El marco de gobierno de datos de la DGI

He leído cientos de artículos, libros y blogs sobre gobierno de datos y gestión de datos maestros (MDM). Todos ellos son buenos, algunos proporcionan grandes detalles sobre cómo hacer esto o cómo hacer aquello, algunos proporcionan una buena visión de lo que se puede esperar de otros que están involucrados con el gobierno de datos y MDM, pero pocos de ellos hablan de lo que usted necesita hacer para estar preparado para ser el campeón de datos de su organización.

Sólo porque leas un libro, un artículo o un blog que te dé instrucciones paso a paso sobre lo que hay que hacer para abordar un área específica de gobierno o MDM no significa que estés mentalmente listo o preparado para ejecutar. Antes de emprender cualquier acción, debe decidir y sentirse muy cómodo con la idea de que quiere ser el próximo «campeón de datos» de su organización. Es imperativo que te detengas, des un paso atrás y te hagas estas preguntas: «¿Estoy totalmente preparado? Estoy mentalmente preparado?».

Es muy similar a la pregunta que Ryan Seacrest hace a la gente en el popular programa de televisión American Idol. «¿Así que crees que puedes ser el próximo American Idol?». ¿Estás preparado para enfrentarte al público? ¿Estás preparado para enfrentarte a Randy, Paula y Simon (que podrían representar fácilmente a un usuario empresarial)? Diablos… ¡¿Puedes siquiera cantar?! La mayoría de la gente va a ese programa con la mayor sensación de esperanza, pasión, confianza y preparación que he visto nunca. Pero sólo un puñado de ellos sabe cantar. Pero cantar no es lo importante para ser un campeón de datos. Son los otros atributos los que te preparan para el rollo. No te preocupes, aunque a estas alturas todavía no estés seguro de estar preparado, al final de este artículo te tendremos preparado para enfrentarte y dominar el mundo de los datos ¡aunque no sepas cantar!

En cualquier caso, ¿qué es un campeón de datos? Mi definición de un campeón de datos es alguien que sirve de enlace con el negocio, las TI y los proveedores de terceros. Les apasiona y promueven los conceptos de gobernanza y gestión de datos. Son responsables de impulsar la visión de un programa, desarrollar e implementar directrices, procedimientos y procesos sólidos, garantizar la mejora de la calidad de los datos a través de la administración de datos, mitigar la falta de cooperación y los problemas de datos que impactan en el negocio, ayudar con los problemas técnicos y alinear la TI con los objetivos del negocio que ofrecen valor comercial mediante el desarrollo de plazos realistas para la obtención de datos.

La función de campeón de datos es una función empresarial dedicada a tiempo completo. Requiere a alguien que tenga conocimientos tanto de TI como de negocios, alguien que pueda trabajar bien con otros y construir relaciones según sea necesario.

Bien, ahora tienes la definición de un campeón de datos. Pero antes de que me meta de lleno y le diga lo que tiene que hacer para prepararse, tiene que asegurarse de que las siguientes cosas en su organización están en su lugar antes de comprometerse con el papel de campeón de datos. Necesitarás lo siguiente:

Patrocinio de nivel superior – Si no tiene una persona de negocios, la palabra clave es negocios, que tenga la autoridad delegada del CEO de la empresa para ejecutar este esfuerzo, huya tan lejos y tan rápido como pueda. El programa está condenado desde el principio. Los programas de gobierno de datos y MDM, no son proyectos, no son iniciativas impulsadas por TI. Son iniciativas impulsadas por el negocio, creadas para permitir el valor del negocio. Uf… ya lo he dicho, y me siento mejor. No me malinterpreten… no tengo nada en contra de las TI o de los CIO. Incluso creo que un CIO puede asociarse como patrocinador junto a una persona de negocios, pero el CIO no puede ser el patrocinador por sí mismo.

Compromiso del CIO – Necesita el compromiso del CIO porque una parte significativa de este esfuerzo requerirá servicios y recursos de TI. El CIO debe estar interesado en participar ya que hay beneficios a corto y largo plazo para su organización si el programa de gestión de datos se hace bien.

El apoyo de su jefe – Obviamente es importante para cualquiera tener un jefe. Pero es más importante que su jefe crea en usted y le apoye como campeón de datos. Su jefe debe entender la visión del programa y creer firmemente que el programa que su organización está construyendo puede tener éxito y ofrecerá un valor empresarial significativo a corto y largo plazo. Es igualmente importante que usted crea y confíe en que su jefe le cubre la espalda e irá hasta el fin del mundo para defenderle cuando la oscuridad caiga sobre su mundo.

Algunas cosas más sobre su jefe. Él o ella debe ser un miembro activo del programa. Una vez que tengas un comité creado, tu jefe debe ser un miembro. Debes reunirte regularmente con tu jefe y asegurarte de que está al 100% en la misma página contigo en lo que respecta a las tareas, el progreso, las preocupaciones o los problemas. Además, nunca debe haber sorpresas. Sé sincero y comunica los problemas o preocupaciones reales lo antes posible.

Ahora que entiendes la definición de un campeón de datos y la necesidad de tener una base de apoyo, vamos a hablar finalmente de ti y de lo que necesitas hacer para prepararte para ser un campeón de datos.

Para tener éxito como campeón de datos de un programa de gobierno de datos o MDM necesitas lo siguiente:

• Estar educado en el tema
• Estar inspirado
• Ser capaz de crear una visión consistente y venderla a ti mismo
• Ser capaz de vender la visión a otros
• Ser capaz de desarrollar y mantener relaciones
• Ser capaz de escuchar, pedir opiniones y hacer frente a las objeciones
• Ser capaz de involucrar a otros – no puedes hacerlo tú solo
• ¡Ser optimista, esperanzado y paciente!

Informarse sobre el tema
Este tema es probablemente el más fácil de todos. Basta con coger unos cuantos libros sobre gobierno de datos, calidad de datos y gestión de datos maestros y empezar a leer. Recomiendo encarecidamente la lectura de The Corporate Information Factory, Master Data Management and Customer Data Integration for a Global Enterprise, Enterprise Knowledge Management: The Data Quality Approach. También recomiendo leer algunos libros de motivación y de comunicación empresarial, ya que este tipo de libros tienden a prepararte mentalmente para cualquier cosa en la vida. Echa un vistazo al autor Carmine Gallo, que tiene unos cuantos libros que cubren estas áreas.

Además de los libros, lee blogs, artículos y asiste a todos los seminarios y conferencias que puedas. En las conferencias, es importante asistir a tantos casos prácticos como puedas. Los estudios de casos te dan una imagen de los retos, éxitos y fracasos del mundo real. Te ayudarán a elaborar la visión del programa de tu organización.

Por último, haz contactos, contactos y más contactos. Haga tantos amigos como sea posible y comparta sus pensamientos e ideas con los demás. No hay ideas malas. He conocido a algunas de las personas más enérgicas y con más conocimientos durante mis sesiones como ponente en las conferencias.

Para estar inspirado

Enciende un fuego en tu corazón antes de encender uno en el suyo – Carmine Gallo, Autor

Así que te levantas cada mañana, te miras al espejo y dices ¿qué? ¿Dices algo en absoluto? Todas las mañanas, y digo todas las mañanas, me miro al espejo y me digo: «Hoy voy a tener una sensación de esperanza, confianza y optimismo. No hay obstáculos, sólo retos. Es para lo que vivo». ¡¡¡BAM!!! Estoy inspirada. Sólo se necesitan unos minutos cada día para ponerme en marcha para una jornada de 8 a 12 horas.

Ahora te estarás riendo, o incluso pensando que estoy loca ante la idea de inflarme por la mañana, pero funciona. Vas a tener días malos como campeón de datos. Créeme en esto, y algunos serán peores que otros. Lo único que tienes que hacer es creer que puedes reinventarte cada día. Olvídate de ayer y vuelve a centrar tus esfuerzos y tu energía en el día de hoy. Empieza tu día inspirándote y luego sal a inspirar a otros.

Ser capaz de crear una visión consistente y vendértela a ti mismo
¡Genial! Así que ahora estás inspirado y estás listo para patear algunos culos. Pero espera… ¿tienes una visión? En 1980 había una película llamada The Blues Brothers. En ella, había una escena clásica en la que Jake y Elwood Blues estaban en una iglesia asistiendo a un sermón de gospel rockero del reverendo Cleophus James (alias el padrino del soul, James Brown) y el reverendo decía: «¿Ves la luz? ¿Pueden ver la luz?». Bueno, como dice la historia, Jake y Elwood vieron la luz. Encontraron su visión, creyeron y se convirtieron en la mejor banda de rhythm and blues de la historia. Ignora el hecho de que fueron a la cárcel al final de la película. Usted está perdiendo el punto. Ellos tenían visión.

Uno de los rasgos de éxito de un buen defensor de los datos es que tienen visión, la entienden y pueden venderla. No tienes que crear la visión tú mismo. Le recomiendo encarecidamente que trabaje con otros dentro de su organización para desarrollar una visión de cómo va a implementar con éxito un programa de gobierno de datos o MDM. Una vez creada la visión, hay que basarse en ella y ampliarla para mantenerla. Tu visión debe ser sencilla, para que cualquiera pueda entenderla. Para mi visión, tomé la palabra visión y creé 6 palabras simples.

Valioso
Información
Servicio
Individual &
Organizativo
Necesidad

¡Eso es! Es tan sencillo como eso. Piensa en ello. Mi visión es entregar información valiosa que esté al servicio de la necesidad individual y organizacional. Esto es simple, pero poderoso, y tanto la gente de negocios como la de TI pueden entenderlo. Y lo que es más importante, ¡yo creo en ello!

Otra forma de ver lo que realmente dice esta afirmación es: «No se trata de ti o de lo que logras; se trata de lo que puedes hacer por los demás». Una de las principales funciones diarias de un campeón de datos es encontrar formas de aportar valor empresarial a las personas o a la organización. Nunca hablo de TI o de herramientas de TI cuando hablo con la gente sobre mi VISIÓN. Hablo de cómo la visión aporta valor empresarial a los demás para que puedan hacer mejor su trabajo. A un usuario de negocio le importa poco la herramienta ETL o de calidad de datos que esté utilizando. Les importa una cosa y sólo una cosa. Dónde está el valor de negocio?

Independientemente de si usas mi definición de VISIÓN o no, debes tener una VISIÓN propia y debes creer en ella al 1000% todos los días.
Para poder vender la visión a otros
Bien, ahora estás inspirado y tienes tu visión y eres un creyente. Ahora hay que venderla a los demás. En primer lugar, tienes que elaborar tu discurso de ascensor. Un discurso de ascensor es un resumen de una idea para un producto, servicio o proyecto. El nombre de «discurso del ascensor» refleja el hecho de que un discurso del ascensor puede ser entregado en el tiempo de un viaje en ascensor (digamos, treinta segundos o 100-150 palabras). Necesitará un discurso de 30 segundos, de 3 minutos, de 15 minutos y de 30 minutos. Debe asegurarse de que cada discurso tenga un mensaje coherente y refleje su visión. Cuanto más eficaz sea el discurso, más receptiva será la gente y probablemente querrá saber más.

Puedes dar estos discursos en el ascensor, caminando por el pasillo, en los campos de golf y en la comida (intenta no hablar más de 3 minutos en la comida ya que suele ser un momento en el que los demás no quieren hablar de trabajo). Otra buena forma de vender la visión es intentar que te inviten a tantas reuniones internas como sea posible. Las reuniones te brindan la oportunidad de pronunciar tu discurso de 15 o 30 minutos y de obtener algunos comentarios de usuarios reales. Si tiene problemas para entrar en reuniones más grandes con audiencias más amplias, trabaje con sus grupos de comunicación interna o de marketing, ya que suelen participar en la organización de muchas reuniones.

Cuando pronuncie su discurso de 15 o 30 minutos, debe dedicar tiempo a personalizar una pequeña parte de su discurso para mostrar cómo su visión puede tener un impacto directo en su audiencia. Píntales una imagen contando una historia con ejemplos del mundo real. Supongamos que te presentas ante un equipo de ventas. Su declaración de visión inicial es la misma; sin embargo, puede mostrar cómo el programa podría ofrecer una visión de 360 grados del cliente con relaciones entre padres e hijos. Estos datos pueden ayudar al departamento de ventas a filtrar las listas de clientes potenciales, crear campañas de marketing eficaces y ayudarles a alcanzar sus objetivos de ventas cruzadas, ventas adicionales y mayor cuota de mercado. Esto es poderoso y cautivará a su audiencia, facilitando que recuerden sus puntos clave. Por favor, tenga mucho cuidado de no crear expectativas. Sólo les estás dando ejemplos de las posibilidades.

Ser capaz de desarrollar y mantener relaciones
El mayor reto de un campeón de datos es desarrollar y mantener relaciones. Dependiendo del tamaño de su organización y de la cantidad de fuentes de datos con las que pueda tener que trabajar, cada fuente de datos pertenece a una división o a una unidad que es propiedad y está gestionada por alguien que no es usted. Y, en algún momento, tendrá que trabajar con esa persona.

Comience por identificar primero a las personas adecuadas, sus divisiones o unidades de negocio, sus supervisores, sus fuentes de datos, etc., y haga una lista. Revise la lista con su(s) patrocinador(es), su CIO y su jefe y determine una estrategia sobre a quién dirigirse primero, quién hará el primer contacto y quién programará la reunión.

En la mayoría de los casos, necesitará la ayuda de su(s) patrocinador(es), el CIO o su jefe para que le abran algunas puertas. Esto es normal y, al mismo tiempo, puede ser beneficioso y educativo para usted.

1. Los altos ejecutivos parecen entenderse en un nivel totalmente diferente y normalmente pueden entrar en el calendario de los demás con bastante facilidad. Lo hacen de forma sencilla y se reúnen durante 15 minutos. Discuten la visión del programa y explican, en términos de salón de juegos, el valor comercial que el programa aportará a la organización y a su división. La mayoría de los ejecutivos entienden que hay un bien mayor para ayudar a la empresa a lograr los objetivos corporativos, incluso si esto significa que puede erizar algunas plumas en las trincheras de abajo.
2. Acabas de obtener una visión de primera mano de cómo se comunican los altos ejecutivos. Tome notas, escuche y aprenda. Es una verdadera forma de arte.
3. Acaba de ser presentado a un ejecutivo de alto nivel, y ahora sabe que usted es el «campeón de los datos» y lo que tiene que hacer. Esto le será útil cuando tenga que reunirse con una persona que trabaje en el organigrama de este alto ejecutivo. Como parte de su discurso de ascensor de 30 segundos, puede incluir lo siguiente: «Nos hemos reunido con el señor Fulano de Tal y está de acuerdo con esto».

Cuando se le encargue desarrollar relaciones por sí mismo, simplemente recuerde lo siguiente:

• Reunirse cara a cara si es posible.
• Utilizar el discurso de ascensor adecuado en el momento adecuado.
• Ser lo menos invasivo posible.
• Recuerde que las personas con las que intenta establecer relaciones también tienen trabajo
• Intente reunirse a una hora que sea conveniente para ellos, no para usted
• No tenga miedo de pedir reunirse fuera del lugar de trabajo. Invítelos a almorzar y pague por ello o juegue al golf. Lo que sea que funcione para usted.
• Si al principio no tiene éxito, inténtelo de nuevo. Luego, si fracasas, busca el consejo de tu jefe.

Es igualmente importante mantener las relaciones que tienes. Aquí tienes algunos consejos:

• Aprecia y valora las relaciones que haces.
• No las des por sentado.
• Discute cualquier problema que pueda surgir. Si tiene problemas no resueltos, enfréntese a ellos y no espere que desaparezcan sin enfrentarse a ellos. Los problemas no resueltos pueden acabar arruinando la relación.
• Respeta a las personas y no seas grosero.
• Responde a las llamadas telefónicas, los correos electrónicos y los mensajes de texto.
• Controla tu comportamiento. ¡No pierdas la calma!

No es fácil crear y mantener relaciones. Hay varios buenos libros sobre cómo hacerlo bien, pero espero haberte dado suficiente información por ahora para ayudarte a determinar el mejor enfoque para empezar a crear relaciones dentro de tu organización.

Ser capaz de escuchar, pedir opiniones y lidiar con las objeciones
Es tu primera reunión real con una de tus relaciones nuevas o existentes. Has dado tu discurso de 30 o 3 minutos, has explicado cómo este programa podría ayudarles y no te ha echado de su oficina. Bien – ¡en realidad muy bien! Entonces, ¡qué es lo siguiente! Escuchar y aprender.

En este punto, la persona que está sentada frente a ti tiene un millón de pensamientos corriendo por su cabeza. Empezará a hablar y a decirte lo que piensa. Escucha y aprende. Una vez leí un artículo que decía: «¡Nunca he aprendido nada por escucharme hablar!». Es muy cierto. Tu relación sólo puede crecer si escuchas y aprendes de tu interlocutor. Comprende lo que está diciendo, siente su emoción, observa sus reacciones y anota los puntos clave que estás escuchando. Si te hace una pregunta, responde de forma abierta y honesta y asegúrate de que entiendes completamente la pregunta antes de responder.

Si por alguna razón la persona con la que está hablando rechaza la idea de su VISIÓN y se opone a permitir que cualquier información que pueda tener salga de su mundo, simplemente sonría y diga: «Muchas gracias por su tiempo. Entiendo lo valioso que es. Realmente aprecio toda la información que ha compartido conmigo hoy». Esto ocurre de vez en cuando, y lo peor que puedes hacer es luchar contra ello. Salir con una buena nota es fundamental para dar la vuelta y tener otra oportunidad de hacer que esta relación suceda. Documenta tu reunión y reúnete con tu jefe para determinar los próximos pasos. Eso es todo lo que puedes hacer por ahora.

Para ser capaz de involucrar a otros – no puedes hacerlo tú mismo
Cubro esto en todas mis sesiones cuando hablo. Ser un campeón de datos de un programa de gobierno de datos y MDM es una empresa enorme. ¡No hay manera de que puedas hacerlo todo por ti mismo!

Tienes que ser realista sobre lo que puedes o no puedes hacer. La hoja de ruta para el gobierno de los datos por sí sola puede consistir en más de 100 áreas que deben lograrse con el fin de tener un programa totalmente completo y maduro en su lugar. Créame, nadie le va a dejar «hervir el océano» en materia de gobierno de datos, a menos que quiera fracasar. Además, ¡esa no es la visión! Recuerde que la visión es entregar información valiosa que está sirviendo a la necesidad individual y organizacional.

Así que vamos a obtener una lista de elementos que se necesitan para entregar la visión, priorizarlos en orden de mayor valor con un impacto mínimo y traer a la gente adecuada a bordo necesaria para ayudarle a hacer el trabajo. Es muy importante que te rodees de personas positivas que crean en la VISIÓN. El ritmo de progreso se basará en la energía positiva que reciba de su(s) patrocinador(es), comités, colegas, compañeros y socios. Todo el mundo tiene que creer en la VISIÓN.

Piensa en ti mismo como el contratista encargado de construir una casa. Para construir una casa es necesario contar con un arquitecto, un constructor, un fontanero, un electricista, etc. Como contratista, te encargas de asegurarte de que todo el mundo entiende el plan y la visión trazada por el arquitecto. Te aseguras de incorporar a las personas adecuadas en el momento oportuno. Tienes que hacer que las cosas avancen hacia su finalización y asegurarte de que se hacen dentro del presupuesto. Supervisa la calidad y se ocupa de los problemas a medida que se van encontrando, y resuelve los problemas inesperados tomando decisiones por sí mismo o consultando a otros cuando es necesario. Para conseguirlo, es necesario no intervenir, pero habrá momentos en los que será necesario intervenir. Usted sabrá cuándo hacer una cosa o la otra.

Entonces, ¿quién debe participar en su programa de gobierno de datos o MDM? A veces son los consultores, a veces es el aprovechamiento de los recursos internos, a veces es la gente de negocios. Tienes que aprovechar tus relaciones y determinar quién es el equipo adecuado en este momento para realizar el trabajo actual sobre la mesa para ofrecer el valor empresarial prometido. Sólo hay unas pocas personas que yo consideraría en cada tarea: un director de proyecto, un analista de negocio, un director de TI, un arquitecto de datos, administradores de datos y un modelador de datos. No mucho más. ¡Demasiados chefs en la cocina no garantizarán una comida de calidad!

También necesitarás algo de ayuda externa de empresas de consultoría. En las presentaciones que hago, digo que hay ventajas y desventajas en el uso de pequeñas y grandes empresas de consultoría. Las empresas de consultoría más grandes son buenas para los proyectos rápidos «big bang» que necesitan hacerse lo antes posible para entregar ganancias rápidas para su programa. Las empresas consultoras más pequeñas son realmente buenas para pasar tiempo de calidad en las trincheras con usted y permitirle aprender en el trabajo mientras construye partes de su programa. Además, no tenga miedo de utilizar ambos métodos. No hay nada que diga que una vez que elijas una empresa no puedas cambiar a otra. Yo utilicé ambas y las dos funcionaron muy bien para nuestras necesidades.

Por último, para aquellos de ustedes que son empleados a tiempo completo o consultores, si su organización trae una empresa de consultoría para derribar una parte de su programa, por favor no lo tome como algo personal. Esto no tiene nada que ver con su capacidad para hacer su trabajo. Tiene todo que ver con la entrega de la VISIÓN. Recuerde que no se trata de usted. Se trata de cómo ayudar a ofrecer un valor empresarial que sirva a los demás en el menor tiempo posible. Así que la pregunta es «¿Cómo puedes ayudar?».

Ser optimista, esperanzado y paciente
Oh, estamos al final. Un suspiro de alivio, ¡uf!

¿Recuerdas cuando te dije que despertaras y te inspiraras? Lo decía en serio; sin embargo, cuando estás en el trabajo las cosas cambian. Independientemente de los cambios que puedan ocurrir, un campeón de datos deberá reforzar una perspectiva optimista cada minuto de cada día mientras esté involucrado en el programa.

Hay que pensar con optimismo. Necesita hablar consigo mismo de manera optimista para construir su energía positiva y su confianza. Hablar con optimismo dará a los demás la confianza para seguir la VISIÓN.

Sí, te toparás con gente negativa con comentarios negativos, y sí puedes toparte con un grupo de personas que son un constante bloqueo en el camino, y sí puedes terminar teniendo que trabajar con alguien que ve lo sombrío en todo.

Tenga paciencia con los que no creen. No dejes que su negatividad llene tu VISIÓN. La vida es muy corta y hay mucho que hacer. Mientras estés inspirado, seas optimista, confíes en ti mismo, tengas esperanza y puedas ser paciente, serás un campeón de datos muy exitoso; y quienes te sigan también compartirán el mismo éxito.

¿Así que quieres ser un campeón de datos? Espero haberte ilustrado sobre algunos de los requisitos que se necesitan para prepararse para ser un buen campeón de datos. Probablemente será uno de los papeles más desafiantes que puedas asumir, pero créeme cuando te digo que las recompensas y las experiencias bien valen los riesgos. Te deseo suerte y éxito y no dudes en enviarme comentarios sobre este artículo.