Los programas de Inventario Administrado por el Proveedor (VMI) no son nada nuevo. De hecho, es probable que su organización haya estado ejecutando uno durante 20 años – o más. Sin embargo, es un sucio secreto que el VMI suele ser un derroche. Tal vez se deba a que el control y la gestión del inventario suelen ser una idea tardía; al fin y al cabo, es responsabilidad del proveedor hacer los niveles de inventario. O tal vez se deba a un fallo en los sistemas.
Seguro que gran parte de este despilfarro puede no aparecer en el balance de su organización, pero las grietas pueden ser visibles en métricas como la disponibilidad de piezas, el tiempo de reacción a los pedidos de cambio o incluso las disputas por los precios y el exceso de inventario.
¿Le suena esto? Pues no tiene por qué ser así. Siga leyendo para tener en su mano las claves para ejecutar un programa VMI con éxito.
La comunicación es fundamental
Esto puede parecer evidente, pero la mayoría de las veces la relación entre un proveedor-socio y un OEM depende de lo que NO se dice en relación con un programa VMI.
Seguro que el equipo de la cadena de suministro quiere garantizar la disponibilidad de piezas de calidad dentro de la ventana de entrega especificada, pero la coordinación requiere un flujo de información constante. Por lo tanto, la comunicación es clave; no sólo ayuda a establecer las expectativas, sino que ayuda a descubrir los problemas antes de que repercutan en la calidad, el coste y la entrega.
Esto no puede exagerarse, y empieza por abordar los requisitos de ambas partes. Por ejemplo, ¿cómo se comunicarán entre sí los sistemas del OEM y del socio de fabricación de metales? Además, ¿cuál es el plan de implementación y a quién se le encargará qué productos?
No olvide hablar de las finanzas, ya que esto a menudo se esconde bajo la alfombra y el hecho de no tener lo que puede ser una conversación incómoda puede conducir a problemas importantes en el futuro.
Establezca las expectativas y haga que todos las cumplan
Además de mantener las líneas de comunicación abiertas, la ejecución de un programa VMI exitoso requiere el establecimiento de expectativas claras y luego hacer que todas las partes cumplan con sus compromisos. Para los socios proveedores, esto no sólo significa garantizar el suministro, sino también asegurar los datos de los OEM y utilizarlos para tomar decisiones importantes.
Para los OEM, el énfasis debe ponerse en compartir información fiable. Esto es extremadamente importante, ya que la información en la que no confían las partes interesadas clave de la cadena de suministro dará lugar a problemas como la sobreproducción, la escasez de material o incluso problemas de calidad.
Sólo hay que imaginar el impacto que tendría una información defectuosa en un entorno de cero defectos si no se compartiera con las partes interesadas clave una solicitud de cambio importante o un proceso de prueba. Este error de omisión podría suponer pérdidas millonarias para el OEM y el proveedor-socio y podría acabar agriando lo que era una relación a largo plazo.
Lo mismo ocurre si un proveedor-socio no trata la información compartida por sus clientes de forma confidencial, ya que la filtración de información propietaria podría tener un impacto negativo para ambas partes. Por este motivo, uno de los aspectos críticos para el éxito de un programa de VMI es asegurarse de que las expectativas se establezcan claramente desde el principio.
Es un proceso iterativo
Aceptado, esto puede llegar a ser un poco tópico, pero cuando se trata de llevar a cabo un programa de VMI con éxito, todas las partes implicadas deben verlo como un proceso iterativo. Parte de la inversión en infraestructura necesaria para ejecutar el programa puede permanecer durante años; la gestión del programa es una serie continua de pruebas y ajustes. Esto podría incluir la respuesta a la demanda de los clientes o el ajuste debido a la introducción de nuevos productos; en cualquier caso, se trata de un proceso continuo.
Como tal, nunca se puede asumir que una vez que la tinta se seca en un acuerdo para establecer un programa de VMI que su trabajo está hecho. De hecho, en ese momento es cuando el trabajo de un gestor de la cadena de suministro suele estar empezando.
Conozca sus límites
Uno de los mayores retos de la gestión de un programa VMI es que todas las partes no son completamente conscientes de sus límites. En el caso del proveedor-socio, esto suele manifestarse en forma de promesas que la organización podría no ser capaz de cumplir, al menos no de inmediato.
Aunque esto puede ser una oportunidad de crecimiento, corresponde a los proveedores-socios mantener un diálogo abierto con sus clientes sobre lo que es posible hoy y el plazo para ejecutar las capacidades ampliadas necesarias a largo plazo. Puede ser una conversación difícil de mantener, pero necesaria. Desde la perspectiva de un gestor de la cadena de suministro, mantener estas conversaciones le permitirá comprender mejor la verdadera capacidad de su socio y su enfoque para crecer o expandirse para satisfacer sus necesidades.
Pero no piense que el foco de atención se centra únicamente en su socio de fabricación de metales, ya que los OEM también se enfrentan a su propio conjunto de problemas, algunos de los cuales conoce muy bien. Los responsables de la cadena de suministro también tendrán que ser sinceros sobre lo que pueden y no pueden ofrecer en términos de apoyo. Esto suele tener que ver con la agilidad y el intercambio de datos, pero también podría extenderse al desarrollo de productos, las entregas y los pagos.
Beneficios del VMI
Ejecutar un programa de VMI con éxito puede ser beneficioso para los socios proveedores y los OEM. Para empezar, es una oportunidad para que sus socios de fabricación de metales construyan una relación estratégica a largo plazo, mientras que los OEM pueden obtener un mejor control de los costes y la disponibilidad de los materiales.
Pero no hay que dar por hecho que esto ocurrirá por sí solo. Los gestores de la cadena de suministro con visión de futuro serán proactivos y se centrarán en:
- Las comunicaciones;
- El establecimiento y el seguimiento de las expectativas;
- La mejora continua;
- Saber lo que se puede conseguir -tanto a corto como a largo plazo.
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