É normalmente pontual ou tardio? Termina as coisas dentro do tempo estipulado? Entregam os vossos relatórios/trabalhos dentro do prazo estipulado? É capaz de cumprir o que pretende fazer antes dos prazos? É um bom gestor de tempo?
Se a sua resposta for “não” a qualquer uma das perguntas acima, isso significa que não está a gerir o seu tempo tão bem quanto deseja. Aqui estão 20 dicas de gestão do tempo para o ajudar a gerir melhor o tempo:
Criar um Plano Diário
Planear o seu dia antes do seu desdobramento. Faça-o de manhã ou ainda melhor, na noite anterior ao seu sono. O plano dá-lhe uma boa visão geral de como o dia se vai desenrolar. Dessa forma, não será apanhado desprevenido. O seu trabalho para o dia é manter-se fiel ao plano o melhor possível.
Here’s How to Create a To-Do List that Super Boosts Your Productivity.
Peg a Time Limit to Each Task
Seja claro que precisa de terminar X tarefa até às 10h00, Y tarefa até às 15h00, e Z item até às 17h30. Isto evita que o seu trabalho se arraste e coma no tempo reservado para outras actividades.
Utilizar um Calendário
A guardar um calendário é o passo mais fundamental para gerir as suas actividades diárias. Se utilizar outlook ou notas de lótus, o calendário vem como parte do seu software de envio.
Utilizo-o. É ainda melhor se conseguir sincronizar o seu calendário com o seu telemóvel e outros artigos que utiliza – dessa forma, pode aceder à sua agenda, independentemente de onde se encontre. Aqui estão as 10 Melhores Aplicações de Calendário para Ficar na Pista .
Encontre aqui mais dicas sobre como usar o calendário para uma melhor gestão do tempo: Como Utilizar um Calendário para Criar Tempo e Espaço
Utilizar um Organizador
Um organizador ajuda-o a estar no topo de tudo na sua vida. É a sua ferramenta central para organizar informação, listas de tarefas, projectos, e outros itens diversos.
Estas Top 15 Aplicações e Ferramentas de Gestão de Tempo podem ajudá-lo a organizar melhor, escolha uma que se adapte às suas necessidades.
Conheça os seus Prazos
Quando precisa de terminar as suas tarefas? Marque claramente os prazos no seu calendário e organizador para saber quando precisa de os terminar.
Mas certifique-se de que não comete estes 10 Erros Comuns ao Definir Prazos.
Aprenda a dizer “Não”
Não assuma mais do que pode aguentar. Para as distracções que surgem quando se faz outras coisas, dê um não firme. Ou adie para um período posterior.
Leo Babauta, o fundador da Zen Habits, tem alguns grandes conhecimentos sobre como dizer não: The Gentle Art of Saying No
Target to Be Early
Quando se pretende chegar a horas, ou se chega a horas ou se chega atrasado. Na maioria das vezes, chegará atrasado. Contudo, se o seu alvo for chegar cedo, muito provavelmente chegará a horas.
Para marcações, esforce-se por chegar cedo. Para os seus prazos, submeta-os mais cedo do que o exigido.
Aprenda com estas dicas sobre como se preparar para chegar mais cedo, em vez de chegar mesmo a tempo.
Time Box Your Activities
Isto significa restringir o seu trabalho a X quantidade de tempo. Porque é que o boxe do tempo é bom para si? Aqui estão 10 razões pelas quais deve começar o boxe do tempo.
Também pode ler mais sobre como fazer o boxe do tempo aqui: Faça o que tem a fazer programando blocos de tempo
Disponha um relógio visivelmente colocado antes de si
Às vezes estamos tão absorvidos no nosso trabalho que perdemos a noção do tempo. Ter um relógio enorme à sua frente irá mantê-lo consciente das horas no momento.
Definir lembretes 15 minutos antes
A maioria dos calendários tem uma função de lembrete. Se tiver uma reunião importante para assistir, defina esse alarme 15 minutos antes.
P>Pode saber mais sobre como os lembretes o ajudam a recordar tudo neste artigo: A importância dos lembretes (E Como fazer um lembrete que funciona)
Focus
És tão multi-tarefa que não estás a fazer nada? Se sim, concentre-se apenas numa tarefa chave de cada vez. Multitarefa é mau para si.
Feche todas as aplicações que não está a utilizar. Feche os separadores do seu browser que lhe estão a desviar a atenção. Concentre-se apenas no que está a fazer. Será mais eficiente dessa forma.
O CEO da Lifehack escreveu um guia definitivo sobre como se concentrar, aprender as dicas: Como focar e maximizar a sua produtividade (o Guia Definitivo)
Bloquear Distracções
O que o está a distrair no seu trabalho? Mensagens instantâneas? Telefone a tocar? Mensagens de texto que aparecem?
Dificuldade de usar o chat hoje em dia. As únicas vezes em que me ligo é quando não pretendo fazer nenhum trabalho. Caso contrário, distrai-me muito.
Quando estou a fazer um trabalho importante, também desligo o meu telefone. As chamadas durante este tempo são gravadas e eu contacto-as depois se for algo importante. Isto ajuda-me a concentrar melhor.
Encontrar mais dicas sobre como minimizar as distracções para conseguir mais em Como Minimizar a Distracção para Concluir as Coisas
Track Your Time Spent
Quando começa a seguir o seu tempo, está mais consciente de como gasta o seu tempo. Por exemplo, pode definir um simples temporizador de contagem decrescente para se certificar de que termina uma tarefa dentro de um período de tempo, digamos 30 minutos ou 1 hora. A pressão do tempo pode pressioná-lo a manter-se concentrado e a trabalhar mais eficientemente.
P>Pode encontrar mais aplicações de seguimento do tempo aqui e escolher uma que funcione para si.
Não se preocupe com detalhes sem importância
Nunca se consegue fazer tudo exactamente da maneira que se quer. Tentar fazê-lo é ser ineficaz.
Tentar ser perfeito faz-lhe mais mal do que bem, aprenda aqui como o perfeccionismo mata a sua produtividade e como abandonar a mentalidade do perfeccionismo.
Priorizar
P>Visto que não pode fazer tudo, aprenda a dar prioridade ao importante e deixe o resto para trás.
p>Aplique o princípio 80/20 que é um princípio chave na priorização. Também pode utilizar esta técnica para dar prioridade a tudo o que está no seu prato: Como dar prioridade ao direito em 10 minutos e trabalhar 10X mais depressa
Delegate
Se há coisas que podem ser melhor feitas por outros ou coisas que não são tão importantes, considere a possibilidade de delegar. Isto alivia a carga e pode concentrar-se nas tarefas importantes.
Quando delegar algum do seu trabalho, liberta o seu tempo e consegue mais. Saiba como delegar trabalhos de forma eficaz neste guia: Como delegar trabalhos (o Guia Definitivo para Líderes Bem Sucedidos)
Batch Similar Tasks Together
Para trabalhos relacionados, agrupe-os em lotes.
Por exemplo, o meu trabalho pode ser categorizado nestes grupos centrais:
- escrita (artigos, o meu próximo livro)
- acompanhamento
- desenvolvimento de oficinas
- desenvolvimento de negócios
- administrativo
Loteio todas as tarefas relacionadas entre si para que haja sinergia. Se eu precisar de fazer chamadas, atribuo um espaço de tempo para fazer todas as minhas chamadas. Isto simplifica realmente o processo.
Eliminate Your Time Wasters
What takes your time away your work? Facebook? Twitter? Verificação de e-mail? Pare de os verificar com tanta frequência.
Uma coisa que pode fazer é torná-los difíceis de verificar – remova-os das ligações rápidas / marcadores do seu navegador e coloque-os numa pasta de marcadores de difícil acesso. Substitua os bookmarks do seu navegador por sites importantes relacionados com o trabalho.
Embora ainda verifique FB/Twitter sem dúvida, verá que é uma frequência mais baixa do que antes.
Cortar quando é necessário
A razão número um para que as coisas sejam ultrapassadas é porque não se corta quando é necessário.
Não tenha medo de interceptar em reuniões ou traçar uma linha para cortar. Caso contrário, nunca vai haver um fim e só vai comer o tempo para mais tarde.
Leave Buffer Time In-Between
Não empacote tudo junto. Deixe um tempo de tampão de 5-10 minutos entre cada tarefa. Isto ajuda-o a terminar a tarefa anterior e a começar a próxima.
Mais Dicas de Gestão de Tempo
- 10 Maneiras Práticas de Melhorar as Suas Habilidades de Gestão de Tempo
- 13 Estratégias para Iniciar a Sua Produtividade
- Como Ser Produtivo no Trabalho: 9 Regras Básicas
Crédito fotográfico em destaque: Unsplash via unsplash.com