Dal basso verso l’alto, ogni ruolo all’interno di una società ha definizioni, responsabilità e doveri distinti. Ogni ruolo è stato progettato per gestire uno scopo specifico all’interno dell’organizzazione. Quando gli amministratori e i manager adempiono ai doveri e alle responsabilità specificate secondo lo scopo del ruolo, il ruolo sostiene il suo scopo designato.
Soprattutto, i doveri e le responsabilità devono essere chiaramente definiti. Lo statuto dell’organizzazione tipicamente delinea i doveri per il consiglio, il presidente del consiglio, il segretario aziendale, il consigliere generale e le commissioni. I doveri e le responsabilità per i dirigenti di livello C e i manager di alto livello sono di solito delineati all’interno della descrizione scritta del lavoro per il ruolo.
La comunicazione chiara e le aspettative di trasparenza sono fattori primari per una collaborazione efficace in ogni ruolo di una società. In un mondo aziendale perfetto, non dovrebbero esserci lacune o sovrapposizioni. Ogni organizzazione fa bene a personalizzare i ruoli in base alle proprie esigenze. Definizioni di ruolo e responsabilità ben definite sono un buon modo per mantenere tutti nelle proprie corsie.
I ruoli devono essere valutati periodicamente, specialmente durante i periodi di cambiamento drastico o di crescita, in modo che il design complessivo continui a soddisfare le esigenze dell’organizzazione. I consigli dovrebbero permettere una certa flessibilità man mano che i bisogni dell’azienda cambiano. Le aziende ottengono i massimi risultati quando tutti lavorano insieme, dagli impiegati di base ai dirigenti della C-suite e al consiglio di amministrazione.
Ecco una panoramica di base sui ruoli e le responsabilità dei principali attori di ogni azienda.
Ruoli e responsabilità del presidente del consiglio
I presidenti del consiglio interagiscono con quasi tutti nell’organizzazione, quindi è essenziale che il consiglio scelga una persona per ricoprire questo ruolo che possa soddisfare le forti aspettative di questo ruolo. Il ruolo principale del presidente del consiglio è quello di condurre e guidare il resto del consiglio. Il presidente del consiglio funge anche da collegamento diretto tra il consiglio e la direzione. Il presidente del consiglio deve rimanere nel giro di tutte le attività del consiglio. A tal fine, il presidente del consiglio serve come membro ex-officio di tutte le riunioni del comitato. I presidenti esperti sanno che devono sviluppare relazioni solide con i consiglieri, l’amministratore delegato, i manager, il segretario aziendale e i comitati al fine di guidare in modo efficace.
Sotto l’ombrello del presidente del consiglio, la persona selezionata per questa posizione aiuta il segretario aziendale a scrivere l’ordine del giorno, che viene utilizzato come strumento per facilitare le riunioni del consiglio in modo efficiente. Durante le riunioni, il presidente del consiglio guida il resto del consiglio concentrandosi sulla visione, la missione e la direzione strategica dell’organizzazione. È fondamentale per il presidente del consiglio di amministrazione impostare un tono per la riunione che stabilisca il palcoscenico per il rispetto, la collaborazione e il processo decisionale. Molte aziende trovano che il modo più efficiente di governare è quello di formare un comitato esecutivo che agisce come un comitato direttivo per dare priorità alle questioni per l’intero consiglio. Il ruolo di presidente del consiglio è una posizione influente in un comitato esecutivo e nel consiglio completo per guidare l’agenda e identificare le priorità.
La maggior parte delle persone che servono come presidente del consiglio sono profondamente consapevoli di dover sviluppare un rapporto di fiducia con il CEO e gli altri dirigenti. In una relazione reciprocamente vantaggiosa, il presidente del consiglio agisce come mentore e consigliere del CEO. Lavorando in modo collaborativo, il presidente del consiglio aiuta l’amministratore delegato a tradurre i piani strategici del consiglio in azione.
Il presidente del consiglio deve essere disposto a porre all’amministratore delegato le domande difficili e approfondite che provengono dal consiglio, ed essere disposto a lavorare in tandem con l’amministratore delegato nei momenti di crisi. Entrambe le parti lavorano meglio insieme quando il presidente del consiglio mantiene una politica di porte aperte per mantenere aperte le linee di comunicazione. I presidenti del consiglio devono anche essere consapevoli che i loro ruoli sono molto diversi dalle responsabilità del CEO. E’ cruciale che il presidente del consiglio non usurpi l’autorità del CEO o esuli dal suo ruolo.
Il presidente del consiglio deve anche sviluppare una forte relazione con i direttori del consiglio. Il presidente deve facilitare le riunioni del consiglio in modo tale che il consiglio possa fare il proprio lavoro. Questo dovere include aspettarsi e incoraggiare tutti i membri del consiglio ad essere attivamente impegnati. Il presidente partecipa anche all’orientamento, all’inserimento e allo sviluppo annuale dei membri del consiglio.
La maggior parte del lavoro del consiglio avviene nelle commissioni. Il presidente del consiglio fa delle raccomandazioni per i presidenti delle commissioni e cerca l’approvazione dei colleghi del consiglio. Per essere al corrente del lavoro delle commissioni, il presidente del consiglio di solito serve come membro ex-officio di tutte le commissioni. La responsabilità qui è per il presidente del consiglio di allineare il lavoro del comitato con la visione e la missione dell’azienda.
Ruoli e responsabilità degli amministratori del consiglio
Gli amministratori del consiglio di oggi devono rappresentare prospettive indipendenti e diverse. Il loro ruolo principale è quello di svolgere i compiti di pianificazione strategica e supervisione. Mentre questi termini sono usati spesso, è importante non sminuire questi doveri, poiché sono la spina dorsale di una pianificazione aziendale di successo.
I direttori del consiglio sono molto più che polene iconiche. I consigli tipicamente cercano qualità specifiche nella scelta dei membri del consiglio per riempire i posti vacanti. I membri del consiglio si aspettano che i loro colleghi siano disposti a fare domande difficili e approfondite per esaminare tutti i lati di una questione. I direttori del consiglio devono essere ben informati e pienamente coinvolti in tutte le questioni principali che riguardano la società. L’identificazione dei rischi è diventata parte integrante del lavoro del consiglio, perché i rischi stanno diventando sempre più numerosi e complessi.
Quando le aziende incontrano dei problemi, tutte le dita puntano tipicamente al consiglio di amministrazione. Gli amministratori devono essere disposti ad agire rapidamente e responsabilmente quando devono prendere provvedimenti per rispettare le responsabilità fiduciarie o per sostenere gli standard di buona governance. Una crisi può verificarsi in qualsiasi momento. I membri del consiglio devono essere pronti a contrastare le crisi potenziali e a gestire le crisi in via di sviluppo, in modo che non influenzino negativamente la società.
Ruolo e responsabilità del segretario aziendale
Una delle persone più impegnate e conosciute in un’organizzazione è il segretario aziendale. Le leggi sulle società in ogni stato richiedono alle società di nominare un segretario aziendale. Quando si parla del ruolo del segretario aziendale, è prudente menzionare che il ruolo si sta evolvendo insieme ai recenti sviluppi aziendali. I segretari aziendali sono ora considerati posizioni senior con importanti responsabilità di governance.
I doveri e le responsabilità dei segretari aziendali di oggi spesso richiedono che il ruolo sia ricoperto da un membro senior del consiglio con determinate aree di competenza. I segretari d’azienda sono considerati rappresentanti legali della società. Molte società preferiscono scegliere i candidati per il segretario aziendale che hanno esperienza in contabilità o legge. Infatti, alcune società richiedono che il ruolo sia ricoperto da un avvocato. Alcuni avvocati/segretari d’azienda svolgono il doppio compito di consigliere generale o un altro ruolo legale.
Tenendo presente le esigenze dell’organizzazione, la maggior parte delle società si aspettano che il segretario aziendale abbia un master in amministrazione o commercio, come minimo. Alcuni consigli di amministrazione si aspettano anche che il segretario aziendale appartenga a un corpo di contabili professionisti o a un’associazione di segretari d’impresa.
Le società descrivono i poteri e i doveri del segretario aziendale nei loro statuti. Uno dei doveri più importanti del segretario aziendale è quello di fissare l’ordine del giorno e di assicurarsi che tutti i membri del consiglio e gli altri ospiti della riunione del consiglio abbiano le relazioni adeguate e altri materiali in tempo per esaminarli per la riunione del consiglio. Il segretario aziendale registra anche i verbali durante le riunioni del consiglio e prepara una copia finale dei verbali per il consiglio di approvare alla prossima riunione del consiglio.
Mantenere una buona governance è una grande parte delle responsabilità del segretario aziendale, che comprende aiutare i membri del consiglio con un orientamento iniziale e lo sviluppo continuo del consiglio. Il segretario deve sapere quali rapporti devono essere depositati presso le autorità di regolamentazione e quando sono dovuti.
Il segretario aziendale firma i documenti legali e ha la custodia del sigillo aziendale. Per queste ragioni, è anche importante che il segretario aziendale conosca e capisca la storia delle leggi passate, l’esistenza delle leggi attuali e l’impatto potenziale delle leggi future. Questa posizione richiede anche che il segretario aziendale partecipi a regolari discussioni legali con l’amministratore delegato, il consiglio, il presidente, il consigliere generale e altri avvocati aziendali su questioni legali.
Ruolo e responsabilità del consigliere generale
Il ruolo del consigliere generale deve essere ricoperto da un avvocato. Il consiglio vede la posizione di consigliere generale come un partner nel processo di business che li aiuta a fare in modo che i loro piani strategici rientrino negli auspici della legge.
La posizione di consigliere generale deve essere occupata da una persona con integrità indiscutibile. È anche una forte risorsa se la persona ha una significativa esperienza di vita e di affari.
Il consigliere generale deve conoscere e capire l’ambiente legale all’interno dell’industria. Il consiglio si aspetta anche che la persona che ricopre questo ruolo identifichi e prevenga qualsiasi potenziale problema di reputazione. Il modo più efficace per fare questo è che il consulente generale faccia parte della pianificazione iniziale e del processo decisionale con il consiglio e l’amministratore delegato prima che i piani vadano troppo avanti.
Il consulente generale e altri avvocati aziendali devono essere disposti a confrontarsi con i direttori del consiglio e a tenerli responsabili delle questioni che minacciano la conformità legale della società. Ci sono diverse buone ragioni per gli avvocati aziendali di partecipare alle riunioni regolari e di routine del consiglio e del comitato. La partecipazione a tali riunioni mantiene gli avvocati nel giro degli sviluppi attuali. Inoltre, quando gli avvocati partecipano alle riunioni del consiglio su base regolare, si evita che il mulino delle voci percepisca una riunione casuale come un campanello d’allarme. È anche importante per il consulente generale avere un buon rapporto di lavoro con il comitato di controllo e il suo presidente.
Ruoli e responsabilità della C-Suite
I dirigenti di alto livello sono conosciuti come la C-suite. Questo include il chief executive officer (CEO), il chief information officer (CIO), il chief security officer (CSO), il chief operations officer (COO) e il chief financial officer (CFO).
Ogni persona della C-suite è l’autorità finale nella sua area di gestione. I dirigenti della C-suite hanno la responsabilità di lavorare a stretto contatto con il consiglio di amministrazione e di supervisionare i senior manager, i dirigenti e gli altri dipendenti per assicurarsi che stiano realizzando gli obiettivi e i piani strategici del consiglio senza creare rischi indebiti.
La maggior parte dei dirigenti della C-suite cerca di sviluppare una buona chimica con il consiglio di amministrazione. È vitale che comunichino regolarmente e in modo trasparente con il consiglio. Sono saggi a cercare input dal consiglio e ad accettare indicazioni e feedback sulla strategia. Avere un buon repertorio con il consiglio assicura che i dirigenti del C-suite avranno una buona possibilità di ottenere il sostegno del consiglio per le loro idee. Il presidente del consiglio gioca un ruolo fondamentale nel mantenere aperte e collaborative le linee di comunicazione tra i dirigenti di C-suite e i membri del consiglio.
Mentre i dirigenti di C-suite sono continuamente sfidati dalla diversità e dall’indipendenza del consiglio, essi fanno bene ad accogliere le domande come opportunità per una pianificazione responsabile. I dirigenti di livello C devono riconoscere i membri del consiglio come complementi e rimanere aperti e flessibili nelle loro risposte al consiglio.
È saggio per i dirigenti di livello C riconoscere che una delle responsabilità del consiglio è la pianificazione della successione. I dirigenti della C-suite a volte incoraggiano i senior manager a fare presentazioni al consiglio per dare al consiglio l’opportunità di continuare a sviluppare una pipeline interna di talenti manageriali.
Ruoli e responsabilità del senior management
Mentre i dirigenti della C-suite hanno l’autorità e la responsabilità finale, i senior manager svolgono anche un ruolo importante nell’attuazione dei piani strategici del consiglio. I senior manager pianificano e dirigono il lavoro di gruppi e individui. Il senior management supervisiona dipartimenti come la contabilità, il marketing, l’ingegneria, il supporto clienti e le operazioni.
I senior manager devono essere in grado di intraprendere azioni correttive quando necessario, direttamente o attraverso manager di livello inferiore. Devono approvare l’assunzione e il licenziamento di persone e rispettare i vincoli di bilancio del loro dipartimento. I manager senior devono mantenere chiari i loro obiettivi e le loro priorità. A volte, il loro ruolo richiede di collaborare con altri dipartimenti per eseguire pienamente i loro compiti.
Il riassunto finale sui ruoli e le responsabilità dei consigli di amministrazione e dei manager
Nessun ruolo in una società è più importante di un altro. Ogni gruppo e dipartimento deve lavorare insieme per il bene dell’azienda. Oltre al fatto che ogni direttore del consiglio di amministrazione e manager deve adempiere ai propri ruoli e responsabilità, ci sono diverse responsabilità che tutti condividono, tra cui essere persone con onestà e integrità.
Agire in modo responsabile significa costruire relazioni strette che hanno confini responsabili per l’indipendenza e la professionalità. Ogni persona (ruolo) è responsabile delle proprie azioni e dovrebbe essere consapevole delle azioni delle sue controparti. Nel complesso, quando ogni persona agisce nel migliore interesse dell’organizzazione, la società serve al meglio l’interesse pubblico.