Un web content management system controlla una collezione dinamica di materiale web, inclusi documenti HTML, immagini e altre forme di media. Un WCMS facilita il controllo dei documenti, l’auditing, l’editing e la gestione della timeline. Un WCMS ha tipicamente le seguenti caratteristiche:
Modelli automatizzati Crea modelli standard (di solito HTML e XML) che gli utenti possono applicare a contenuti nuovi ed esistenti, cambiando l’aspetto di tutti i contenuti da un posto centrale. Controllo degli accessi Alcuni sistemi WCMS supportano gruppi di utenti, che controllano come gli utenti registrati interagiscono con il sito. Una pagina del sito può essere limitata a uno o più gruppi. Questo significa che un utente anonimo (qualcuno che non ha effettuato l’accesso), o un utente connesso che non è membro del gruppo a cui una pagina è limitata, non può accedere. Espansione scalabile Disponibile nella maggior parte dei WCMS moderni è la capacità di espandere una singola implementazione (un’installazione su un server) su più domini, a seconda delle impostazioni del server. I siti WCMS possono anche essere in grado di creare micrositi/portali web all’interno di un sito principale. Contenuto facilmente modificabile Una volta che il contenuto è separato dalla presentazione visiva di un sito, di solito diventa molto più facile e veloce da modificare e manipolare. La maggior parte dei software WCMS include strumenti di editing WYSIWYG che permettono agli utenti non tecnici di creare e modificare i contenuti. La maggior parte dei software WCMS include plug-in o moduli che possono essere facilmente installati per estendere la funzionalità di un sito esistente. Aggiornamenti degli standard web Il software WCMS attivo di solito riceve aggiornamenti regolari che includono nuovi set di funzionalità e mantengono il sistema in linea con gli attuali standard web. Gestione del flusso di lavoro La gestione del flusso di lavoro è il processo di creazione di cicli di compiti sequenziali e paralleli che devono essere eseguiti nel WCMS. Per esempio, uno o molti creatori di contenuti possono presentare una storia, ma non viene pubblicata fino a quando il copy editor la ripulisce e il caporedattore la approva. Collaborazione Il software WCMS può agire come una piattaforma di collaborazione dove molti utenti recuperano e lavorano sul contenuto. Le modifiche possono essere tracciate e autorizzate per la pubblicazione o ignorate tornando alle vecchie versioni. Altre forme avanzate di collaborazione permettono a più utenti di modificare (o commentare) una pagina allo stesso tempo in una sessione di collaborazione. Delega Alcuni software WCMS permettono a vari gruppi di utenti di avere privilegi limitati su contenuti specifici del sito web, distribuendo la responsabilità della gestione dei contenuti. Gestione dei documenti Il software WCMS può fornire un mezzo per gestire in modo collaborativo il ciclo di vita di un documento dal momento della creazione iniziale, attraverso le revisioni, la pubblicazione, l’archivio e la distruzione del documento. Virtualizzazione dei contenuti Il software WCMS può fornire un mezzo per permettere ad ogni utente di lavorare all’interno di una copia virtuale dell’intero sito web, set di documenti e/o codice base. Questo permette di visualizzare le modifiche a più risorse interdipendenti nel contesto prima dell’invio. Content syndication Il software WCMS spesso aiuta a distribuire il contenuto generando RSS e Atom data feeds ad altri sistemi. Possono anche inviare e-mail agli utenti quando gli aggiornamenti sono disponibili. Multilingua Molti WCMS possono visualizzare il contenuto in più lingue. Versioning Come i sistemi di gestione dei documenti, il software WCMS può implementare il controllo delle versioni, con cui gli utenti controllano le pagine dentro e fuori il WCMS. Gli editor autorizzati possono recuperare le versioni precedenti e lavorare da un punto selezionato. Il versioning è utile per i contenuti che cambiano e richiedono un aggiornamento, ma può essere necessario partire da o fare riferimento a una versione precedente.