Cómo escribir un correo electrónico de factura vencida

Los pagos atrasados van a ocurrir. Es un hecho del negocio – y no hay mucho que puedas hacer para controlarlo. Lo que puede controlar, sin embargo, es cómo responder a ellos.

Hemos hablado de cómo escribir correos electrónicos de facturas de calidad que le harán pagar antes. Sin embargo, qué ocurre cuando hay una cuenta que lleva 30 días de retraso.

O 60 días.

O 90 días.

En ese momento, es posible que no esté de humor para bromas. Así que, ¿cómo pueden las comunicaciones ayudar a convertir estas cuentas en cuentas recibidas?

Aquí, hablaremos de las mejores prácticas para las cuentas vencidas y proporcionaremos algunos ejemplos de correos electrónicos de facturas vencidas.

Primer correo electrónico de facturas vencidas

Una vez que una cuenta está vencida, es importante enviar un correo electrónico tan pronto como pase la fecha de vencimiento. Eso proporciona una sensación de inmediatez. El tono debe ser cordial pero firme. A menudo, las cuentas atrasadas son simplemente un descuido, por lo que un recordatorio profesional será mejor recibido.

En general, el correo electrónico debe ser:

• Formal – Se trata de un asunto importante que debe tomarse en serio.
• Directo – Vaya al grano, rápidamente.
• Claro – Defina las ramificaciones de la morosidad, como los cargos por retraso.

Email de factura vencida a 60 días

Si una cuenta tiene 60 o más días de retraso, la probabilidad de que se pague disminuye significativamente. En este punto, su correo electrónico debe ser fuertemente redactado e incluir llamadas telefónicas de seguimiento. Debe enviarse al contacto principal y a un gerente si es posible.

A los 60 días, el correo electrónico debe ser:

• Negrita – Incluya un lenguaje que refleje la importancia del problema, como «requiere su atención inmediata».
• Urgente – Es necesario tomar medidas y hacerlo ahora.
• Flexible – Ofrezca planes de pago si es necesario.
Ejemplo
Estimado Jeff,
Esto es para informarle de que su cuenta está atrasada 60 días. Esto requiere su atención INMEDIATA.
Número de cuenta Fecha de vencimiento Importe (incluye X de recargo por retraso)
Puede realizar un pago aquí: Opciones de pago
Por favor, indíquenos el estado de su pago. Si necesita establecer un plan de pago o tiene cualquier otra pregunta, por favor póngase en contacto conmigo en el XXX-XXX-XXXX.
La morosidad continuada hará que cerremos su cuenta y la remitamos a una Agencia de Cobros.
Le agradecemos que se ocupe de este asunto.
Sinceramente,
John

Email de factura vencida a 90 días

Ahora está a punto de contactar con una agencia de cobros y hay verdaderas preocupaciones de que no se le pague. Hay consecuencias reales ahora y podría haber ramificaciones legales.

Este correo electrónico debe ser:

• Firme – No hay más bromas que tener.
• Claro – Cualquier paso legal que pueda tomar debe ser explicado.
• Curt – Cuantas menos palabras mejor. No hay que andarse con rodeos.
Ejemplo
Estimado Jeff,
Esta es una carta extremadamente importante y requiere su INMEDIATA ATENCIÓN.
Nos hemos puesto en contacto con usted en numerosas ocasiones en relación con una cuenta atrasada de 90 días.
Número de cuenta Fecha de vencimiento Importe (incluye X de recargo por demora)
Si la cuenta no se salda antes de XXXX, la cuenta se remitirá a una agencia de cobros.
Puede evitar esto remitiendo su pago lo antes posible. Si tiene más preguntas, póngase en contacto conmigo en el número XXX-XXX-XXXX.