¿Cómo sabe si las facturas de los proveedores que está pagando son correctas, ya sea accidentalmente o a propósito? La respuesta es el sistema de concordancia a tres bandas. Así es como funciona.
Paso 1: Orden de compra
Convierta en norma que su empresa no compre nada sin tener una orden de compra preparada de antemano e introducida en sus registros contables. Se acabaron las compras espontáneas cuando de repente se encuentra escaso de materiales
Una vez firmada por el proveedor, la orden de compra es un documento legalmente vinculante. Debe especificar:
– Los nombres y las cantidades de los artículos que se van a comprar
– El precio de los artículos
– La fecha de entrega
Paso 2: Informe de recepción
Todos los suministros que se compran se registran en el inventario y el personal de recepción rellena un formulario. Este informe se introduce en el software de contabilidad o se pone a disposición del personal de cuentas por pagar.
Un informe de recepción típico incluye:
– Fecha y hora de entrega
– Número de orden de compra
– Nombre del proveedor y/o de la empresa de transporte
– Descripción de cada artículo recibido
– Cantidad de cada artículo recibido
– Estado de los artículos recibidos (necesario para la devolución de artículos dañados)
Paso 3: Factura del proveedor
La factura enviada por el proveedor debe coincidir tanto con la orden de compra como con el informe de recepción en cuanto a nombres de artículos, cantidades y precios. Es responsabilidad de Cuentas por Pagar asegurarse de que estos tres documentos coinciden – y si no lo hacen, averiguar por qué no.
Las discrepancias pueden resolverse haciendo que el proveedor emita una factura revisada, o en algunos casos un abono.
Beneficios e Inconvenientes
Los beneficios de la concordancia a tres bandas son obvios: la prevención de errores humanos o fraudes que podrían resultar en pérdidas financieras para su empresa.
En el lado de los inconvenientes, el proceso de concordancia a tres bandas puede consumir mucho tiempo para las cuentas por pagar. Esto podría conducir a retrasos en el pago, lo que resulta en cargos por retraso y la descalificación para los descuentos por pago anticipado. Considere estos consejos de contabilidad para hacerlo más eficiente:
– Un software que automatice la generación de órdenes de compra e informes de recepción, y los integre con Cuentas a Pagar
– No requerir la concordancia de 3 vías para facturas recurrentes o de bajo importe
– Permitir que el personal de Cuentas a Pagar apruebe las facturas si los importes de la orden de compra y de la factura están dentro de unos pocos puntos porcentuales de coincidencia
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