Criar um formulário Outlook personalizado é mais fácil do que se possa pensar. Começará com um modelo que já contém a maior parte da funcionalidade de que necessitará. Pode adicionar e apagar campos e controlos. Pode até usar VBScript para automatizar tarefas específicas. Embora a criação e implementação de um formulário personalizado seja fácil, requer várias etapas e só por essa razão, pode ser um pouco confuso. Vou acompanhá-lo através do processo e até mostrar-lhe como adicionar um pouco de magia VBScript.
1: Determine as suas necessidades
Começará sempre um formulário personalizado, modificando um dos formulários por defeito mostrados na Figura A. Talvez os utilizadores precisem de uma mensagem actualizada ou de um formulário de registo diário. Se estiver a partilhar dados de calendário, provavelmente começará com uma marcação ou mesmo um formulário de tarefa. Terá de alterar o padrão — essa é a questão – mas o padrão dá-lhe um bom avanço.
Figure A
Basear um formulário personalizado num dos muitos formulários padrão.
2: Mostrar o separador Desenvolvedor
As ferramentas necessárias para personalizar um formulário estão no separador Desenvolvedor no Outlook 2010. Para exibir este separador, clique no separador Ficheiro e seleccione Opções em Ajuda. Depois, clique em Personalizar Fita no painel da esquerda, marque Desenvolvedor na lista à direita (sob a opção Personalizar A Fita), e clique em OK.
3: Abra um modelo de formulário na vista de desenho
No passo 1, determinou a sua tarefa e escolheu um formulário existente para personalizar. Agora, está pronto para abrir esse formulário na vista de desenho. Para o fazer, clique no separador Desenvolvedor (passo 2) e clique em Desenhar um formulário no grupo Formulários personalizados. No Outlook 2007, escolha Formulários no menu Ferramentas e depois escolha Design A Form. A biblioteca padrão, a Biblioteca de Formulários Padrão (mostrada na Figura A), é a biblioteca certa. Seleccione Contacto e clique em Abrir. O Outlook abrirá o formulário padrão na vista de design, como mostrado na Figura B.
Figura B
Começará com um formulário padrão na vista de design.
4: Adicionar e alterar campos
Começará com um formulário por defeito e removerá o que não precisa e inserirá o que faz. Eliminar um campo é fácil: Seleccione-o e prima . Por exemplo, seleccione os componentes do Business Fax (um de cada vez ou mantenha premido enquanto clica em cada um deles) e prima para os apagar. Para alterar o texto da etiqueta de um campo, clique com o botão direito do rato na etiqueta, escolha Editar, e introduza o novo texto. Nem todos os campos podem ser alterados ou apagados; se o fundo estiver cinzento e o Selector de Campos (mostrado na Figura B) estiver visível, pode editar o conteúdo.
5: Adicionar novos campos
Para adicionar um campo, escolha a categoria apropriada no menu pendente do Selector de Campos e depois arraste um campo para o formulário. A figura C mostra dois novos campos de nome: Nome do Assistente e Nome do Gestor. Se o Escolhedor de Campos não estiver visível, clique em Escolhedor de Campos no grupo Ferramentas. Se a opção estiver escurecida, não é possível editar (adicionar campos) na página actual. Passe algum tempo a familiarizar-se com os campos disponíveis.
Figure C
Drag and drop new fields onto the custom form.
6: Adicione um campo personalizado
Muitos campos predefinidos estão disponíveis, mas pode criar um campo personalizado quando necessário. Para o fazer, clique em New no fundo do Field Chooser. Introduza um nome para o campo, defina um tipo de dados, e especifique um formato usando as drop-downs Type e Format, respectivamente. Uma vez definido o campo, este aparecerá no Selecionador de Campo. Arraste-o para o formulário como se fosse um campo predefinido.
7: Adicione um controlo
Usando a Caixa de Ferramentas de Controlo, pode adicionar qualquer um dos controlos com que está habituado a trabalhar: etiqueta, texto, caixa combinada, caixa de listagem, caixa de verificação, botão de opção, botão de alternar, botão de comando, e assim por diante. Se a Caixa de Ferramentas de Controlo não estiver visível, clique com o botão direito do rato sobre o fundo cinzento do formulário e marque Caixa de Ferramentas de Controlo. Depois, arraste e largue um controlo para o formulário e actualize o texto da etiqueta, se necessário.
Se pretende utilizar VBScript para programar o campo, clique no separador Exibir e dê ao controlo um nome significativo ao qual se possa referir facilmente mais tarde. Na Figura D, adicionei uma caixa de combinação e chamei-lhe cboDepartment.
Figure D
Rename controls (and fields) if you plan plan plan plan plan to refer to them in VBScript.
8: Adicione um pouco de VBScript
É provável que queira melhorar a nova forma usando VBScript. Por exemplo, para preencher a caixa de combinação com uma lista de departamentos, clique em View Code no grupo Form para lançar o Script Editor. Depois, na janela do Script Editor, insira as seguintes linhas:
9: Publique o seu formulário
Antes de qualquer pessoa poder usar o formulário personalizado, deve publicá-lo numa biblioteca ou pasta. Enquanto ainda estiver na visualização de design, clique em Publish no grupo Form e escolha Publish Form. (As opções Publish Form e Publish Form As funcionam de forma semelhante aos comandos Save and Save As). No diálogo resultante, escolher Pastas do Outlook a partir do menu pendente, clicar em Procurar, e seleccionar Contactos. Após seleccionar a pasta, clique em OK e nomeie o formulário NewContactForm, como mostrado na Figura E. Finalmente, clique em Publish.
Figure E
Designa uma pasta e dá um nome ao formulário personalizado.
Para utilizar o formulário, vá a Contactos e clique na opção Novos itens no grupo Novos (na tabulação Home) para aceder ao formulário personalizado, como mostrado na Figura F. O formulário publicado, mostrado na Figura G, mostra os novos campos e a caixa de combinação preenchida por VBScript. No Outlook 2007, escolher Formulários no menu Ferramentas e depois seleccionar Choose Form.
Figure F
O formulário personalizado estará disponível para utilização assim que o publicar.
Figure G
VBScript preenche a caixa combinada que adicionou ao novo formulário de contacto.
P>Pode também guardar o formulário personalizado numa biblioteca, escolhendo Personal Forms Library em vez de Outlook Folders.
10: Faça do formulário personalizado o padrão
Ao utilizar um formulário personalizado para modificar o formulário padrão, deve anular o padrão incorporado. Clique com o botão direito do rato na pasta — não no atalho Contactos, mas na pasta Contactos em Os meus Contactos, como mostrado na Figura H. Escolha Propriedades no menu de contexto resultante. No separador Geral (o por defeito), escolha a pasta personalizada a partir do menu drop-down When Posting To This Folder Use e clique em OK.
Figure H
