Atraso nos pagamentos vai acontecer. É um facto de negócio – e só há muito que se pode fazer para o controlar. O que pode controlar, contudo, é como responder a eles.
Discutimos como escrever e-mails de facturas de qualidade que lhe permitirão ser pago antes. O que acontece, contudo, quando há uma conta com 30 dias de atraso.
Or 60 dias.
Or 90 dias.
Nesse momento, pode não estar com disposição para agradáveis. Assim, como podem as comunicações ajudar a transformar estas contas em contas recebidas?
Aqui, falaremos sobre as melhores práticas para contas vencidas e forneceremos algumas amostras de emails com facturas vencidas.
Primeiro email com facturas vencidas
A partir do momento em que uma conta está vencida, é importante enviar um email assim que a data de vencimento passar. Isso proporciona uma sensação de imediatismo. O tom deve ser cordial mas firme. Muitas vezes, as contas em atraso são simplesmente um lapso, por isso um lembrete profissional seria melhor recebido.
Em geral, o e-mail deve ser:
- Formal – Esta é uma questão importante que deve ser levada a sério.
- Directo – Vá directo ao assunto, rapidamente.
- Limpar – Definir as ramificações de estar atrasado, tais como taxas de atraso.
Dear Jeff,
Este é um lembrete de pagamento amigável de que a sua conta está agora atrasada.
De acordo com os nossos registos, a seguinte conta está atrasada:
Para sua conveniência, pode fazer um pagamento aqui: Opções de pagamento
Se tiver alguma dúvida ou precisar de discutir a sua conta, por favor contacte-me em XXX-XXX-XXXX.
Agradecemos a sua atenção para este assunto e para a continuação dos seus negócios.
Sinceramente,
John
60 Dias de atraso de facturação
Se uma conta tiver 60 dias ou mais de atraso, a probabilidade de ser paga diminui significativamente. Neste momento, o seu e-mail deve ser fortemente redigido e incluir chamadas telefónicas de acompanhamento. Deve ser enviado ao contacto principal e a um gestor, se possível.
A 60 dias, o e-mail deve ser:
- Negrito – incluir linguagem que reflicta a importância do assunto, como “requer a sua atenção imediata”.
- Urgente – É preciso tomar medidas e isso tem de acontecer agora.
- Flexível – Oferecer planos de pagamento se necessário.
90 Days Past Past Invoice Email
Você está agora à beira de contactar uma agência de cobranças e há preocupações reais que não lhe serão pagas. Há consequências reais agora e pode haver ramificações legais.
Este e-mail deve ser:
- Firme – Não há mais agradáveis a ter.
- Clear-Cut – Quaisquer passos legais que possa tomar devem ser soletrados.
- Curt – Quanto menos palavras, melhor. Não há necessidade de rodeios.