Como sabe se as facturas dos fornecedores que está a pagar são exactas – seja acidentalmente ou de propósito? A resposta é o sistema de correspondência em 3 vias. Eis como funciona.
Passo 1: Ordem de compra
Faça da regra de que o seu negócio não compra nada sem ter uma ordem de compra preparada com antecedência e introduzida nos seus registos contabilísticos. Acabou-se a loja de “spur-of-the-moment” quando de repente se encontra com falta de materiais!
Once contra-assinado pelo fornecedor, o pedido de compra é um documento juridicamente vinculativo. Deve especificar:
– Nomes e quantidades de artigos a comprar
– Preço dos artigos
– Data de entrega
Passo 2: Relatório de recepção
Todos os fornecimentos que compra são verificados no inventário e um formulário preenchido pelo pessoal destinatário. Este relatório é introduzido no software de contabilidade, ou disponibilizado de outra forma ao pessoal de Contas a Pagar.
Um relatório de recepção típico inclui:
– Data e hora de entrega
– Número do pedido de compra
– Nome do fornecedor e/ou empresa de expedição
– Descrição de cada item recebido
– Quantidade de cada item recebido
– Condição dos itens recebidos (necessária para devolver mercadorias danificadas)
Passo 3: Factura do fornecedor
A factura enviada pelo fornecedor deve corresponder tanto ao pedido de compra como à recepção de um relatório em nomes de itens, quantidades e preços. É da responsabilidade do Contas a Pagar certificar-se de que estes três documentos correspondem – e se não corresponderem, descubra porque não.
Discrepâncias podem ser resolvidas através da emissão de uma factura revista pelo fornecedor, ou em alguns casos uma nota de crédito.
Benefícios e Drawbacks
Os benefícios da correspondência de 3 vias são óbvios: a prevenção de erro humano ou fraude que poderia resultar em perdas financeiras para o seu negócio.
No lado do Drawback, o processo de correspondência de 3 vias pode ser demorado para Contas a Pagar. Isto pode levar a atrasos no pagamento, resultando em taxas atrasadas e desqualificação para descontos em pagamentos antecipados. Considere estas dicas contabilísticas para torná-lo mais eficiente:
– Software que automatiza a geração de ordens de compra e a recepção de relatórios, e os integra com Accounts Payable
– Não exigindo a correspondência de 3 vias para facturas recorrentes ou de pequeno montante
– Permitindo ao pessoal de Accounts Payable aprovar facturas se os montantes na ordem de compra e na factura estiverem dentro de alguns pontos percentuais de correspondência
Algumas destas soluções podem estar para além do orçamento da maioria das pequenas empresas, mas não quando se tem Xendoo ao seu serviço. O nosso software de contabilidade de última geração dá-lhe capacidades a nível empresarial a uma taxa mensal acessível. É apenas uma das formas de aliviarmos os proprietários de pequenas empresas do trabalho e preocupações de contabilidade e libertar as suas mentes para se concentrarem em fazer o que gostam.