La caja chica, también conocida como dinero en efectivo, se refiere a las pequeñas cantidades de dinero en efectivo que se mantienen en una empresa. (El término «petty» viene de «petite», o «pequeño»)Hay dos razones para mantener la caja chica:
- Para hacer el cambio a los clientes o pacientes
- Para reembolsar a los empleados por los artículos que han comprado para su negocio
- Para pagar las pequeñas compras que requieren dinero en efectivo, como la comida para el almuerzo de la oficina o los suministros de café, o para el aparcamiento. La mayoría de los comercios minoristas mantienen un cajón de efectivo, al igual que las consultas sanitarias.
- ¿Cuánto debemos mantener en la cuenta? Cuál es el mínimo (¿cuándo debe añadirse dinero?) ¿Qué cuenta debe utilizarse para reponer la cuenta?
- ¿Quién se encarga de registrar las transacciones? Quién repone el dinero en la cuenta?
- ¿Dónde se guarda la caja chica?
- ¿Cómo se registran las transacciones de la caja chica? Dónde se guardan los registros? ¿Quién es el responsable de añadir los registros de la caja chica al sistema de contabilidad de su empresa?
- Separe las funciones, de modo que la persona que registra las transacciones sea diferente de la que las introduce en su sistema de contabilidad.
- Mantenga la caja chica en un lugar seguro, conocido sólo por una o dos personas.
- Haga auditorías ocasionales, comprobando que las transacciones son legítimas.
La caja chica funciona con el sistema de anticipos, en el que hay una cantidad inicial de dinero que se deposita en una cuenta, de la que se saca para un fin específico (en este caso, la caja chica). Cuando la cuenta desciende por debajo de una cantidad determinada, el sistema se reabastece.
En las empresas que tienen una necesidad frecuente de caja chica, a menudo se instala en la oficina principal con un cajón o caja para gastos menores, o en un local minorista utilizando una caja registradora. (Sí, algunos lugares todavía utilizan una caja registradora.)
Debido a que la economía de efectivo se está reduciendo, y a que la gente utiliza más las tarjetas de débito y de crédito para las compras pequeñas, el uso de un sistema de caja chica (con un «cajón de efectivo») ha disminuido. Pero sigue siendo esencial para cualquier negocio asegurarse de contabilizar todas las pequeñas compras para poder deducirlas como gastos de la empresa.
Cómo funciona un sistema de caja chica
Para establecer un sistema de caja chica, la cantidad inicial de dinero proviene de la cuenta corriente del negocio.
Los empleados toman dinero de la cuenta de caja chica, registrando cada transacción con la fecha, el monto, el proveedor (a quien se le pagó) y el propósito del negocio.
Cada compra que utilice la caja chica debe ser documentada de la misma manera que otros ingresos y gastos del negocio. El uso de un registro de caja chica o de recibos de caja chica ayudará a capturar estos gastos para que puedan utilizarse para compensar los ingresos a efectos de los impuestos de la empresa.
Alguien debe revisar la cuenta periódicamente para que el saldo no sea demasiado bajo. Cuando el cajón de la caja chica esté por debajo de una cantidad preestablecida que usted determine, añada dinero al cajón extendiendo un cheque a la «Caja Chica» y cobrando ese cheque.
Si utiliza la cuenta de la caja chica para dar cambio a los clientes, tendrá que hacer una mini-auditoría al final de cada día. Comience con el saldo inicial, las entradas de efectivo, las salidas de efectivo en comparación con las transacciones y el efectivo final.
Cómo configurar una cuenta de caja chica
Comience por decidir cuánto dinero necesitará cada día, tanto para hacer el cambio para los clientes como para realizar pequeños pagos en efectivo.
Mantenga en la caja chica todo el efectivo que necesite, pero no demasiado, para que no sea una tentación para los empleados o los ladrones. Para determinar una cantidad máxima para la caja chica, lleve un registro de los gastos durante un período de tiempo, utilizando una cantidad media para cada semana, por ejemplo. También necesitará esos registros a efectos fiscales.
Mantenga un registro de las transacciones de la caja chica
Al comenzar, mantenga un registro de cuánto hay en la caja chica o en el cajón al comienzo de cada día. A medida que realice cada pago, necesitará comprobantes de caja chica o una lista de transacciones. Para cada transacción, registre la fecha, el importe y el motivo.
Sea lo más específico posible, para que no haya dudas de que la transacción estaba relacionada con el negocio. No es necesario que lleves la cuenta del cambio cada día. Pero al final de cada día, registre la cantidad en el cajón de la caja chica. La diferencia debe coincidir con los pagos en efectivo realizados por los clientes y con el total de los gastos de caja chica pagados con el cajón.
Configure las políticas de caja chica
Antes de empezar a utilizar la caja chica, añada una sección de política de caja chica a su manual de políticas y procedimientos para empleados. Incluya estos puntos en la política, y considere cómo puede reducir el riesgo de robo por parte de los empleados o clientes.
La caja chica es fácil de robar, así que asegúrese de protegerla:
La caja chica y los impuestos
La parte más importante de un sistema de caja chica es la documentación de cada transacción. La documentación de las transacciones es la forma en que una empresa documenta los gastos comerciales para fines fiscales. Al llevar un registro de todas las transacciones de caja chica -no importa cuán pequeñas sean- usted tiene registros para respaldar las deducciones de esos gastos de la pequeña empresa.
Cuantos más gastos de caja chica se documenten, mayores serán sus deducciones y menor será la factura de impuestos de su empresa.