Un informe de gastos es una forma organizada para que las empresas y sus empleados realicen un seguimiento e informen de sus gastos para viajes y eventos relacionados con la empresa. El informe de gastos suele ser un formulario impreso o una hoja de cálculo que se rellena y se guarda con fines contables y fiscales. Debido a esto, es especialmente importante hacer un seguimiento de cualquier gasto que sea deducible de impuestos.
Para una solución rápida, en lugar de hacer su propio informe de gastos en Excel o Google Sheets, descargue y utilice una de nuestras plantillas gratuitas de informes de gastos a continuación. Personaliza fácilmente la hoja de cálculo añadiendo la información de tu empresa y otros detalles, y luego comparte el archivo con tus empleados.
Nota importante para los empleadores: Cuando sus empleados utilizan un informe de gastos de viaje, también deben presentar copias de los recibos junto con el informe para que usted pueda mantener registros adecuados a efectos fiscales. Hemos incluido la nota «No olvide adjuntar los recibos» en estas hojas de cálculo para que le sirva de recordatorio.
Plantilla de informe de gastos de viaje
para Excel y Google Sheets
Descarga
⤓ Excel (.xlsx)
⤓ Google Sheets
Otras versiones
Licencia: Uso privado (no para distribución o reventa)
Descripción
Informe de sus gastos de viaje, especialmente los que son deducibles de impuestos, con una hoja de cálculo sencilla y fácil de usar. Esta plantilla de informe incluye columnas separadas para los tipos de gastos más comunes. También incluye una tabla para registrar los gastos detallados, como un desglose de sus comidas o gastos de transporte.
Plantilla de informe de gastos simple
para Excel y Google Sheets
Descarga
⤓ Excel (.xlsx)
⤓ Google Sheets
Licencia: Uso privado (no para distribución o reventa)
Descripción
La plantilla de Informe de Gastos Simple utiliza una columna para todos los tipos de gastos. El tipo de gasto se puede seleccionar desde un desplegable que es fácil de personalizar. También hay un lugar designado para especificar la tasa de reembolso de kilometraje.
Para un formulario de gastos en blanco e imprimible que puede rellenar a mano, simplemente elimine los datos de muestra y rellene la información que desea imprimir.
Actualización 5/7/2020: He añadido una nueva hoja de trabajo a esta versión del informe de gastos que te permite marcar gastos específicos «a reembolsar» en caso de que utilices tanto una tarjeta de la empresa como dinero personal. Coloca una «x» en esta columna (o marca la casilla en la versión de Google Sheets) si quieres que la cantidad se añada al total de «Cantidad a reembolsar».
¿Qué gastos de viaje de negocios son deducibles de impuestos?
Algunos de los gastos de viaje deducibles de impuestos más comunes incluyen: vuelos, alquiler de coches, kilometraje, viajes en uber, alojamiento, comidas, propinas, limpieza en seco y lavandería. Hemos basado los tipos de gastos en nuestras plantillas en estos gastos comunes. Para obtener una lista oficial y detallada que incluya explicaciones y ejemplos, recomendamos encarecidamente visitar la página de gastos de viaje de negocios en IRS.gov: https://www.irs.gov/taxtopics/tc511)
Nuestra plantilla de formulario de reembolso es ideal para los reembolsos de gastos generales de los empleados (para los gastos que no son de viaje). El registro de seguimiento de kilometraje de negocios le permite llevar un registro del kilometraje diario para el mantenimiento de registros y la presentación de informes. La plantilla de Informe de Gastos Semanales proporciona una manera de incluir más detalles y más categorías de gastos.
Descargo de responsabilidad: La información en esta página es para la educación general y no para ser utilizado como asesoramiento financiero o fiscal personal. Si tiene preguntas sobre los impuestos o los procedimientos adecuados para informar sobre los gastos de viaje, consulte a un profesional certificado.