La Factura Detallada es un documento que se utiliza para proporcionar un estado de cuenta detallado para el cliente cuando se compran bienes y/o servicios. Cada artículo o servicio se enumeraría por línea. Todos los artículos se calcularían y el importe final con impuestos y cualquier cargo adicional se mostraría con precisión en la parte inferior del formulario.
Una factura efectiva tendrá la siguiente información:
- Nombre del comerciante
- Información de contacto del comerciante (dirección, número de teléfono, correo electrónico, etc.)
- Descripción del artículo o servicio que se está facturando
- Fecha del servicio o de la compra
- Coste – cada artículo y servicio debe figurar por separado
- Coste total – asegúrese de que se incluyen los impuestos y cualquier tasa aplicable.
- Cargos de envío
- Deberá incluirse una declaración en la que se indiquen los tipos de pago aceptables
- Hoteles
- Servicio de limpieza
- Empresas de construcción
- Talleres de reparación de automóviles
- Consultores
- Artistas
- Cuidado de la salud
- Agencias de alquiler
- Fotografía
Una plantilla de factura detallada debe utilizarse cuando una empresa necesita recibir el pago de varios artículos. Estos «artículos» pueden provenir de un servicio prestado continuamente a productos que se compran. Proporcionar una línea de visión a cada artículo que se compra o cada servicio, asegura que los clientes entiendan su cantidad total final y cómo se relaciona con la información detallada. Los negocios que utilizan plantillas de facturas desglosadas son:
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Cómo facturar a un cliente con una factura detallada
Enumerar todos los productos y/o servicios de forma individual
Cada servicio o artículo vendido debe enumerarse por separado. Para los artículos vendidos, deben tener una descripción detallada y el costo total de cada artículo. Cualquier servicio prestado debe ser desglosado en mano de obra, materiales, complementos, etc.
Impuesto sobre las ventas
El impuesto sobre las ventas debe ser incluido y debe basarse en el importe total de todos los artículos sumados. Los impuestos sobre las ventas pueden variar según el estado e incluso la ciudad dependiendo de la ubicación.
Tipo de pago
Los tipos de pago aceptables deben incluirse en la factura detallada. Puede ser en efectivo, cheque, giro postal, tarjeta de crédito, pay pal, transferencia electrónica de fondos, etc.
Haga copias
Una vez que se haya procesado un pago con éxito, se deben hacer múltiples copias. La empresa o el proveedor de servicios debe conservar una copia para sus registros, y proporcionar una copia al cliente(s).
Finalizar y facturar al cliente
La factura final debe proporcionarse al cliente junto con el correspondiente recibo de pago. Los documentos deben consolidarse y entregarse al cliente todos juntos.