Un sistema de gestión de contenidos web controla una colección dinámica de material web, incluyendo documentos HTML, imágenes y otras formas de medios. Un WCMS facilita el control de los documentos, la auditoría, la edición y la gestión de la línea de tiempo. Un WCMS suele tener las siguientes características:
Plantillas automatizadas Crea plantillas estándar (normalmente HTML y XML) que los usuarios pueden aplicar al contenido nuevo y al existente, cambiando la apariencia de todo el contenido desde un lugar central. Control de acceso Algunos sistemas WCMS admiten grupos de usuarios, que controlan cómo los usuarios registrados interactúan con el sitio. Una página del sitio puede estar restringida a uno o varios grupos. Esto significa que un usuario anónimo (alguien que no ha iniciado sesión), o un usuario conectado que no es miembro del grupo al que está restringida una página, no puede acceder. Expansión escalable En la mayoría de los WCMS modernos existe la posibilidad de expandir una sola implementación (una instalación en un servidor) a través de múltiples dominios, dependiendo de la configuración del servidor. Los sitios WCMS también pueden crear micrositios/portales web dentro de un sitio principal. Contenido fácilmente editable Una vez que el contenido se separa de la presentación visual de un sitio, suele ser mucho más fácil y rápido de editar y manipular. La mayoría de los programas WCMS incluyen herramientas de edición WYSIWYG que permiten a los usuarios no técnicos crear y editar contenidos. Conjuntos de características escalables La mayoría del software WCMS incluye plug-ins o módulos que pueden instalarse fácilmente para ampliar la funcionalidad de un sitio existente. Actualizaciones de los estándares web El software WCMS activo suele recibir actualizaciones periódicas que incluyen nuevos conjuntos de características y mantienen el sistema al día con los estándares web actuales. Gestión del flujo de trabajo La gestión del flujo de trabajo es el proceso de creación de ciclos de tareas secuenciales y paralelas que deben realizarse en el WCMS. Por ejemplo, uno o varios creadores de contenidos pueden enviar una noticia, pero no se publica hasta que el editor de textos la limpia y el redactor jefe la aprueba. Colaboración El software WCMS puede actuar como una plataforma de colaboración en la que muchos usuarios recuperan y trabajan en el contenido. Los cambios pueden ser rastreados y autorizados para su publicación o ignorados, volviendo a versiones antiguas. Otras formas avanzadas de colaboración permiten a varios usuarios modificar (o comentar) una página al mismo tiempo en una sesión de colaboración. Delegación Algunos software WCMS permiten que varios grupos de usuarios tengan privilegios limitados sobre contenidos específicos del sitio web, repartiendo la responsabilidad de la gestión de contenidos. Gestión de documentos El software WCMS puede proporcionar un medio para gestionar de forma colaborativa el ciclo de vida de un documento desde el momento de su creación inicial, pasando por las revisiones, la publicación, el archivo y la destrucción del documento. Virtualización de contenidos El software WCMS puede proporcionar un medio para permitir que cada usuario trabaje dentro de una copia virtual de todo el sitio web, conjunto de documentos, y/o base de código. Esto permite ver los cambios en múltiples recursos interdependientes en contexto antes de su presentación. Sindicación de contenidos El software WCMS suele ayudar a distribuir contenidos generando fuentes de datos RSS y Atom a otros sistemas. También pueden enviar correos electrónicos a los usuarios cuando hay actualizaciones disponibles. Multilingüe Muchos WCMS pueden mostrar contenidos en varios idiomas. Control de versiones Al igual que los sistemas de gestión de documentos, el software WCMS puede implementar el control de versiones, mediante el cual los usuarios revisan las páginas que entran y salen del WCMS. Los editores autorizados pueden recuperar versiones anteriores y trabajar desde un punto seleccionado. El control de versiones es útil para los contenidos que cambian y requieren ser actualizados, pero puede ser necesario partir de una versión anterior o hacer referencia a ella.