As queixas da Comissão de Oportunidades de Emprego Igual (EEOC) são uma ameaça comum que os empregadores enfrentam.
Justimagine o que elas podem potencialmente significar para o seu negócio:
- Investigações longas e complicadas
- Impacto negativo na moral e cultura da empresa
- Stress indesejado
- Li>Altas facturas legais
- Um montante igualmente elevado se uma queixa for mantida
- Impacto negativo na moral e cultura da empresa
- Sustentável ongoingaudits e monitorização da sua empresa
Você quer fazer tudo o que estiver ao seu alcance para evitar este cenário, certo?
De acordo com dados recentes, as cinco principais queixas do EEOC reportadas a nível nacional são:
- Retaliação: 39,110
- Disability: 24,238
li>Raça: 23,976li>Sexo (incluindo gravidez): 23,532li>Idade: 15,573
Claramente, estes não são números pequenos.
p>Sohow pode impedir as queixas do EEOC contra a sua empresa?
Quais são os grandes erros que deve evitar?
E, se a sua empresa se vir confrontada com uma acusação de discriminação, o que deve fazer?
Top EEO erros que os empregadores cometem
Não ter igualdade de oportunidades de emprego (EEO), oranti-discriminação, política por escrito
P>P>Possibilitar a defesa da sua empresa contra uma queixa de discriminação no local de trabalho se não conseguir demonstrar que a anti-discriminação é uma prioridade e explicar detalhadamente o que faz para acabar com a discriminação quando esta é identificada.
A solução: A sua empresa deve ter uma política actualizada de igualdade de oportunidades de emprego (EEO), ou política de não-discriminação.
P>Deveria incluir:
- Descrição de comportamentos inaceitáveis
- Consequências deviolação da política
- O compromisso da sua empresa em cumprir as leis federais, estaduais e locais anti-discriminação
- Explicação de como e a quem os empregados podem apresentar queixas internamente
- Explicação de como a empresa investigará as queixas internas e tomará medidas
- Se necessário no seu estado, explicação de como os empregados podem apresentar queixas ao EEOC
YourEEO ou política anti-discriminação deve ser anotada no manual do empregado da sua empresa. Durante o processo de integração, as novas contratações devem reconhecer e ler a política – com a sua assinatura – para que seja provável que cada funcionário esteja ciente da política.
Outras vezes,a política deve aplicar-se a todos – incluindo a liderança sénior. Se os esforços anti-discriminação não forem aplicados e modelados de cima para baixo, a mensagem é que a política não é levada a sério.
Formação insuficiente dos gestores
Os gestores são as pessoas que receberão e processarão as queixas de discriminação dos empregados. Se eles não tratarem estas questões adequadamente e não puserem em prática medidas preventivas, não conseguirá convencer o EEOC de que fez tudo o que podia para prevenir a discriminação.
De acordo com o EEOC, uma vez que um funcionário informe um gestor de discriminação, é o mesmo que informar a empresa.
A solução: Formar os gestores sobre como escalar as questões de discriminação e promover um local de trabalho livre de discriminação.
Esta formação anti-discriminação deve ser repetida anualmente.
Se a sua empresa receber uma queixa, a capacidade de demonstrar um empenho contínuo na formação anti-discriminação pode ser crucial para a sua defesa.
A aplicação incoerente das políticas do local de trabalho
Tratar os funcionários de forma diferente – independentemente da sua intenção – pode aumentar a probabilidade de a sua empresa ser acusada de discriminação.
A solução: Tratar todos os empregados que se situem da mesma forma.
Similarmente situados significa que os funcionários estão na mesma equipa, ocupam o mesmo papel ou têm a mesma quantidade frequentemente, por exemplo.
Ganhar, pode mitigar os riscos escrevendo as suas políticas de RH, incluindo-as no seu manual de funcionários, e fornecendo formação adequada e regular.
Se alguns empregados são tratados de forma diferente de outros, contudo, deverá ter escrito políticas de local de trabalho que detalhem quando é possível fazer distinções aceitáveis.
Por exemplo: Digamos que o Empregado A está na sua empresa há 10 anos, enquanto que o Empregado B trabalhou lá durante um ano.
- Você permite ao Empregado A trabalhar a partir de casa alguns dias por semana, mas não ao Empregado B.
- Para evitar que o Empregado B reclame discriminação, deve ter uma política que explique o mandato exigido para ser permitido trabalhar a partir de casa.
Outro exemplo: Tanto o Empregado A como o Empregado B tiveram problemas de assiduidade. O funcionário A sente-se como se estivesse a ser punido de forma mais severa do que o funcionário B.
- Uma política de tempo e assiduidade – com acções disciplinares progressivas – pode explicar a disparidade no seu tratamento.
- Talvez o Funcionário A, por exemplo, tenha acumulado mais ofensas e mereça assim uma pena mais severa. A sua política escrita deve reflectir essa realidade.
Documentação insuficiente
Da perspectiva da EEOC, se não conseguir documentar um evento é como se isso não tivesse acontecido.
Você luta para persuadir a EEOC a ver o seu lado da história sem provas sólidas sob a forma de bons registos.
A solução: Mantenha ficheiros completos sobre cada funcionário.
Documentetudo o que acontece durante o tempo de um funcionário com a sua empresa.
Os funcionários devem incluir:
- Perturbações de desempenho
- Perturbações de presença
- Perturbações de comportamento
- Mensal, revisões trimestrais ou anuais
- Formação ou certificações concluídas
li>Perturbações de comunicaçãoli>Violação das políticas da empresa
Os registos apoiam as suas decisões relacionadas com terminações, promoções, nomeações para projectos especiais ou alterações de salário. Fala objectivamente sobre o desempenho, a motivação e a produtividade do funcionário, e reduz uma carga de discriminação.
Se abordar um assunto com um funcionário verbalmente, faça anotações posteriores no ficheiro do funcionário para documentar que uma conversa teve lugar. Pode também querer ter uma testemunha de terceiros, tal como um profissional de RH.
E depois de um funcionário deixar a sua empresa? A EEOC exige que mantenha registos pessoais durante um ano.
Requisitos adicionais de manutenção de registos federais:
- Se um funcionário for despedido, mantenha os seus registos pessoais durante um ano a partir da data de despedimento.
- Retenha os registos de todos os pagamentos durante três anos.
- Manter ficheiros sobre quaisquer planos de benefícios de empregados, tais como planos de pensões e de seguros, e qualquer sistema de antiguidade ou de mérito escrito durante todo o período em que o plano ou sistema é ineficaz, durante pelo menos um ano após a rescisão.
- Cerve todos os registos, incluindo taxas salariais, avaliações de emprego, sistemas de antiguidade e mérito e acordos de negociação colectiva que expliquem por que razão os empregados no mesmo estabelecimento receberam salários diferentes.
As exigências aplicam-se a todos os empregadores abrangidos pelas leis federais anti-discriminação, independentemente de ter sido apresentada uma queixa contra o empregador.
Para saber mais sobre a manutenção de registos federalmente exigidos – incluindo quanto tempo diferentes tipos de registos devem ser mantidos por diferentes tipos de empregadores, consulte o Resumo das Obrigações de Manutenção de Registos Seleccionados do EOCC em 29 CFR Parte 1602.
Nota: Dependendo do local onde opera, alguns estados exigem que os empregadores mantenham registos de pessoal por mais tempo do que o que a lei federal determina.
Perguntas de entrevista problemáticas
Entrevistadores podem pensar que estão a fazer conversa fiada inocente com um candidato a emprego quando fazem certas perguntas de bandeira vermelha, tais como:
- Que ano é que se formou na escola?
- O que faz o seu cônjuge?
- Quantos filhos tem?
- Que igreja frequenta?
li>Quantos filhos quer ter num futuro próximo?
li>Qual é a origem do seu nome?
p>p>O problema com este tipo de perguntas é que podem levar um candidato a acreditar que estão a ser alvo, ou que não foram contratados devido a características pessoais protegidas contra a discriminação pela lei federal.
A solução: Formar entrevistadores para compreenderem que perguntas são “seguras” e que perguntas poderiam desencadear uma queixa de discriminação de contratação com o EEOC.
Saiba mais sobre as perguntas de entrevista que nunca deve fazer.
P>Vocês também devem certificar-se de que as queixas de emprego não contêm qualquer linguagem discriminatória.
6.Envolver-se com ex-funcionários após a sua demissão ou após a apresentação de uma queixa da EEOC
Talvez apenas deixe um funcionário ir. Algum tempo depois, recebe um e-mail, uma chamada telefónica ou uma mensagem LinkedIn desse funcionário, perguntando o que poderia ter feito melhor ou procurando esclarecimentos sobre as razões por detrás da sua demissão.
Não há problema em falar com eles, certo?
p> Errado.
Ao envolver-se com este antigo empregado, pode involuntariamente expor a sua empresa a responsabilidade. Pode não estar bem versado nas subtilezas da lei e, quando a sua guarda está em baixo e está a falar casualmente, pode ser fácil dizer algo que poderia ser interpretado da forma errada – mesmo que as suas razões para despedir esse empregado fossem válidas.
Outras vezes, não forneça uma recomendação do LinkedIn se solicitado – indique o quanto se sente culpado e quer ajudar. Nega o motivo da demissão do funcionário e levanta questões. Se for apresentada uma queixa por este funcionário, a EEOC pode considerar a sua recomendação contraditória com as razões citadas para a rescisão.
A solução: Remeta todas as comunicações dos trabalhadores despedidos para o seu departamento de RH ou organização profissional de empregadores (PEO).
Se um antigo empregado apresentar uma queixa ao EEOC, toda a comunicação entre a sua empresa e o queixoso deve passar pela agência.
Não siga de perto as directrizes do EEOC quando receber uma queixa
Quando for apresentada uma queixa ao EEOC contra a sua empresa, a agência notificá-lo-á e fornecer-lhe-á informações básicas sobre a natureza da queixa, bem como opções sobre a forma como pode responder.
Em muitos casos, poderá resolver uma queixa antecipadamente através da mediação ou da resolução de uma queixa. Se optar por não se envolver numa mediação precoce, a EEOC pedir-lhe-á que forneça informações que expliquem a razão pela qual o seu negócio tomou a decisão de empregar na raiz da queixa, bem como as razões comerciais legítimas que levaram à adopção de medidas.
Isto inclui:
- Uma declaração de posição. Esta é a sua oportunidade de contar a sua versão da história.
- Um pedido de informação (RFI) que pode incluir:
- li>Cópias de apólices pessoais
>ul>>li>O ficheiro pessoal do funcionário/ul>>>ul>>li>Arquivos pessoais de outros indivíduos, se relevante>/ul>
TheEEOC encoraja-o a apresentar quaisquer factos que acredite demonstrar que as alegações são incorrectas ou não constituem uma violação da lei. Claro que, sem qualquer documentação ou políticas referenciadas anteriormente, responder a estes pedidos será muito mais difícil e demorado.
A parte do processo, o EEOC pode conduzir as suas próprias entrevistas de partes relevantes.
A falta de cumprimento ou de facilitação de qualquer parte deste processo significa correr o risco de um resultado desfavorável.
A solução: Siga as instruções da EEOC’sinstructions precisamente para demonstrar que a sua empresa leva a discriminação e o assédio a sério, e está a fazer um esforço de boa fé para cooperar com uma investigação.
Tratar os queixosos de forma diferente, ou comportar-se de forma aretaliatória para com eles, enquanto uma queixa é investigada
Anyemployee que apresenta uma queixa internamente ou ao EEOC está protegida de acções adversas por parte do seu empregador.
P>Deveria incluir:
- Ignorá-los
- Passar por promoções ou tarefas especiais
- Não permitir os privilégios ou direitos que lhes foram permitidos antes da sua queixa
A solução: Os gestores da sua empresa não deveriam comportar-se de qualquer forma que pudesse ser interpretada como negativa ou retaliatória para com um empregado após terem apresentado uma queixa.
Remmbrar,a retaliação é de longe a queixa número um que a EEOC recebe.
Consequências de discriminação
Se a EEOC determinar que um empregado foi alvo de discriminação ou assédio, o objectivo da agência é colocar a vítima de discriminação na mesma posição – em termos de emprego e salário – que teria sido se a discriminação nunca tivesse ocorrido.
Dependente do tipo de discriminação e da sua severidade, a vítima pode receber um emprego, salário retroactivo e benefícios. Uma vítima de discriminação também pode ser capaz de recuperar honorários de advogados, honorários de testemunhas especializadas e custas judiciais.
Outros custos – a sua empresa pode ser obrigada a pagar despesas extra-orçamentais causadas pela discriminação, tais como:
- Custos associados a uma procura de emprego
- Despesas médicas
- Danos emocionais sofridos (angústia mental, incómodo ou perda do gozo da vida)
Adicionalmente, podem ser concedidos danos punitivos para punir um empregador que tenha sido particularmente malicioso ou imprudente. Os limites destes danos variam de acordo com a dimensão da empresa.
De notar, também, que enquanto este artigo se concentra nas queixas da EEOC, as acusações de discriminação podem também ser apresentadas às Agências de Práticas Justas de Emprego (FEPAs) estatais ou locais. Muitas vezes as leis que estas agências não-federais aplicam são semelhantes às que a EEOC aplica. Em alguns casos, contudo, as FEPAs aplicam leis que oferecem maior protecção aos trabalhadores.
Finalmente, a sua empresa será obrigada a cumprir as obrigações de formação e notificações aos empregados. Deverá também verificar se a sua empresa se manteve em conformidade com estes mandatos. A EEOC realizará uma auditoria da sua empresa e controlará as suas actividades.
Principais prioridades de aplicação do EEOC
De acordo com o governo federal, os empregadores podem esperar que o EEOC preste especial atenção aos casos que se enquadram nestas categorias até 2021:
- Eliminatingbarriers in recruitment and hiring
- Proteger trabalhadores vulneráveis, incluindo trabalhadores imigrantes e migrantes, e comunidades mal servidas de discriminação
- Proteger protecção igualitária para todos os trabalhadores
- Preservar o acesso ao sistema legal
- Prevenir o assédio sistémico
Outrasa EEOC está a dedicar atenção extra ao que chama “questões emergentes e em desenvolvimento”, incluindo questões associadas a eventos significativos, mudanças demográficas, teorias em desenvolvimento, nova legislação, decisões judiciais e interpretações administrativas.
As questões emergentes citadas pela EEOC dizem respeito à Lei dos Americanos Portadores de Deficiência (ADA),à gravidez e às preocupações com a orientação sexual e transgénero (LGBTQ)..
Finalmente, tal como a pandemia COVID-19 afectou a nossa cultura de tantas maneiras, a doença pode moldar a resposta do governo federal à discriminação no local de trabalho. Orientações nesse sentido podem ser encontradas no website da EEOC e numa publicação especial.
Summing it all up
P>Pode tomar agora medidas comprovadas para proteger a sua empresa e prevenir reclamações por discriminação:
- Apoio a políticas escritas, igualmente aplicadas
- Gestores de formação regularmente
- Manutenção de ficheiros abrangentes de pessoal
Isto deve ser tudo feito em conformidade com as leis estaduais e federais relevantes.
Deve ser apresentada uma queixa contra si, no entanto, siga cuidadosamente as instruções da EEOC’sinstructions. Seja cooperante e próximo no fornecimento de todas as informações solicitadas.
Se tiver posto em prática as medidas preventivas necessárias, provavelmente terá mais paz de espírito ao longo do processo – e potencialmente avoidade-acção inversa, também.
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