Crear un formulario de Outlook personalizado es más fácil de lo que crees. Comenzará con una plantilla que ya contiene la mayor parte de la funcionalidad que necesitará. Puede añadir y eliminar campos y controles. Incluso puedes utilizar VBScript para automatizar tareas específicas. Si bien la creación e implementación de un formulario personalizado es fácil, requiere varios pasos y, sólo por eso, puede ser un poco confuso. Te guiaré a través del proceso e incluso te mostraré cómo añadir un poco de magia VBScript.
1: Determina tus necesidades
Siempre comenzarás un formulario personalizado modificando uno de los formularios predeterminados que se muestran en la Figura A. Tal vez los usuarios necesiten un formulario de mensajes o entradas de diario actualizado. Si está compartiendo datos de calendario, probablemente comenzará con un formulario de cita o incluso de tarea. Tendrá que modificar el formulario predeterminado, de eso se trata, pero el predeterminado le ofrece un buen comienzo.
Figura A
Base un formulario personalizado en uno de los muchos formularios predeterminados.
2: Mostrar la ficha Desarrollador
Las herramientas que necesita para personalizar un formulario se encuentran en la ficha Desarrollador de Outlook 2010. Para mostrar esta pestaña, haga clic en la pestaña Archivo y seleccione Opciones en Ayuda. A continuación, haga clic en Personalizar la cinta de opciones en el panel izquierdo, marque Desarrollador en la lista de la derecha (bajo el menú desplegable Personalizar la cinta de opciones) y haga clic en Aceptar.
3: Abrir una plantilla de formulario en la vista de diseño
En el paso 1, determinó su tarea y eligió un formulario existente para personalizarlo. Ahora, está listo para abrir ese formulario en la vista de diseño. Para ello, haga clic en la ficha Desarrollador (paso 2) y haga clic en Diseñar un formulario en el grupo Formularios personalizados. En Outlook 2007, elija Formularios en el menú Herramientas y luego elija Diseñar un formulario. La biblioteca por defecto, la Biblioteca de Formularios Estándar (mostrada en la Figura A), es la biblioteca adecuada. Seleccione Contacto y haga clic en Abrir. Outlook abrirá el formulario predeterminado en la vista de diseño, como se muestra en la Figura B.
Figura B
Empezará con un formulario predeterminado en la vista de diseño.
4: Añadir y cambiar campos
Empezarás con un formulario por defecto y eliminarás lo que no necesites e insertarás lo que sí. Eliminar un campo es fácil: selecciónalo y pulsa . Por ejemplo, seleccione los componentes del fax de empresa (de uno en uno o mantenga pulsado mientras hace clic en cada uno) y pulse para eliminarlos. Para cambiar el texto de la etiqueta de un campo, haga clic con el botón derecho en la etiqueta, seleccione Editar e introduzca el nuevo texto. No todos los campos pueden modificarse o eliminarse; si el fondo es gris y el Selector de campos (mostrado en la Figura B) es visible, puede editar el contenido.
5: Añadir nuevos campos
Para añadir un campo, elija la categoría adecuada en el desplegable del Selector de campos y luego arrastre un campo al formulario. La figura C muestra dos nuevos campos de nombre: Nombre del Asistente y Nombre del Gerente. Si el Selector de campos no está visible, haga clic en Selector de campos en el grupo Herramientas. Si la opción está atenuada, no puede editar (añadir campos) en la página actual. Dedica un poco de tiempo a familiarizarte con los campos disponibles.
Figura C
Arrastrar y soltar nuevos campos en el formulario personalizado.
6: Añadir un campo personalizado
Hay muchos campos predefinidos disponibles, pero puedes crear un campo personalizado cuando sea necesario. Para ello, haga clic en Nuevo en la parte inferior del Selector de campos. Introduzca un nombre para el campo, defina un tipo de datos y especifique un formato utilizando los desplegables Tipo y Formato, respectivamente. Una vez que haya definido el campo, aparecerá en el Selector de campos. Arrástrelo al formulario como lo haría con un campo predefinido.
7: Añadir un control
Utilizando la Caja de herramientas de control, puede añadir cualquiera de los controles con los que está acostumbrado a trabajar: etiqueta, texto, cuadro combinado, cuadro de lista, casilla de verificación, botón de opción, botón de alternancia, botón de comando, etc. Si la caja de herramientas de control no está visible, haga clic con el botón derecho del ratón en el fondo gris del formulario y marque Caja de herramientas de control. A continuación, arrastre y suelte un control en el formulario y actualice el texto de la etiqueta, si es necesario.
Si piensa utilizar VBScript para programar el campo, haga clic en la pestaña Pantalla y dé al control un nombre significativo al que pueda referirse fácilmente más adelante. En la Figura D, he añadido un cuadro combinado y lo he llamado cboDepartamento.
Figura D
Renombrar los controles (y campos) si piensa referirse a ellos en VBScript.
8: Añade un poco de VBScript
Es probable que quieras mejorar el nuevo formulario utilizando VBScript. Por ejemplo, para rellenar el cuadro combinado con una lista de departamentos, haga clic en Ver Código en el grupo Formulario para lanzar el Editor de Script. Luego, en la ventana del Editor de Script, inserte las siguientes líneas:
9: Publique su formulario
Para que alguien pueda utilizar el formulario personalizado, debe publicarlo en una biblioteca o carpeta. Mientras sigue en la vista de diseño, haga clic en Publicar en el grupo Formulario y elija Publicar formulario. (Las opciones Publicar formulario y Publicar formulario como funcionan de forma similar a los comandos Guardar y Guardar como). En el diálogo resultante, elija Carpetas de Outlook en el menú desplegable, haga clic en Examinar y seleccione Contactos. Después de seleccionar la carpeta, haga clic en Aceptar y nombre el formulario NewContactForm, como se muestra en la Figura E. Finalmente, haga clic en Publicar.
Figura E
Designe una carpeta y dé un nombre al formulario personalizado.
Para utilizar el formulario, vaya a Contactos y haga clic en la opción Nuevos elementos del grupo Nuevo (en la ficha Inicio) para acceder al formulario personalizado, como se muestra en la Figura F. El formulario publicado, que se muestra en la Figura G, muestra los nuevos campos y el cuadro combinado rellenado por VBScript. En Outlook 2007, seleccione Formularios en el menú Herramientas y, a continuación, seleccione Elegir formulario.
Figura F
El formulario personalizado estará disponible para su uso en cuanto lo publique.
Figura G
VBScript rellena el cuadro combinado que has añadido al nuevo formulario de contacto.
También puede guardar el formulario personalizado en una biblioteca eligiendo Biblioteca de formularios personales en lugar de Carpetas de Outlook.
10: Convierta el formulario personalizado en el predeterminado
Cuando utilice un formulario personalizado para modificar el formulario predeterminado, debe anular el predeterminado incorporado. Haga clic con el botón derecho del ratón en la carpeta, no en el acceso directo a Contactos, sino en la carpeta Contactos de Mis Contactos, como se muestra en la figura H. Elija Propiedades en el menú contextual resultante. En la pestaña General (la predeterminada), elija la carpeta personalizada en el menú desplegable Al publicar en esta carpeta utilizar y haga clic en Aceptar.
Figura H
