A comunicação eficaz no local de trabalho é a chave para estabelecer relações fortes e realizar projectos importantes. A comunicação não só se sente bem, como também mostra resultados.
De acordo com um estudo da Watson Wyatt, as empresas que comunicam mais eficazmente têm 50% mais probabilidades de relatar baixos níveis de rotação em comparação com a média da indústria.
De vez em quando, todos lutam com a comunicação, o que pode levar a mal-entendidos e frustrações.
Para ajudar a resolver estas questões, chegámos a 20 dicas fáceis que pode começar a usar hoje para melhorar as capacidades de comunicação e as relações gerais entre si e os seus colegas de equipa.
Como melhorar a comunicação no local de trabalho
Estabelecer uma fundação primeiro.
Quanto mais um empregado confia em si, mais provável é que se apresente e comunique quando um problema está a ocorrer. Uma excelente forma de estabelecer essa fundação é estabelecer primeiro uma relação com o seu empregado.
Quanto mais um empregado confia em si, maior a probabilidade de se apresentar e comunicar quando um problema está a ocorrer.
Por exemplo, quando comecei na Justworks, o meu chefe levou-me a almoçar com os meus novos colegas de equipa. Não falámos de negócios, mas em vez disso aprendemos sobre a vida um do outro e ficámos a conhecer as peculiaridades e preferências um do outro. Apesar de ter sido um pequeno gesto, funcionou como um grande quebra-gelo e ajudou a abrir as linhas de comunicação a todos na equipa.
Prove através das suas palavras e acções que é de confiança.
De acordo com a Associação Psicológica Americana, quase um quarto dos empregados não confia no seu empregador. Parece simplista, mas é verdade: provar que é de confiança para os seus empregados resultará numa comunicação empresarial eficaz vezes sem conta.
Já escrevemos posts no blogue sobre como melhorar a confiança, mas o cerne desta questão é simples: Mostre um interesse genuíno na pessoa, tenha empatia com os seus bloqueios ou dilemas, e siga em frente as formas como diz que vai ajudar. O seu empregado terá muito mais probabilidades de comunicar um desafio quando souber que pode confiar em si para se manter nivelado e trabalhar em conjunto para encontrar uma solução.
Configurar semanalmente ou mensalmente 1:1s.
Por vezes, tudo o que é preciso para abrir linhas de comunicação é estabelecer um tempo para o fazer. A sua funcionária pode preocupar-se de estar a sobrecarregá-lo durante o dia se estiver ocupada e quiser partilhar os recentes desafios, preocupações, ou mesmo triunfos. Ao estabelecer uma reunião recorrente para tocar a base, aprenderá mais sobre o funcionamento interno do que se passa no escritório e terá uma melhor ideia de como resolver os problemas.
Na Justworks, por exemplo, tenho uma reunião semanal 1:1 com o meu director directo para discutir como o trabalho está a decorrer em geral e para lidar com ideias de grandes figuras. Também tenho uma 1:1 mensal com o director do departamento, e fazemos o check-in agarrando café juntos ou indo dar um passeio. É a forma ideal de transmitir preocupações ou partilhar vitórias sem a pressão de pedir a um superior para uma reunião.
Utilizar o modelo do nosso inquérito à felicidade dos empregados
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Explique porque está a pedir ao seu funcionário que faça algo.
Este pode soar-lhe a parvoíce. Será que Alfred não sabe por que razão é importante criar aquele slide deck para apresentar à equipa de vendas? Sem parecer condescendente, há uma forma definitiva de partilhar a importância de uma tarefa que lhe foi atribuída e enquadrá-la de forma positiva e informativa.
Por exemplo, juntamente com esta tarefa poderia dizer ao seu empregado, “Estes slides são uma óptima forma de comunicar com a equipa de vendas como o marketing está a apoiar os seus esforços. Tem alguma pergunta sobre a abordagem ou como a quer apresentar?”
Ao fazê-lo, está a oferecer informação vital e a oportunidade de fazer perguntas que eles podem ter hesitado em comunicar de outra forma. Talvez mais importante, está também a mostrar ao funcionário como o seu trabalho se liga directamente aos objectivos da empresa.
Oiça realmente.
As pessoas pensam muitas vezes na comunicação como fazendo passar a sua própria mensagem, mas uma comunicação eficaz é realmente uma via de dois sentidos. Se não estiver a ouvir activamente o que a outra pessoa está a dizer, é difícil acabar na mesma página.
P>Perguntas de sk para esclarecimento, e dê toda a sua atenção à conversa. Evite multitarefas, ou pensar na sua resposta antes que a outra pessoa termine a conversa. A escuta activa pode ser um desafio, mas vale a pena.
Evite fazer suposições rápidas.
Um dos maiores inibidores da comunicação de qualidade no local de trabalho é a falta de sinais e a rápida formação de suposições. Se o seu empregado estiver atrasado numa área em que esperava que eles se sobressaíssem, não assuma imediatamente que é um preguiçoso que não se importa.
Em vez disso, forneça um cenário não conflituoso para investigar onde residem os problemas. Quando perguntar ao seu empregado como é que as coisas estão a correr, poderá descobrir que estão em movimento e que tiveram dificuldades em concentrar-se no trabalho, ou que não estão habituados a fazer malabarismos com seis projectos ao mesmo tempo e que precisam de despriorizar algo. Quando os seus ouvidos estão abertos, também o estão as linhas de comunicação.
Aprendam os pontos fortes e fracos uns dos outros.
Existe mais do que uma maneira de o fazer. Pode ser através da observação ao longo dos meses, descobrindo aquilo em que os membros da sua equipa são fortes e precisam de um pouco de ajuda. Por exemplo, a minha chefe e eu descobrimos que ela é óptima a fazer trabalho em blocos ordenados e segmentados, enquanto eu faço o meu melhor trabalho em rajadas concentradas.
Existe também a rota do tipo personalidade – Eneagrama, Myers Briggs, e Strengths Finder são apenas alguns. De repente, pode fazer sentido que esteja motivado pela competição e concentração, enquanto que o seu outro colega de equipa se sai melhor com o input e a ideação. Compreendendo os pontos fortes e fracos uns dos outros, é mais fácil ter uma comunicação eficaz no local de trabalho.
Sinta o estilo de comunicação preferido da outra pessoa.
Talvez alguns dos membros da sua equipa estejam raramente em folga, enquanto outros respondem a e-mails instantaneamente. Como é que os seus empregados e colegas de equipa comunicam melhor nos projectos? Preferem correio electrónico, conversas presenciais, ou Slack? Pode aprender isto perguntando-lhes directamente e também através de observação.
Fique consistente com as expectativas e acompanhamento.
É fácil fazer check-ins regulares quando o trabalho fica ocupado, mas é uma das melhores formas de manter uma comunicação eficaz no local de trabalho. O seu empregado sabe quando vai dar seguimento a um projecto, e que elementos espera ver no seu trabalho?
Uma das experiências mais frustrantes como empregado é terminar um projecto e descobrir que o seu gestor queria algo completamente diferente. Evite isso sendo claro e aberto a perguntas desde o início.
Definir o tom das reuniões.
Qual é o objectivo da sua reunião? Quem vai dirigi-la? Qual é a ordem de trabalhos? Na Justworks, enviamos frequentemente uma agenda de reuniões via e-mail antes do início da reunião, para que todos os participantes saibam o que esperar.
p>A procura activa de feedback construtivo é uma das melhores formas de melhorar a comunicação no local de trabalho.
Obter feedback construtivo de uma forma ponderada.
Já todos nós já lá estivemos – feedback agressivo e surdo de tom de um gestor que elimina permanentemente a confiança e as linhas de comunicação. Justworks ofereceu a todos os funcionários seminários sobre como oferecer um feedback construtivo.
Uma dica inicial? Concentre-se no comportamento que está a discutir, não no carácter da pessoa. E sempre, dê sempre à outra pessoa a oportunidade de partilhar os seus pensamentos e contribuir para a construção de um processo positivo que avance.
Obter elogios de uma forma ponderada.
Se disser a um empregado que fez um excelente trabalho, o elogio não é tão útil como pensa. Podem ser deixados a pensar: “Mas o que é que foi óptimo nisso? Como posso replicá-lo se não sei”? Seja específico – “Fez um óptimo trabalho a explicar como as pistas se convertem em clientes naquela apresentação. As imagens ajudaram realmente o público a compreender o processo”
Keep workflows transparent.
Dizer que a sua equipa está a trabalhar num grande projecto em conjunto. A equipa conhece o prazo do projecto, quem é responsável por que partes do projecto, e quando é esperado que entreguem essas partes a outros colegas de equipa? Organize uma caminhada clara utilizando folhas de cálculo Excel ou Trello, para que todos os membros da sua equipa estejam na mesma página e não se sintam frustrados por erros de comunicação.
Faça com que o papel das pessoas num grupo ou projecto fique claro desde o início.
A comunicação no local de trabalho pode quebrar rapidamente quando as pessoas não compreendem os seus papéis. Isto anda de mãos dadas com a necessidade de manter os fluxos de trabalho transparentes. Estabelecer os principais intervenientes no projecto, quem tem a aprovação final, e que canais o projecto precisa de percorrer para ser concluído.
Decidir quais as conversas que são melhores para que locais.
Além do nível normal de adequação social – (não, não se deve perguntar sobre a emergência familiar de alguém em frente de toda a equipa) – discutir com a sua equipa que modos de comunicação funcionam melhor para que situações.
Por exemplo, a minha equipa na Justworks comprometeu-se a nunca tomar grandes decisões sobre Slack, uma vez que é difícil obter a sensação geral de uma situação, e por vezes as pessoas não estão presentes para a discussão até que uma decisão tenha sido tomada. Por outro lado, Slack é uma excelente forma de conversar sobre quem quer trabalhar em conjunto num café.
Utilizar ferramentas modernas para melhorar – não truncar – a sua comunicação.
Chat e e-mail são óptimos, até certo ponto. No entanto, se andar para trás e para a frente no computador está a ficar demasiado complicado, não tenha medo de tirar a conversa de Slack e, em vez disso, trazê-la cara a cara. Provavelmente, simplificará a tarefa em mãos e evitará mal-entendidos – como sarcasmo ou relutância percebida.
Semana o feedback regularmente e leva-o a passos largos.
A procura activa de feedback construtivo é uma das melhores formas de melhorar a comunicação no local de trabalho. Por exemplo, depois de cada 1:1 que tenho com o meu chefe, perguntamos um ao outro se existe algum feedback adicional a dar.
Um dos maiores inibidores da comunicação de qualidade no local de trabalho é a falta de sinais e a rápida formação de pressupostos.
algum deles é positivo – “Gostei de ver a vossa ética de trabalho esta semana quando confrontados com vários bloqueadores diferentes,” – e algum é mais construtivo – “Reparei que expressaram frustração durante a nossa reunião de brainstorming esta semana”. Contudo, esses momentos de feedback são sempre uma oportunidade de chegar ao coração de um desafio ou de uma vitória.
Faça processos claros e racionalize bloqueios incómodos.
Se estiver a trabalhar num projecto massivo com múltiplos intervenientes, é provável que, em algum momento ou noutro, haja um lapso na comunicação. Aproveite esse lapso como uma oportunidade para melhorar o processo da próxima vez. Ao comunicar estas mudanças, pode também obter um feedback útil sobre o que está a funcionar para as pessoas e o que não está para o futuro.