¿Qué es la planificación de recursos empresariales (ERP)?
La planificación de recursos empresariales (ERP) es un proceso utilizado por las empresas para gestionar e integrar las partes importantes de sus negocios. Muchas aplicaciones de software ERP son importantes para las empresas porque les ayudan a implementar la planificación de recursos integrando todos los procesos necesarios para el funcionamiento de sus empresas con un único sistema. Un sistema de software ERP también puede integrar la planificación, el inventario de compras, las ventas, el marketing, las finanzas, los recursos humanos y mucho más.
Puntos clave
- El software ERP puede integrar todos los procesos necesarios para dirigir una empresa.
- Las soluciones ERP han evolucionado a lo largo de los años, y muchas de ellas son ahora típicamente aplicaciones basadas en la web a las que los usuarios pueden acceder de forma remota.
- Algunas de las ventajas del ERP incluyen el libre flujo de comunicación entre las áreas de negocio, una única fuente de información y la elaboración de informes de datos precisos y en tiempo real.
- Un sistema ERP puede ser ineficaz si una empresa no lo implementa cuidadosamente.
Planificación de recursos empresariales (ERP)
Entendiendo la planificación de recursos empresariales
Se puede pensar en un sistema de planificación de recursos empresariales como el pegamento que une los diferentes sistemas informáticos de una gran organización. Sin una aplicación ERP, cada departamento tendría su sistema optimizado para sus tareas específicas. Con el software ERP, cada departamento sigue teniendo su sistema, pero se puede acceder a todos los sistemas a través de una aplicación con una sola interfaz.
Las aplicaciones ERP también permiten que los diferentes departamentos se comuniquen y compartan información más fácilmente con el resto de la empresa. Recoge información sobre la actividad y el estado de las diferentes divisiones, haciendo que esta información esté disponible para otras partes, donde puede ser utilizada de forma productiva.
Las aplicaciones ERP pueden ayudar a una corporación a ser más consciente de sí misma al vincular la información sobre la producción, las finanzas, la distribución y los recursos humanos. Dado que conecta diferentes tecnologías utilizadas por cada parte de una empresa, una aplicación ERP puede eliminar costosas duplicaciones y tecnologías incompatibles. El proceso suele integrar las cuentas por pagar, los sistemas de control de existencias, los sistemas de seguimiento de pedidos y las bases de datos de clientes en un solo sistema.
Las ofertas de ERP han evolucionado a lo largo de los años desde los modelos de software tradicionales que hacen uso de servidores físicos de clientes hasta el software basado en la nube que ofrece acceso remoto basado en la web.
Una empresa podría experimentar sobrecostes si su sistema ERP no se implementa con cuidado.
Beneficios de la planificación de recursos empresariales (ERP)
Las empresas emplean la planificación de recursos empresariales (ERP) por varias razones, como la expansión del negocio, la reducción de costes y la mejora de las operaciones. Los beneficios buscados y realizados por una empresa pueden ser diferentes a los de otra; sin embargo, hay algunos que vale la pena destacar.
La integración y automatización de los procesos empresariales elimina redundancias, mejora la precisión y la productividad. Los departamentos con procesos interconectados pueden ahora sincronizar el trabajo para lograr resultados más rápidos y mejores.
Algunas empresas se benefician de la mejora de los informes de datos en tiempo real desde un único sistema de origen. Los informes precisos y completos ayudan a las empresas a planificar, presupuestar, prever y comunicar adecuadamente el estado de las operaciones a la organización y a las partes interesadas, como los accionistas.
Los ERP permiten a las empresas acceder rápidamente a la información necesaria para los clientes, los proveedores y los socios comerciales, lo que contribuye a mejorar la satisfacción de los clientes y los empleados, a acelerar las tasas de respuesta y a aumentar las tasas de precisión. Los costes asociados suelen disminuir a medida que la empresa opera de forma más eficiente.
Los departamentos son más capaces de colaborar y compartir conocimientos; una fuerza de trabajo recién sinergizada puede mejorar la productividad y la satisfacción de los empleados, ya que éstos son más capaces de ver cómo cada grupo funcional contribuye a la misión y visión de la empresa. Además, se eliminan las tareas manuales de poca importancia, lo que permite a los empleados asignar su tiempo a un trabajo más significativo.
Consideraciones especiales
Un sistema ERP no siempre elimina las ineficiencias dentro de la empresa. La empresa tiene que replantearse la forma en que está organizada, o de lo contrario acabará con una tecnología incompatible.
Los sistemas ERP suelen fracasar en la consecución de los objetivos que influyeron en su instalación debido a la reticencia de la empresa a abandonar los antiguos procesos de trabajo que son incompatibles con el software. Algunas empresas también se resisten a dejar de lado el viejo software que funcionaba bien en el pasado. La clave es evitar que los proyectos de ERP se dividan en muchos proyectos más pequeños, lo que puede dar lugar a sobrecostes.
La aplicación de los principios de gestión del cambio a lo largo del ciclo de vida del ERP puede evitar o reducir los fallos que comprometen la implantación completa.
Proveedores de soluciones ERP
Algunos nombres conocidos son líderes en software ERP. Oracle Corp. (ORCL) suministró originalmente una base de datos relacional que se integraba con el software ERP desarrollado por SAP (SAP) antes de entrar en el mercado empresarial más amplio a lo grande a principios de la década de 2000. Microsoft (MSFT) ha sido durante mucho tiempo un líder de la industria, con muchos clientes que utilizan múltiples aplicaciones de software de la compañía.
A medida que las soluciones basadas en la nube han crecido en popularidad en los últimos años, los líderes tradicionales de la industria ERP han visto los desafíos de los advenedizos como Bizowie y WorkWise.
Ejemplos de planificación de recursos empresariales (ERP)
El fabricante de productos de aseo masculino Fulton & Roark implementó con éxito la planificación de recursos empresariales para hacer un mejor seguimiento de los datos financieros y de inventario. La empresa de Carolina del Norte, al igual que muchos otros negocios, utilizaba hojas de cálculo para hacer un seguimiento del inventario y un software de contabilidad para registrar los datos financieros.
A medida que la empresa crecía, sus procesos se quedaban atrás. Su anticuado sistema de seguimiento del inventario no tenía en cuenta los cambios en los costes, y el software de contabilidad no podía registrar las métricas necesarias para los estados financieros clave. Estos fallos creaban procesos manuales, que comprometían aún más el tiempo y los recursos.
Para eliminar los procesos innecesarios y centralizar el trabajo, eligieron el sistema ERP Oracle Netsuite. Inmediatamente, Fulton & Rourk pudo identificar mejor los errores contables relacionados con el inventario, eliminar los costes derivados de la contratación de terceros para evaluar sus registros financieros e informar mejor de las posiciones financieras.
Cadbury, confitero mundial y fabricante del popular huevo de chocolate Cadbury, también implantó con éxito un sistema ERP. Operaba con miles de sistemas que no podían seguir el ritmo de su rápido crecimiento, además de utilizar sistemas de gestión de almacenes ineficaces. Anteriormente, implantó un sistema ERP de SAP que fracasó, lo que dio lugar a una sobreproducción de productos.
Al intentar de nuevo la planificación de recursos empresariales, implantó un sistema que integraba sus miles de aplicaciones, estandarizaba los procesos en 16 ubicaciones y reestructuró los sistemas de gestión de almacenes -rompiendo los silos para una coordinación del trabajo integrada y sin fisuras-, por nombrar algunos.
Hay muchos casos prácticos que respaldan la necesidad de una planificación de recursos empresariales correctamente ejecutada. El sistema debe ajustarse a las necesidades y objetivos de la empresa.
Preguntas frecuentes sobre la planificación de recursos empresariales
¿Qué es un ERP y cómo funciona?
La planificación de recursos empresariales (ERP) consiste en tecnologías y sistemas que las empresas utilizan para gestionar e integrar sus procesos empresariales principales. El software de planificación de recursos empresariales ofrece soluciones de sistema único que integran los procesos de toda la empresa. Dichas aplicaciones permiten que los usuarios interactúen dentro de una única interfaz, compartan información y permitan la colaboración interfuncional.
¿Qué es un ejemplo de ERP?
Con la explosión del Internet de las cosas (IoT), no es ningún secreto que las aplicaciones basadas en Internet o en la nube están en auge. Como resultado, más empresas están dejando de lado los sistemas ERP in situ para adoptar el sistema ERP más ágil, basado en la nube, gestionado y mantenido por el anfitrión o proveedor. Oracle, ampliamente conocido en el sector tecnológico, ofrece varios productos ERP basados en la nube que utilizan muchas marcas conocidas, como FedEx, Blue Cross y Blue Shield.
¿Cuáles son los beneficios de un ERP?
Un ERP promueve el libre flujo de comunicación a través de una organización y da lugar a un aumento de las sinergias entre las diferentes áreas de negocio, el aumento de la eficiencia, ya que los procesos se agilizan y la información es fácilmente accesible para aquellos que lo necesitan; y la reducción de los costos asociados con la tecnología obsoleta e ineficaz. La adopción de un ERP puede ser un esfuerzo costoso, pero el retorno de la inversión (ROI) puede lograrse rápidamente. Con toda seguridad, los beneficios obtenidos (por ejemplo, el aumento de la productividad y la reducción de los costes administrativos) pueden compensar con creces los costes de introducir un ERP.
¿Qué debe incluir un sistema ERP?
Los componentes de un sistema ERP dependen de las necesidades de la organización. Sin embargo, hay características clave que cada ERP debe incluir. Un sistema ERP debe ser automatizado -para reducir los errores- y flexible, permitiendo modificaciones a medida que la empresa cambia o crece. Cada vez más personas son móviles; por lo tanto, la plataforma ERP debe permitir a los usuarios acceder a ella desde sus dispositivos móviles. Por último, un sistema ERP debe proporcionar un medio para analizar y medir la productividad. Se pueden integrar otras herramientas dentro del sistema para mejorar las capacidades de una empresa.
El resultado final
La planificación de recursos empresariales (ERP) gestiona e integra los procesos de negocio a través de un único sistema. Con una mejor línea de visión, las empresas son más capaces de planificar y asignar recursos. Sin ERP, las empresas tienden a operar en un enfoque de silo, con cada departamento operando su propio sistema desconectado.
Los sistemas ERP promueven el libre flujo de comunicación y el intercambio de conocimientos a través de una organización, la integración de sistemas para mejorar la productividad y la eficiencia, y el aumento de las sinergias entre los equipos y departamentos. Sin embargo, pasar a un sistema ERP será contraproducente si la cultura de la empresa no se ajusta con el cambio y la empresa no revisa cómo la estructura de su organización puede soportarlo.