1. Póngalo por escrito. Póngalo por escrito.
Aunque los acuerdos verbales son legales y vinculantes en muchas situaciones, a menudo son difíciles de hacer cumplir en los tribunales (y en algunas situaciones, no son ejecutables en absoluto). En el mundo de los negocios, la mayoría de los acuerdos deben hacerse por escrito aunque la ley no lo exija. Un acuerdo escrito es menos arriesgado que un acuerdo oral, porque tienes un documento que detalla claramente los derechos y obligaciones de cada parte en caso de confusión o desacuerdo.
2. Al contrario de lo que piensan la mayoría de los abogados, no hace falta un montón de «aquí» y «parte de la primera parte» para que un contrato tenga validez. En su lugar, cree frases cortas y claras con títulos de párrafos sencillos y numerados que alerten al lector de lo que hay en el párrafo.
3. Trate con la persona adecuada.
No pierda el tiempo negociando un acuerdo comercial con un subalterno que tiene que dar el visto bueno a todo con el jefe. Si percibe que esto ocurre, solicite con educación pero con firmeza que le pongan en contacto con la persona responsable. Asegúrese de que la persona con la que negocia tiene autoridad para obligar a la empresa y tiene un gran interés en asegurarse de que la empresa cumple sus obligaciones en virtud del acuerdo. Si no está seguro de quién es, pregunte. En una empresa pequeña, puede ser uno de los propietarios; en una organización más grande, puede ser el director general o el director de operaciones.
4. Identifique correctamente a cada una de las partes.
Le sorprendería saber con qué frecuencia los empresarios se equivocan en este aspecto y lo importante que es. Es necesario incluir los nombres legales correctos de las partes del contrato para que quede claro quién es responsable de cumplir con las obligaciones del acuerdo (y contra quién tienes derechos legales si las cosas van mal). Por ejemplo, si una empresa está organizada como una LLC o una corporación, identifíquela por su nombre legal correcto -incluyendo el sufijo Inc. o LLC- y no por los nombres de las personas que están firmando el acuerdo en nombre de la empresa.
5. Explique todos los detalles. Explicar todos los detalles.
El cuerpo del acuerdo debe detallar los derechos y obligaciones de cada parte. No dejes nada fuera; si discutís algo verbalmente y os dais la mano, pero no está en el contrato, será casi imposible hacerlo cumplir. En el mundo del derecho contractual, los jueces (con algunas excepciones) sólo pueden interpretar un contrato a partir de sus «cuatro esquinas», no de lo que las partes se dijeron entre sí. Si te olvidas de incluir algo, siempre puedes crear una breve enmienda por escrito. O, si no ha firmado el acuerdo, puede escribir a mano el cambio en el contrato. Si las partes ponen sus iniciales en el cambio, éste pasa a formar parte del contrato.
6. Especifique las obligaciones de pago.
Especifique quién paga a quién, cuándo deben realizarse los pagos y las condiciones para realizarlos. Como puedes adivinar, el dinero suele ser un tema conflictivo, así que esta parte debe ser muy detallada. Si vas a pagar a plazos o sólo cuando el trabajo esté terminado a tu satisfacción, dilo y enumera las fechas, horas y requisitos. Considera incluir también la forma de pago. Mientras que algunas personas pueden estar de acuerdo con un cheque de empresa o una tarjeta de crédito de empresa, otras pueden querer un cheque de caja o incluso dinero en efectivo.
7. Acuerda las circunstancias que dan por terminado el contrato.
Tiene sentido establecer las circunstancias en las que las partes pueden terminar el contrato. Por ejemplo, si una de las partes incumple demasiados plazos importantes, la otra parte debería tener derecho a rescindir el contrato sin estar en el punto de mira legalmente por incumplir (violar) el acuerdo.
8. Acuerde una forma de resolver las disputas.
Escriba en su acuerdo lo que usted y la otra parte harán si algo va mal. Puedes decidir que vas a gestionar tu disputa a través de un arbitraje o una mediación en lugar de ir a los tribunales, lo que lleva mucho tiempo y dinero.
9. Elija una ley estatal que rija el contrato.
Si usted y la otra parte están ubicados en diferentes estados, debe elegir sólo una de las leyes de su estado para que se aplique al contrato y así evitar peleas legales pegajosas más adelante. Además, es conveniente que especifique dónde va a mediar, arbitrar o emprender acciones legales en virtud del contrato. Esto le simplificará la vida si surge una disputa.
10. Mantenga la confidencialidad.
A menudo, cuando una empresa contrata a otra para que le preste un servicio, la otra empresa tendrá conocimiento de información comercial sensible. Su acuerdo debe contener promesas mutuas de que cada parte mantendrá en estricta confidencialidad cualquier información comercial de la que tenga conocimiento durante la ejecución del contrato.