Reunión de inicio del proyecto (PPTX)
Propósito del inicio del proyecto
Las reuniones de inicio del proyecto son algo más que una reunión de bienvenida. Es la primera oportunidad del director del proyecto para establecer las expectativas de todo el equipo del proyecto, romper el hielo que puede inhibir la comunicación del equipo y asegurar que su patrocinador y las partes interesadas entienden los objetivos del proyecto, los entregables y los hitos del calendario, ayudando así al equipo del proyecto a tener éxito.
Instrucciones
Esta presentación de inicio de proyecto puede utilizarse para una variedad de tipos de proyectos. Está pensada para ser utilizada en una reunión de inicio del proyecto con las partes interesadas relevantes, los patrocinadores del proyecto y los miembros del equipo del proyecto presentes. La reunión suele estar dirigida por el director del proyecto. El tono de la reunión debe ser motivador para fomentar el interés y el compromiso con el proyecto. Dependiendo del tamaño del proyecto, la reunión puede durar entre una y dos horas, incluyendo tiempo para preguntas. La reunión de lanzamiento proporciona información de alto nivel sobre el proyecto y no entra en detalles granulares de la implementación del proyecto.
Consejos
Los invitados deben incluir a las personas asignadas al proyecto y/o a los directores funcionales que tendrán personal involucrado en el proyecto, el patrocinador del proyecto y cualquier otra parte interesada importante. (Nota: algunos asistentes pueden ser externos a la universidad, como el proveedor.)
-La mayor parte de la información presentada en la reunión de inicio provendrá de la Carta del Proyecto. Es común involucrar a los miembros clave del proyecto en la creación del contenido de la presentación de inicio del proyecto para garantizar la exactitud y que se haya tenido en cuenta una amplia variedad de perspectivas. También es prudente discutir parte de la información con los patrocinadores clave del proyecto y las partes interesadas antes de la reunión de inicio para evitar cualquier desaprobación importante en la reunión.
Se debe asignar tiempo a lo largo de la presentación o al final para preguntas y debates.
La reunión inicial tiene como objetivo poner a todos al día, no discutir cada punto en detalle.
Todos los participantes necesitan ver que usted se hace cargo de la agenda de la reunión.
Resuma la reunión con un llamamiento a la acción y enumere los puntos pendientes que requieren un seguimiento inmediato. Proporcione instrucciones sobre cualquier comunicación de seguimiento necesaria y lo que espera de todos en la primera reunión de estado del proyecto.
Esta presentación de inicio del proyecto también se puede utilizar más adelante en el proyecto si se incorporan nuevos miembros al equipo. La presentación puede compartirse con ellos para ayudarles a ponerse al día rápidamente sobre los detalles del proyecto.
Siguientes pasos
Archiva la presentación en el repositorio de documentos que esté utilizando el equipo. Una vez que el proyecto se haya puesto en marcha, el proyecto pasará a la fase de Planificación.