¿Sueles ser puntual o llegar tarde? Terminas las cosas en el tiempo estipulado? Entregas tus informes/trabajos a tiempo? Eres capaz de cumplir con lo que quieres hacer antes de las fechas límite? Eres un buen gestor del tiempo?
Si tu respuesta es «no» a alguna de las preguntas anteriores, significa que no estás gestionando tu tiempo tan bien como quisieras. Aquí tienes 20 consejos de gestión del tiempo que te ayudarán a gestionarlo mejor:
Crea un plan diario
Planifica tu día antes de que se desarrolle. Hazlo por la mañana o incluso mejor, la noche antes de dormir. El plan te da una buena visión general de cómo se desarrollará el día. Así, no te pillará desprevenido. Tu trabajo para el día es ceñirte al plan lo mejor posible.
Aquí tienes cómo crear una lista de tareas pendientes que potencie al máximo tu productividad.
Asigna un límite de tiempo a cada tarea
Toma en cuenta que necesitas terminar X tarea antes de las 10 de la mañana, Y tarea antes de las 3 de la tarde y Z elemento antes de las 5:30 de la tarde. Esto evita que tu trabajo se alargue y se coma el tiempo reservado para otras actividades.
Usa un calendario
Tener un calendario es el paso más fundamental para gestionar tus actividades diarias. Si usas outlook o lotus notes, el calendario viene como parte de tu software de correo.
Yo lo uso. Es aún mejor si puedes sincronizar tu calendario con tu teléfono móvil y otros hardwares que utilices, de esta manera, podrás acceder a tu agenda sin importar donde estés. Aquí tienes las 10 mejores aplicaciones de calendario para no perder el ritmo.
Descubre más consejos sobre cómo usar el calendario para una mejor gestión del tiempo aquí: Cómo usar un calendario para crear tiempo y espacio
Usa un organizador
Un organizador te ayuda a estar al tanto de todo en tu vida. Es tu herramienta central para organizar la información, las listas de tareas, los proyectos y otros elementos varios.
Estas 15 mejores apps y herramientas de gestión del tiempo pueden ayudarte a organizarte mejor, elige una que se adapte a tus necesidades.
Conoce tus plazos
¿Cuándo tienes que terminar tus tareas? Marca los plazos claramente en tu calendario y organizador para saber cuándo tienes que terminarlas.
Pero asegúrate de no cometer estos 10 errores comunes a la hora de establecer los plazos.
Aprende a decir «No»
No asumas más de lo que puedes manejar. Para las distracciones que llegan cuando estás haciendo otras cosas, da un no firme. O difiérelo a un período posterior.
Leo Babauta, el fundador de Zen Habits tiene algunas ideas geniales sobre cómo decir no: The Gentle Art of Saying No
Objetivo de llegar temprano
Cuando te propones llegar a tiempo, llegarás a tiempo o tarde. La mayoría de las veces llegarás tarde. Sin embargo, si te propones llegar temprano, lo más probable es que llegues a tiempo.
Para las citas, esfuérzate por llegar temprano. Para tus fechas de entrega, preséntalas antes de lo requerido.
Aprende de estos consejos sobre cómo prepararte para llegar temprano, en lugar de sólo a tiempo.
Encajonar tus actividades
Esto significa restringir tu trabajo a X cantidad de tiempo. Por qué el time boxing es bueno para ti? Aquí tienes 10 razones por las que deberías empezar a hacer time boxing.
También puedes leer más sobre cómo hacer time boxing aquí: Consigue hacer lo importante programando bloques de tiempo
Tener un reloj visiblemente colocado delante de ti
A veces estamos tan absortos en nuestro trabajo que perdemos la noción del tiempo. Tener un reloj enorme delante de ti te mantendrá al tanto de la hora del momento.
Configura recordatorios 15 minutos antes
La mayoría de los calendarios tienen una función de recordatorio. Si tienes que asistir a una reunión importante, pon esa alarma 15 minutos antes.
Puedes aprender más sobre cómo los recordatorios te ayudan a recordar todo en este artículo: La importancia de los recordatorios (Y cómo hacer un recordatorio que funcione)
Enfócate
¿Estás haciendo tantas multitareas que no consigues hacer nada? Si es así, céntrate en una sola tarea clave a la vez. La multitarea es mala para ti.
Cierra todas las aplicaciones que no estés utilizando. Cierra las pestañas de tu navegador que te restan atención. Céntrate únicamente en lo que estás haciendo. Así serás más eficiente.
El CEO de Lifehack ha escrito una guía definitiva sobre cómo concentrarse, conoce los consejos: Cómo concentrarte y maximizar tu productividad (la guía definitiva)
Bloquea las distracciones
¿Qué te distrae en tu trabajo? ¿Los mensajes instantáneos? ¿El timbre del teléfono? Los mensajes de texto que aparecen?
Yo apenas uso el chat hoy en día. Las únicas veces que me conecto es cuando no tengo intención de hacer ningún trabajo. Si no, me distrae mucho.
Cuando estoy haciendo un trabajo importante, también apago el teléfono. Las llamadas durante este tiempo se graban y me pongo en contacto con ellas después si es algo importante. Esto me ayuda a concentrarme mejor.
Encuentra más consejos sobre cómo minimizar las distracciones para conseguir más en Cómo minimizar las distracciones para hacer las cosas
Sigue tu tiempo invertido
Cuando empiezas a seguir tu tiempo, eres más consciente de cómo lo inviertes. Por ejemplo, puedes poner un simple temporizador de cuenta atrás para asegurarte de que terminas una tarea en un periodo de tiempo, digamos 30 minutos o 1 hora. La presión del tiempo puede empujarte a mantenerte concentrado y a trabajar de forma más eficiente.
Puedes encontrar más aplicaciones de seguimiento del tiempo aquí y elegir una que te funcione.
No te preocupes por detalles sin importancia
Nunca vas a conseguir que todo se haga exactamente como quieres. Tratar de hacerlo es ser ineficaz.
Tratar de ser perfecto te hace más daño que bien, aprende aquí sobre cómo el perfeccionismo mata tu productividad y cómo deshacerte de la mentalidad perfeccionista.
Prioriza
Ya que no puedes hacerlo todo, aprende a priorizar lo importante y deja de lado el resto.
Aplica el principio 80/20 que es un principio clave en la priorización. También puedes retomar esta técnica para priorizar todo lo que tienes entre manos: Cómo priorizar bien en 10 minutos y trabajar 10 veces más rápido
Delega
Si hay cosas que pueden hacer mejor otros o cosas que no son tan importantes, considera delegar. Esto te quita un peso de encima y puedes concentrarte en las tareas importantes.
Cuando delegas parte de tu trabajo, liberas tu tiempo y logras más. Conoce cómo delegar trabajos de forma efectiva en esta guía: Cómo delegar trabajos (la guía definitiva para líderes exitosos)
Junta tareas similares
Para trabajos relacionados, júntalos.
Por ejemplo, mi trabajo se puede clasificar en estos grupos principales:
- Escribir (artículos, mi próximo libro)
- Entrenar
- Desarrollo de talleres
- Desarrollo de negocios
- Administrativo
Aglutino todas las tareas relacionadas para que haya sinergia. Si tengo que hacer llamadas, asigno una franja horaria para hacer todas mis llamadas. Realmente agiliza el proceso.
Elimina tus pérdidas de tiempo
¿Qué te quita tiempo de tu trabajo? ¿Facebook? ¿Twitter? ¿Comprobar el correo electrónico? Deja de consultarlos tan a menudo.
Una cosa que puedes hacer es dificultar su consulta: elimínalos de los enlaces rápidos / marcadores de tu navegador y mételos en una carpeta de marcadores de difícil acceso. Reemplaza los marcadores de tu navegador con sitios importantes relacionados con el trabajo.
Aunque seguirás revisando FB/Twitter sin duda, verás que es una frecuencia menor que antes.
Corta cuando lo necesites
La razón número uno por la que las cosas se sobrepasan es porque no cortas cuando debes hacerlo.
No tengas miedo de interceptar en las reuniones o trazar una línea para cortar. De lo contrario, nunca habrá un final y sólo te comerás el tiempo para después.
Deja un tiempo de amortiguación entre medias
No empaques todo muy cerca. Deja un tiempo de amortiguación de 5-10 minutos entre cada tarea. Esto te ayuda a terminar la tarea anterior y empezar con la siguiente.
Más consejos para la gestión del tiempo
- 10 formas prácticas de mejorar tus habilidades de gestión del tiempo
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