Il petty cash, noto anche come denaro contante, si riferisce a piccole quantità di contanti tenuti a portata di mano in un business. (Il termine “petty” deriva da “petite”, ovvero “piccolo”.)Ci sono due ragioni per tenere la piccola cassa:
- Per dare il resto ai clienti o ai pazienti
- Per rimborsare i dipendenti per gli articoli che hanno acquistato per la vostra azienda
- Per pagare i piccoli acquisti che richiedono contanti, come il cibo per il pranzo in ufficio o le forniture di caffè, o per il parcheggio. La maggior parte delle imprese di vendita al dettaglio tengono un cassetto di contanti, così come le pratiche sanitarie.
Il petty cash funziona con il sistema dell’anticipo, in cui c’è una quantità iniziale di denaro messo in un conto, che viene utilizzato per uno scopo specifico (in questo caso, il petty cash). Quando il conto scende al di sotto di un certo importo specificato, il sistema viene rifornito.
Nelle aziende che hanno un bisogno frequente di denaro per le piccole spese, è spesso impostato nel front office con un cassetto o una scatola per le piccole spese, o in un luogo di vendita al dettaglio utilizzando un registratore di cassa. (Sì, alcuni posti usano ancora un registratore di cassa.)
Perché l’economia del contante sta diventando più piccola, e le persone usano di più le carte di debito e di credito per i piccoli acquisti, l’uso di un sistema per le piccole spese (con un “cassetto di cassa”) è diminuito. Ma è ancora essenziale per qualsiasi azienda assicurarsi di contabilizzare tutti i piccoli acquisti in modo da poterli dedurre come spese aziendali.
Come funziona un sistema di cassa comune
Per impostare un sistema di cassa comune, la quantità iniziale di denaro proviene dal conto corrente aziendale.
I dipendenti prendono i soldi dal conto della cassa comune, registrando ogni transazione con data, importo, venditore (chi è stato pagato), e scopo dell’affare.
Ogni acquisto con la cassa comune deve essere documentato allo stesso modo delle altre entrate e spese aziendali. L’uso di un registro delle piccole spese o delle ricevute delle piccole spese aiuterà a catturare queste spese in modo che possano essere usate per compensare il reddito ai fini delle tasse aziendali.
Qualcuno deve controllare il conto periodicamente in modo che il saldo non diventi troppo basso. Quando il cassetto delle piccole spese scende al di sotto di un importo prestabilito da voi stabilito, aggiungete al cassetto un assegno su “Petty Cash” e incassate quell’assegno.
Se usate il conto delle piccole spese per dare il resto ai clienti, dovrete fare un mini-audit alla fine di ogni giorno. Iniziare con il saldo iniziale, il contante in entrata, il contante in uscita rispetto alle transazioni e il contante finale.
Impostare un conto per le piccole spese
Iniziare a decidere di quanti soldi si avrà bisogno ogni giorno, sia per dare il resto ai clienti che per fare piccoli pagamenti in contanti.
Tenere tutto il contante necessario nel cassetto della cassa, ma non troppo, così non sarà una tentazione per i dipendenti o i ladri. Per determinare un importo massimo per il fondo cassa, tenete un registro delle spese per un periodo di tempo, usando un importo medio per ogni settimana, per esempio. Avrete bisogno di queste registrazioni anche per scopi fiscali.
Tieni traccia delle transazioni di Petty Cash
All’inizio, tieni traccia di quanto c’è nella cassetta o nel cassetto della cassa all’inizio di ogni giorno. Man mano che fate ogni pagamento, avrete bisogno di foglietti per la cassa per le piccole spese o di una lista di transazioni. Per ogni transazione, registrate la data, l’importo e il motivo per cui è stata effettuata.
Siate il più specifici possibile, in modo che non ci siano dubbi sul fatto che la transazione fosse legata al lavoro. Non è necessario tenere traccia del cambiamento ogni giorno. Ma alla fine di ogni giorno, registrate l’importo nel cassetto delle piccole spese. La differenza dovrebbe combaciare con i pagamenti in contanti fatti dai clienti e con il totale delle spese in contanti pagate dal cassetto.
Imposta le politiche per il fondo cassa
Prima di iniziare a usare il fondo cassa, aggiungi una sezione sulle politiche per il fondo cassa al tuo manuale delle politiche e procedure per i dipendenti. Includi questi elementi nella politica e considera come puoi ridurre il rischio di furto da parte dei dipendenti o dei clienti.
- Quanto dovremmo tenere nel conto? Qual è il minimo (quando si deve aggiungere denaro?) Quale conto deve essere usato per rifornire il conto? Chi rimette il denaro sul conto?
- Dove viene tenuta la piccola cassa?
- Come vengono registrate le transazioni della piccola cassa? Dove sono conservate le registrazioni? Chi è responsabile di aggiungere le registrazioni della piccola cassa al tuo sistema di contabilità aziendale?
La piccola cassa è facile da rubare, quindi assicurati di proteggerla:
- Funzioni separate, quindi la persona che registra le transazioni è diversa da quella che le inserisce nel tuo sistema di contabilità.
- Tieni la piccola cassa in un luogo sicuro, noto solo a una o due persone.
- Fai dei controlli occasionali, controllando che le transazioni siano legittime.
Petty Cash e tasse
La parte più importante di un sistema di petty cash è la documentazione di ogni transazione. Documentare le transazioni è il modo in cui un’azienda documenta le spese aziendali a fini fiscali. Tenendo traccia di tutte le transazioni in piccola cassa – non importa quanto piccole – si dispone di documenti per sostenere le deduzioni per quelle piccole spese aziendali.
Più le spese in piccola cassa sono documentate, più sono le deduzioni, e più basso è il conto delle tasse aziendali.