Desde la base hasta la cima, cada función dentro de una corporación viene con distintas definiciones, responsabilidades y deberes. Cada rol fue diseñado para gestionar un propósito específico dentro de la organización. A medida que los directores y gerentes de la junta directiva cumplen con los deberes y responsabilidades especificados de acuerdo con el propósito de la función, la función apoya su propósito designado.
Sobre todo, los deberes y responsabilidades deben estar claramente definidos. Los estatutos de la organización suelen definir los deberes del consejo, del presidente del consejo, del secretario corporativo, del asesor general y de los comités. Los deberes y responsabilidades de los ejecutivos del nivel C-suite y de los gerentes de alto nivel suelen estar descritos en la descripción escrita del puesto.
La comunicación clara y las expectativas de transparencia son factores primordiales en la colaboración efectiva dentro de cada función de una corporación. En un mundo corporativo perfecto, no deberían existir lagunas ni solapamientos. Cada organización hace bien en personalizar los roles según sus necesidades. Las definiciones de los roles y las responsabilidades bien definidas son una buena manera de mantener a todos en sus propios carriles.
Los roles deben ser evaluados periódicamente, especialmente durante los momentos de cambio o crecimiento drástico, para que el diseño general siga satisfaciendo las necesidades de la organización. Los consejos de administración deben permitir cierta flexibilidad a medida que cambian las necesidades de la empresa. Las empresas obtienen los máximos resultados cuando todos trabajan juntos, desde los empleados de nivel básico hasta los ejecutivos de la C-suite y el consejo de administración.
Aquí hay un resumen básico de las funciones y responsabilidades de los principales actores de cada empresa.
Funciones y responsabilidades del presidente del consejo de administración
Los presidentes del consejo de administración interactúan con casi todos los miembros de la organización, por lo que es esencial que el consejo seleccione a una persona que pueda cumplir con las grandes expectativas de esta función. La función principal del presidente de la junta directiva es liderar y guiar al resto de la junta. El presidente del consejo también sirve de enlace directo entre el consejo y la dirección. El presidente del consejo debe estar al tanto de todas las actividades del consejo. Para ello, el presidente del consejo es miembro de oficio de todas las reuniones de los comités. Los presidentes del consejo con experiencia saben que deben desarrollar relaciones sólidas con los directores del consejo, el director general, los gerentes, el secretario corporativo y los comités para liderar con eficacia.
Bajo el paraguas de la presidencia del consejo, la persona seleccionada para este cargo ayuda al secretario corporativo a redactar el orden del día, que se utiliza como herramienta para facilitar las reuniones del consejo de manera eficiente. Durante las reuniones, el presidente del consejo guía al resto del consejo centrándose en la visión, la misión y la dirección estratégica de la organización. Es fundamental que el presidente del consejo establezca un tono para la reunión que siente las bases para el respeto, la colaboración y la toma de decisiones. Muchas empresas descubren que la forma más eficaz de gobernar es formar un comité ejecutivo que actúe como comité de dirección para priorizar los asuntos para el consejo en pleno. El papel del presidente del consejo es una posición influyente en un comité ejecutivo y en el consejo en pleno para impulsar la agenda e identificar las prioridades.
La mayoría de las personas que ejercen como presidente del consejo son muy conscientes de que necesitan desarrollar una relación de confianza con el director general y otros ejecutivos. En una relación mutuamente beneficiosa, el presidente del consejo actúa como mentor y asesor del CEO. Trabajando en colaboración, el presidente del consejo ayuda al director general a traducir los planes estratégicos del consejo en acciones.
El presidente del consejo debe estar dispuesto a plantear al director general las preguntas difíciles e inquisitivas que provienen del consejo, y estar dispuesto a trabajar en tándem con el director general en momentos de crisis. Ambas partes trabajan mejor cuando el presidente del consejo mantiene una política de puertas abiertas para mantener las líneas de comunicación abiertas. Los presidentes de los consejos de administración también deben ser conscientes de que sus funciones son muy diferentes de las responsabilidades del director general. Es fundamental que el presidente del consejo no usurpe la autoridad del director general ni se extralimite en sus funciones.
El presidente del consejo también debe desarrollar una sólida relación con los directores del consejo. El presidente del consejo necesita facilitar las reuniones del consejo de tal manera que éste pueda hacer su propio trabajo. Este deber incluye esperar y animar a todos los miembros del consejo a participar activamente. El presidente del consejo también suele participar en la orientación, la incorporación y el desarrollo anuales de los miembros del consejo.
La mayor parte del trabajo del consejo se realiza en los comités. El presidente del consejo hace recomendaciones para los presidentes de los comités y busca la aprobación de los compañeros del consejo. Para estar al tanto del trabajo de los comités, el presidente del consejo suele ser miembro de oficio de todos ellos. La responsabilidad aquí es que el presidente del consejo alinee el trabajo de los comités con la visión y la misión de la empresa.
Roles y responsabilidades de los directores del consejo
Se espera que los directores del consejo de hoy representen perspectivas independientes y diversas. Su función principal es realizar las tareas de planificación estratégica y supervisión. Aunque estos términos se utilizan a menudo, es importante no restar importancia a estas funciones, ya que son la columna vertebral de una planificación empresarial exitosa.
Los directores del consejo de administración son mucho más que figuras icónicas. Los consejos de administración suelen buscar cualidades específicas a la hora de elegir a los miembros del consejo para ocupar los puestos vacantes. Los miembros de los consejos esperan que sus compañeros estén dispuestos a hacer preguntas difíciles y profundas para examinar todos los aspectos de una cuestión. Los consejeros tienen que estar bien informados y totalmente comprometidos con todas las cuestiones importantes que afectan a la empresa. Identificar los riesgos se ha convertido en una parte integral del trabajo del consejo porque los riesgos son cada vez más numerosos y complejos.
Cuando las empresas se encuentran con baches en el camino, todos los dedos suelen apuntar al consejo de administración. Los consejeros deben estar dispuestos a actuar con rapidez y responsabilidad cuando necesiten tomar medidas para cumplir con las responsabilidades fiduciarias o para mantener las normas de buen gobierno. Una crisis puede ocurrir en cualquier momento. Los miembros del consejo de administración deben estar preparados para frustrar posibles crisis y gestionar las que se produzcan, para que no afecten negativamente a la empresa.
Funciones y responsabilidades del secretario de la empresa
Una de las personas más ocupadas y conocidas de una organización es el secretario de la empresa. Las leyes corporativas de todos los estados requieren que las corporaciones nombren un secretario corporativo. Al hablar del papel del secretario corporativo, es prudente mencionar que el papel está evolucionando junto con los recientes desarrollos corporativos. Los secretarios corporativos se consideran ahora puestos de alto nivel con importantes responsabilidades de gobierno.
Las obligaciones y responsabilidades de los secretarios corporativos de hoy en día a menudo requieren que el papel sea ocupado por un miembro de alto nivel de la junta directiva con ciertas áreas de experiencia. Los secretarios corporativos se consideran representantes legales de la corporación. Muchas empresas prefieren elegir candidatos a secretario corporativo que tengan experiencia en contabilidad o derecho. De hecho, algunas empresas exigen que la función sea desempeñada por un abogado. Algunos abogados/secretarios corporativos desempeñan una doble función como consejero general u otra función legal.
Teniendo en cuenta las necesidades de la organización, la mayoría de las corporaciones esperan que el secretario corporativo tenga una maestría en administración o comercio, como mínimo. Algunos consejos de administración también esperan que el secretario corporativo pertenezca a un cuerpo de contables profesionales o a una asociación de secretarios corporativos colegiados.
Las corporaciones describen los poderes y deberes del secretario corporativo en sus estatutos. Uno de los deberes más destacados del secretario corporativo es establecer el orden del día y asegurarse de que todos los miembros de la junta y otros invitados a la reunión de la junta tengan los informes adecuados y otros materiales a tiempo para revisarlos para la reunión de la junta. El secretario corporativo también registra las actas durante las reuniones de la junta y prepara una copia final de las actas para que la junta las apruebe en la siguiente reunión.
Mantener el buen gobierno es una gran parte de las responsabilidades del secretario corporativo, que incluye ayudar a los miembros de la junta con una orientación inicial y el desarrollo continuo de la junta. El secretario necesita saber qué informes deben presentarse ante las autoridades reguladoras y cuándo deben presentarse.
El secretario corporativo firma los documentos legales y custodia el sello corporativo. Por estas razones, también es importante que el secretario corporativo conozca y comprenda la historia de las leyes pasadas, la existencia de las leyes actuales y el impacto potencial de las leyes futuras. Este puesto también requiere que el secretario corporativo participe en discusiones legales regulares con el CEO, la junta directiva, el presidente, el consejero general y otros abogados corporativos sobre asuntos legales.
Roles y responsabilidades del consejero general
El papel del consejero general debe ser ocupado por un abogado. El consejo de administración ve el puesto de consejero general como un socio en el proceso empresarial que les ayuda a asegurarse de que sus planes estratégicos están dentro de los auspicios de la ley.
El puesto de consejero general debe ser ocupado por una persona con una integridad incuestionable. También es una gran ventaja que la persona tenga una importante experiencia vital y empresarial.
El consejero general debe conocer y comprender el entorno legal dentro del sector. El consejo de administración también espera que la persona que desempeñe esta función identifique y se adelante a cualquier posible problema de reputación. La forma más eficaz de hacerlo es que el asesor general forme parte de la planificación y la toma de decisiones tempranas con la junta directiva y el director general antes de que los planes estén demasiado avanzados.
El asesor general y otros abogados corporativos deben estar dispuestos a enfrentarse a los directores de la junta directiva y a hacerles rendir cuentas sobre cuestiones que amenacen el cumplimiento legal de la empresa. Hay varias buenas razones para que los abogados corporativos asistan a las reuniones regulares y rutinarias del consejo de administración y de los comités. La asistencia a estas reuniones mantiene a los abogados al tanto de los acontecimientos actuales. Además, cuando los abogados asisten a las reuniones del consejo de administración de forma regular, se evita que la fábrica de rumores perciba una reunión al azar como una señal de alarma. También es importante que el abogado general tenga una buena relación de trabajo con el comité de auditoría y su presidente.
Roles y responsabilidades de la C-Suite
Los ejecutivos de alto nivel han llegado a ser conocidos como la C-suite. Esto incluye al director ejecutivo (CEO), al director de información (CIO), al director de seguridad (CSO), al director de operaciones (COO) y al director financiero (CFO).
Cada persona de la C-suite es la autoridad final en su área de gestión. Los ejecutivos de la C-suite son responsables de colaborar estrechamente con el consejo de administración y de supervisar a los altos directivos, gerentes y otros empleados para asegurarse de que cumplen los objetivos y planes estratégicos del consejo sin crear riesgos indebidos.
La mayoría de los ejecutivos de la C-suite buscan desarrollar una buena química con el consejo de administración. Es vital que se comuniquen de forma regular y transparente con el consejo. Es prudente que busquen la opinión del consejo, y que acepten la orientación y los comentarios sobre la estrategia. Tener un buen repertorio con el consejo de administración garantiza que los ejecutivos de la C-suite tengan una buena oportunidad de obtener el apoyo del consejo para sus ideas. El presidente del consejo de administración desempeña un papel fundamental a la hora de mantener las líneas de comunicación entre los ejecutivos de la C-suite y los miembros del consejo de administración abiertas y en colaboración.
Aunque los ejecutivos de la C-suite se ven continuamente desafiados por la diversidad y la independencia del consejo de administración, hacen bien en aceptar las preguntas de sondeo como oportunidades para una planificación responsable. Los ejecutivos de la C-suite deben reconocer a los miembros del consejo como complementos y mantener una mentalidad abierta y flexible en sus respuestas al consejo.
Es prudente que los ejecutivos de la C-suite reconozcan que una de las responsabilidades del consejo es la planificación de la sucesión. Los ejecutivos de la C-suite a veces animan a los altos directivos a hacer presentaciones ante el consejo para dar a éste la oportunidad de seguir desarrollando una cantera de talento directivo interno.
Roles y responsabilidades de la alta dirección
Si bien los ejecutivos de la C-suite tienen la autoridad y responsabilidad finales, los altos directivos también desempeñan un papel importante en la implementación de los planes estratégicos del consejo. Los altos directivos planifican y dirigen el trabajo de grupos e individuos. Los altos directivos supervisan departamentos como contabilidad, marketing, ingeniería, atención al cliente y operaciones.
Los altos directivos deben ser capaces de tomar medidas correctivas cuando sea necesario, ya sea directamente o a través de los directivos de nivel inferior. Deben aprobar la contratación y el despido de personas y respetar las limitaciones presupuestarias de su departamento. Los altos cargos deben tener claros sus objetivos y prioridades. A veces, su función requiere que colaboren con otros departamentos para ejecutar plenamente sus funciones.
Resumen final de las funciones y responsabilidades de los consejos de administración y los directivos
Ninguna función en una empresa es más importante que otra. Todos los grupos y departamentos deben trabajar juntos por el bien de la empresa. Además de que cada director y gerente de la junta directiva cumpla con sus propias funciones y responsabilidades, hay varias responsabilidades que todos comparten, entre ellas la de ser personas con honestidad e integridad.
Actuar con responsabilidad significa construir relaciones estrechas que tengan límites responsables de independencia y profesionalidad. Cada persona (rol) es responsable de sus propias acciones y debe ser consciente de las acciones de sus homólogos. En general, cuando cada persona actúa en el mejor interés de la organización, la corporación sirve mejor al interés público.