Quali politiche e procedure dovrebbe avere un’azienda? Dipende, poiché alcune delle politiche e procedure aziendali di cui la vostra azienda ha bisogno dipenderanno da fattori come le dimensioni della vostra azienda e il vostro settore.
Ma in generale, queste sono alcune politiche e procedure aziendali comuni che dovreste mettere per iscritto.
Codice di condotta
Sebbene non vogliate sommergere i dipendenti con volumi di regole, volete porre le basi per un’atmosfera etica e professionale legata alla conformità.
L’obiettivo è creare un ambiente sicuro e una cultura del lavoro piacevole che faccia sentire le persone benvenute e a proprio agio. Questo vale per i dipendenti, i venditori, i visitatori e i clienti – fondamentalmente chiunque abbia a che fare con la vostra azienda internamente o esternamente.
Un buon codice di condotta dovrebbe fornire una tabella di marcia per come volete che i vostri dipendenti si comportino.
Dovrebbe affrontare specifiche come il codice di abbigliamento, l’etica, la sicurezza, l’uso di Internet, il bullismo, le molestie, ecc. Includi sia i comportamenti accettabili che quelli inaccettabili in modo che non ci sia ambiguità su ciò che la tua azienda tollererà e non tollererà.
Infine, specifica chiaramente le conseguenze del mancato rispetto delle aspettative, compresi avvertimenti, azioni disciplinari e, se giustificato, il licenziamento.
Politica su presenze/vacanze/tempo libero
Potresti voler creare una politica HR generale che copra diverse aree relative ai benefici dei dipendenti. Oppure potete scegliere di suddividere ogni area in una politica aziendale separata, a seconda della quantità di dettagli che dovete fornire.
I dipendenti hanno bisogno di capire chiaramente i loro orari di lavoro e i benefici relativi a vacanze, ferie, giorni di malattia, pasti e pause, congedi di maternità e benefici simili.
Ricordate, hanno bisogno di sapere sia il cosa (politica) che il come (procedura). La vostra politica aziendale, per esempio, potrebbe prevedere cinque giorni di ferie all’anno.
La vostra procedura dovrebbe delineare come i dipendenti richiedono le ferie – a chi devono chiedere, quale richiesta online o cartacea devono compilare, e con quanto anticipo devono presentare la richiesta di ferie?
Inoltre, dovreste delineare chiaramente i dettagli da conoscere, come la frequenza, la durata e le limitazioni del tempo libero, così come il fatto che sia pagato o meno.
E non lasciate che i dipendenti indovinino i dettagli della politica, come ad esempio cosa succede con le ferie non utilizzate. (Per esempio, è use-it-or-lose-it o è un rollover?)
Infine, delineate le conseguenze per chi non aderisce alle vostre politiche e procedure aziendali. I dipendenti dovranno affrontare un’azione disciplinare se si assentano più del numero consentito di giorni in un mese?
Una politica aziendale scritta rende chiare le aspettative e le conseguenze.
Politiche per le pari opportunità e la non discriminazione
Anche queste possono essere raggruppate in un’unica politica aziendale, dato che tutte riguardano versioni sfumate di inclusione. Oppure potete creare una politica aziendale separata per ogni area.
A prescindere dalla struttura della vostra politica aziendale, specificate come rispettate la legge. La maggior parte dei paesi impone di essere un datore di lavoro con pari opportunità.
Negli Stati Uniti, la Equal Employment Opportunity Commission applicherà le leggi che vietano la discriminazione sulla base di razza, colore, religione, sesso o origine nazionale. Queste leggi sono progettate per promuovere le pari opportunità sul posto di lavoro – un trattamento equo indipendentemente dal tuo background.
Ma dovresti fare di più che seguire semplicemente la lettera della legge. Dovreste sforzarvi di promuovere un posto di lavoro che valorizzi gli individui per quello che sono.
Oltre a creare un ambiente di lavoro inclusivo, anche il vostro business ne beneficia. Infatti, la ricerca mostra che “le aziende con top team più diversificati sono anche i migliori performer finanziari”. Una forza lavoro inclusiva permette anche di attingere a un pool più ampio di candidati quando si assume.
La diversità aiuta a offrire una varietà di prospettive e aumenta il processo decisionale del gruppo.
Potreste considerare di stabilire una politica aziendale che vada oltre i requisiti della legge federale. Le vostre politiche aziendali parlano molto dei valori della vostra azienda, quindi vale la pena delineare la vostra posizione sulla diversità e l’inclusione sul posto di lavoro.
La chiave è creare una politica che accolga persone di ogni provenienza. I dipendenti vogliono sentirsi a proprio agio nella loro pelle al lavoro senza temere il giudizio.
Un solido programma di formazione sulla diversità può fare molto per insegnare la consapevolezza culturale e spiegare come trattare con rispetto le persone di diversa provenienza.
Sicurezza sul posto di lavoro
Vuoi che i tuoi dipendenti si sentano sicuri mentre fanno il loro lavoro. Guardate alle leggi locali, statali e federali pertinenti per guidare le vostre politiche e procedure di sicurezza sul posto di lavoro.
Queste dovrebbero delineare il comportamento sicuro sul posto di lavoro, come mantenere un ambiente di lavoro sicuro, come utilizzare le attrezzature di sicurezza e cosa fare in caso di emergenza.
Per esempio, potreste richiedere ai lavoratori di segnalare immediatamente incidenti e infortuni sul lavoro. A seconda della tua attività e del settore, potresti aver bisogno di seguire le norme dell’Occupational Safety and Health Act (OSHA), specialmente se nella tua azienda esistono certi rischi sul posto di lavoro.
Alcol, posto di lavoro senza droga, fumo, politiche sulla cannabis
Un’altra politica aziendale comune da avere proibisce sostanze come alcol, droghe e prodotti del tabacco. Alcune aziende non li permettono affatto in loco, durante l’orario di lavoro, o anche durante gli eventi aziendali.
Come tratterete i dipendenti che fumano o svapano? Designerete un luogo di lavoro completamente privo di fumo (compresi i terreni esterni) o implementerete una politica di divieto di fumare solo all’interno del vostro edificio?
Quale sarà la vostra politica aziendale se vi trovate in uno stato in cui la marijuana è ora legale? Come gestirete gli incidenti che coinvolgono l’alcol nelle funzioni aziendali? Queste sono tutte domande che la vostra politica aziendale dovrebbe affrontare.
Politica whistleblower
Quando i dipendenti vedono un’infrazione all’interno della vostra azienda (come un furto, una bugia o una frode), dovrebbero poterla segnalare senza finire nei guai. Come gestirà la vostra azienda questo whistleblower?
Secondo la Society for Human Resource Management (SHRM), “le protezioni del whistleblower sono fornite in due aree importanti – riservatezza e contro le ritorsioni.”
La politica di whistleblower dovrebbe delineare i passi che i dipendenti dovrebbero fare per segnalare un incidente del genere e la persona appropriata nella gestione a cui i dipendenti dovrebbero dirlo.
I dipendenti dovrebbero essere in grado di condividere queste informazioni in un ambiente riservato e, se possibile, senza che la loro identità sia rivelata ad altre parti. Gli informatori devono anche sapere che la vostra azienda non farà ritorsioni contro di loro (ad esempio, degradandoli, licenziandoli, tagliando loro lo stipendio) se portano alla luce qualsiasi illecito aziendale.
Politica contro le molestie
Le molestie sul posto di lavoro non dovrebbero essere ignorate, in quanto creano un ambiente di lavoro non sicuro e improduttivo. Inoltre, mette la vostra azienda a rischio di azioni legali e scandali che potrebbero rovinare la vostra reputazione duramente conquistata.
Avere una politica aziendale in atto stabilisce il tono per i dipendenti che non tollererete le molestie nella vostra organizzazione.
Dovrebbe delineare sia il comportamento appropriato che quello inappropriato e spiegare chiaramente le conseguenze della mancata adesione alla vostra politica.
Anche in questo caso, un buon programma di formazione va molto lontano nel comunicare come gestire questo argomento delicato in modo da favorire un ambiente di lavoro professionale e rispettoso.
Politica sulla privacy
I dipendenti meritano il diritto alla privacy, ma questa può essere una questione delicata, soprattutto quando si tratta di tecnologia.
La vostra politica sulla privacy dovrebbe affrontare il modo in cui raccogliete, memorizzate e divulgate informazioni personali come i nomi dei dipendenti, gli indirizzi di casa e i numeri di sicurezza sociale.
Potrebbe anche coprire il diritto dei vostri dipendenti alla privacy nei messaggi vocali e nelle conversazioni telefoniche, così come i loro oggetti personali come una valigetta, uno zaino o una borsa. L’uso della tecnologia al lavoro, tuttavia, è un’altra storia.
Le e-mail aziendali e l’uso di internet, per esempio, potrebbero essere monitorati.
Politica di cybersecurity
I dipendenti a volte introducono rischi e vulnerabilità nella vostra azienda, spesso involontariamente.
Ma quando create una politica di cybersecurity, li doterete delle conoscenze necessarie per ridurre i rischi introdotti dall’errore umano. Delineate politiche e procedure che affrontino problemi comuni come gli attacchi di phishing, l’insufficiente sicurezza delle password e gli scarsi controlli di accesso alle informazioni sensibili.