das ferramentas digitais de produtividade é que vêm com opções de notificação, para que possa criar alertas para reuniões, compromissos e tarefas.
Cheque debaixo da sua secretária
Não subestime a importância do espaço para as pernas. Todos aqueles cordões e cabos debaixo da sua secretária não contribuem apenas para o caos – são também um risco para a segurança. Use velcros e cordas para evitar os emaranhados e dar aos seus pés mais espaço de manobra. E se estiver a usar o chão para guardar pilhas de ficheiros, leve-os para um arquivo ou, melhor ainda, digitalize-os e triture os papéis.
Limpe-o para baixo
Cerve alguns suprimentos à mão e adquira o hábito de dar à sua secretária, teclado, monitor e telefone limpezas regulares. Sentar-se numa área de trabalho sem pó e com cheiro fresco melhora o seu humor e aumenta a sua produtividade.
Porquê saber organizar a sua secretária?
Um espaço de trabalho organizado não é uma poupança de tempo mágica, mas ajuda-o a fazer mais, porque sabe onde tudo está, não se deixa dominar pela distracção visual e pode concentrar-se na tarefa em mãos. Além disso, uma secretária organizada ajuda a criar energia mental positiva que se pode espalhar ao seu entusiasmo pelas suas tarefas diárias.