De baixo para cima, cada papel dentro de uma empresa vem com definições, responsabilidades e deveres distintos. Cada papel foi concebido para gerir um propósito específico dentro da organização. Uma vez que os directores e gestores cumprem os deveres e responsabilidades especificados de acordo com o objectivo do papel, o papel apoia o seu propósito designado.
Acima de tudo, os deveres e responsabilidades precisam de ser claramente definidos. Os estatutos da organização tipicamente definem os deveres para o conselho, presidente do conselho, secretário da empresa, conselho geral e comités. Os deveres e responsabilidades para os executivos de nível de C e gestores de nível superior são normalmente delineados na descrição escrita do cargo.
Comunicação clara e expectativas de transparência são factores primordiais para uma colaboração eficaz dentro de cada função de uma corporação. Num mundo corporativo perfeito, não deve haver lacunas ou sobreposições. Cada organização faz bem em personalizar os papéis de acordo com as suas necessidades. Definições e responsabilidades bem definidas de papéis são uma boa forma de manter todos nas suas próprias pistas.
Roles precisam de ser avaliadas periodicamente, especialmente durante períodos de mudança ou crescimento drástico, para que a concepção global continue a satisfazer as necessidades da organização. As placas devem permitir alguma flexibilidade à medida que as necessidades da corporação mudam. As empresas obtêm resultados máximos quando todos trabalham em conjunto, desde os empregados de nível básico até aos executivos de suite C e ao conselho de administração.
p>Aqui está um resumo básico dos papéis e responsabilidades dos principais intervenientes de cada empresa.
Roles e Responsabilidades do Presidente do Conselho de Administração
As cadeiras de direcção interagem com quase todos na organização, pelo que é essencial que o conselho de administração seleccione uma pessoa para preencher o papel que possa satisfazer as fortes expectativas deste papel. O papel principal da cadeira de direcção é liderar e orientar o resto da direcção. O presidente do conselho também serve de ligação directa entre o conselho e a direcção. O presidente do conselho tem de permanecer no circuito de todas as actividades do conselho. Para o efeito, o presidente do conselho serve como membro ex officio de todas as reuniões do comité. Os presidentes experientes do conselho sabem que devem desenvolver relações sólidas com os directores, o CEO, os gestores, o secretário da empresa e os comités, a fim de liderar eficazmente.
p>Acima do coordenador do conselho, a pessoa seleccionada para este cargo ajuda o secretário da empresa a escrever a agenda, que é utilizada como um instrumento para facilitar eficazmente as reuniões do conselho. Durante as reuniões, o presidente do conselho orienta o resto do conselho, concentrando-se na visão, missão e direcção estratégica da organização. É fundamental que o presidente do conselho estabeleça um tom para a reunião que prepare o palco para o respeito, colaboração e tomada de decisões. Muitas empresas consideram que a forma mais eficiente de governar é formar um comité executivo que actue como comité directivo para dar prioridade às questões para o conselho completo. O papel do presidente do conselho é uma posição influente num comité executivo e no conselho completo para conduzir a agenda e identificar prioridades.
A maior parte das pessoas que servem como presidente do conselho estão profundamente conscientes de que precisam de desenvolver uma relação de confiança com o CEO e outros executivos. Numa relação mutuamente benéfica, o presidente do conselho actua como mentor e conselheiro do CEO. Trabalhando em colaboração, o presidente do conselho ajuda o CEO a traduzir os planos estratégicos do conselho em acção.
O presidente do conselho precisa de estar disposto a fazer ao CEO as perguntas difíceis e sondantes que lhe são dirigidas, e estar disposto a trabalhar em conjunto com o CEO em tempos de crise. Ambas as partes trabalham melhor em conjunto quando o presidente do conselho mantém uma política de porta aberta, a fim de manter as linhas de comunicação abertas. Os presidentes do conselho devem também estar conscientes de que as suas funções são muito diferentes das responsabilidades do Director Executivo. É crucial que o presidente do conselho não usurpe a autoridade do CEO ou ultrapasse o papel do CEO.
O presidente do conselho também precisa de desenvolver uma forte relação com os directores do conselho. O presidente do conselho precisa de facilitar as reuniões do conselho de tal forma que este possa fazer o seu próprio trabalho. Este dever inclui esperar e encorajar todos os membros do conselho a empenharem-se activamente. O presidente do conselho também participa normalmente na orientação anual dos membros do conselho, no embarque e no desenvolvimento.
O grosso do trabalho do conselho acontece nos comités. O presidente do conselho faz recomendações para os presidentes dos comités e procura a aprovação dos colegas directores do conselho. Para se manter no circuito do trabalho dos comités, o presidente do conselho normalmente serve como membro ex officio de todos os comités. A responsabilidade aqui é do presidente do conselho alinhar o trabalho dos comités com a visão e missão da empresa.
Roles e Responsabilidades dos directores do conselho
Os directores do conselho de administração de hoje devem representar perspectivas independentes e diversificadas. O seu papel principal é desempenhar as funções de planeamento estratégico e supervisão. Embora estes termos sejam utilizados com frequência, é importante não diminuir estas funções, pois são a espinha dorsal de um planeamento empresarial bem sucedido.
Os directores de conselho de administração são muito mais do que figuras icónicas. Os directores normalmente procuram qualidades específicas na escolha dos membros do conselho para preencher lugares vagos. Os membros do conselho esperam que os seus colegas directores estejam dispostos a fazer perguntas difíceis e sondantes para examinar todos os lados de uma questão. Os membros do conselho precisam de estar bem informados e plenamente envolvidos em todas as questões principais que afectam a corporação. A identificação de riscos tornou-se parte integrante do trabalho do conselho porque os riscos estão a tornar-se cada vez mais numerosos e complexos.
Quando as corporações batem em cheio na estrada, todos os dedos apontam tipicamente para o conselho de administração. Os directores do conselho devem estar dispostos a agir rápida e responsavelmente quando precisam de tomar medidas para cumprir as responsabilidades fiduciárias ou para manter os padrões de boa governação. Pode ocorrer uma crise em qualquer altura. Os membros do conselho têm de estar prontos a impedir potenciais crises e a gerir crises em desenvolvimento, para não afectarem negativamente a corporação.
Roles and Responsibilities of the Corporate Secretary
Uma das pessoas mais ocupadas e conhecidas de uma organização é o secretário da corporação. As leis das empresas em todos os estados exigem que as empresas nomeiem um secretário da empresa. Ao falar sobre o papel do secretário da empresa, é prudente mencionar que o papel está a evoluir juntamente com os recentes desenvolvimentos corporativos. Os secretários das empresas são agora considerados cargos superiores com grandes responsabilidades de governação.
Os deveres e responsabilidades dos actuais secretários das empresas exigem frequentemente que o papel seja preenchido por um membro superior do conselho com certas áreas de especialização. Os secretários de empresas são considerados representantes legais da empresa. Muitas empresas preferem escolher candidatos a secretário de empresa que tenham experiência em contabilidade ou direito. De facto, algumas empresas exigem que a função seja desempenhada por um advogado. Alguns advogados/secretários de empresa desempenham uma dupla função como conselheiros gerais ou outra função jurídica.
Ciente das necessidades da organização, a maioria das empresas espera que o secretário de empresa tenha um mestrado em administração ou comércio, no mínimo. Alguns conselhos também esperam que o secretário da empresa pertença a um corpo de contabilistas profissionais ou a uma associação de secretários de empresas.
As empresas descrevem os poderes e deveres do secretário da empresa nos seus estatutos. Um dos deveres mais proeminentes do secretário da empresa é estabelecer a ordem de trabalhos e assegurar que todos os membros do conselho e outros convidados para a reunião do conselho tenham os relatórios adequados e outros materiais a tempo de os reverem para a reunião do conselho. O secretário da empresa também regista as actas durante as reuniões do conselho e prepara uma cópia final da acta para aprovação na próxima reunião do conselho.
p>A manutenção da boa governação é uma grande parte das responsabilidades do secretário da empresa, que inclui ajudar os membros do conselho com uma orientação inicial e o desenvolvimento contínuo do conselho. O secretário precisa de saber que relatórios precisam de ser apresentados às autoridades reguladoras e quando são devidos.
O secretário da empresa assina documentos legais e tem a custódia do selo da empresa. Por estas razões, é também importante para o secretário da empresa conhecer e compreender a história de leis passadas, a existência de leis actuais e o impacto potencial de leis futuras. Esta posição exige também que o secretário da empresa participe em discussões jurídicas regulares com o CEO, conselho de administração, presidente, conselho geral e outros advogados da empresa sobre assuntos jurídicos.
Roles and Responsibilities of the General Counsel
O papel do conselho geral deve ser preenchido por um advogado. A direcção vê o cargo de conselheiro geral como um parceiro no processo empresarial que os ajuda a garantir que os seus planos estratégicos se enquadram nos auspícios da lei.
O cargo de conselheiro geral deve ser preenchido por uma pessoa com integridade inquestionável. É também um forte trunfo se a pessoa tiver experiência de vida e de negócios significativa.
O conselheiro geral deve conhecer e compreender o ambiente legal dentro da indústria. O conselho também espera que a pessoa que cumpre esta função identifique e antecipe quaisquer potenciais problemas de reputação. A forma mais eficaz de o fazer é que o conselheiro geral faça parte do planeamento e tomada de decisões iniciais com o conselho e o director executivo antes que os planos avancem demasiado.
O conselheiro geral e outros advogados da empresa precisam de estar dispostos a confrontar os directores do conselho e a responsabilizá-los por questões que ameacem a conformidade legal da empresa. Há várias boas razões para os advogados da empresa participarem em reuniões regulares e rotineiras do conselho de administração e do comité. A participação em tais reuniões mantém os advogados no circuito dos desenvolvimentos actuais. Além disso, quando os advogados assistem regularmente às reuniões do conselho de administração, impede a fábrica de rumores de perceber uma reunião aleatória como uma campainha de alarme. É também importante que o conselho geral tenha uma boa relação de trabalho com o comité de auditoria e o seu presidente.
Roles and Responsibilities of the C-Suite
Os executivos de alto nível passaram a ser conhecidos como o C-suite. Isto inclui o director executivo (CEO), director de informação (CIO), director de segurança (CSO), director de operações (COO) e director financeiro (CFO).
Cada pessoa da suite C é a autoridade final na sua área de gestão. Os executivos da suite C são responsáveis por trabalhar em estreita colaboração com o conselho de administração e por supervisionar os gestores de topo, gestores e outros empregados para se certificarem de que estão a cumprir os objectivos e planos estratégicos do conselho sem criar riscos indevidos.
A maioria dos executivos da suite C procura desenvolver uma boa química com o conselho de administração. É vital que comuniquem regular e transparentemente com o conselho de administração. Eles são sensatos ao procurarem obter contributos do conselho, e aceitam orientação e feedback sobre a estratégia. Ter um bom repertório com o conselho de administração garante que os executivos de suites de C terão uma boa hipótese de ganhar o apoio do conselho para as suas ideias. O presidente do conselho desempenha um papel fundamental em manter as linhas de comunicação entre os executivos de suites de C e os membros do conselho abertos e colaborativos.
Embora os executivos de suites de C sejam continuamente desafiados pela diversidade e independência do conselho, eles fazem bem em acolher perguntas de sondagem como oportunidades para um planeamento responsável. Os executivos de suites C precisam de reconhecer os membros do conselho como complementares e de permanecer abertos e flexíveis nas suas respostas ao conselho.
É sensato que os executivos de suites C reconheçam que uma das responsabilidades do conselho é o planeamento sucessório. Por vezes, os executivos de Csuite encorajam os gestores de topo a fazer apresentações ao conselho para dar ao conselho oportunidades de continuar a desenvolver uma reserva interna de talentos de gestão.
Roles and Responsibilities of Senior Management
Embora os executivos de C-suite tenham a autoridade e responsabilidade final, os gestores de topo também desempenham um papel importante na implementação dos planos estratégicos do conselho. Os gestores seniores planeiam e dirigem o trabalho de grupos e indivíduos. A direcção supervisiona departamentos tais como contabilidade, marketing, engenharia, apoio ao cliente e operações.
Os gestores seniores devem ser capazes de tomar medidas correctivas quando necessário, quer directamente, quer através de gestores de nível inferior. Devem aprovar a contratação e despedimento de indivíduos e aderir às restrições orçamentais do seu departamento. Os gestores seniores têm de manter os seus objectivos e prioridades claros. Por vezes, o seu papel exige que colaborem com outros departamentos para executar plenamente as suas funções.
O encerramento final das funções e responsabilidades dos Conselhos de Administração e Gestores de Empresas
Nenhuma função numa empresa é mais importante do que outra. Cada grupo e departamento deve trabalhar em conjunto para o bem da empresa. Para além de cada director e gerente de administração cumprir as suas próprias funções e responsabilidades, há várias responsabilidades que todos partilham, incluindo ser pessoas com honestidade e integridade.
Acting responsability significa construir relações estreitas que têm limites responsáveis pela independência e profissionalismo. Cada pessoa (papel) é responsável pelas suas próprias acções e deve estar consciente das acções das suas contrapartes. Em geral, quando cada pessoa actua no melhor interesse da organização, a corporação serve melhor o interesse público.