Per oltre 100 anni, Planned Parenthood – una no-profit americana ha permesso alle persone di vivere una vita più sana attraverso strategie efficaci di sensibilizzazione della comunità.
Come?
Ecco un’istantanea di ciò che fa il loro ufficio in Michigan:
Dalla foto, sono sicuro che due parole vi saltano agli occhi:
- Educazione: Rendono le persone consapevoli delle opzioni che hanno
- Outreach: Si impegnano direttamente con il loro pubblico di riferimento
E questo è precisamente ciò che è un programma di sensibilizzazione della comunità.
È una comunicazione mirata della vostra organizzazione con un gruppo di persone, per raggiungere un obiettivo particolare.
Nel caso di Planned Parenthood, l'”obiettivo particolare” è il miglioramento della salute. Per alcune organizzazioni non profit, sarebbe quello di creare consapevolezza sulla loro causa. Per altre ancora, potrebbe essere semplicemente un esercizio per capire come meglio possono aiutare la comunità.
A prescindere dall’obiettivo finale, il successo della sensibilizzazione della comunità è raramente facile. Implica sapere esattamente chi raggiungere e come impegnarsi con loro.
Se state cercando di lanciarne una, siete nel posto giusto. In questo post, ti spiegherò tutto quello che devi sapere per iniziare un programma di outreach sostenibile e di successo.
Obiettivi e finalità dell’outreach comunitario
Il primo passo per lanciare un efficace programma di outreach comunitario è capire cosa il programma può raggiungere. Ricordate l'”obiettivo particolare” di cui abbiamo parlato nella definizione? Bene, il primo passo è determinare quell’obiettivo.
Ecco una ripartizione più dettagliata di quelli che potrebbero essere gli obiettivi di un tipico programma di outreach:
- Concentrarsi su un particolare problema nella comunità e cercare di affrontarlo – potrebbe essere la mancanza di assistenza sanitaria, o un alto tasso di mortalità infantile o la scarsa salute della comunità.
- Educare la comunità su quel problema e permettere loro di affrontarlo da soli. Per esempio, Planned Parenthood ha 600 centri in tutti gli Stati Uniti che si concentrano sull’educazione della comunità di destinazione sulla salute riproduttiva, ecc.
- Lavorare per cambiamenti politici che contribuiranno a promuovere il vostro obiettivo. Nel caso della Parenthood pianificata, hanno lavorato per il mantenimento dell’Affordable Care Act.
L’obiettivo del vostro programma di sensibilizzazione potrebbe anche essere enormemente incentrato sull’organizzazione. Cioè, parlereste alla comunità con l’unico obiettivo di ottenere la loro fiducia nella vostra organizzazione. In questi casi, ecco alcuni obiettivi su cui il vostro programma di outreach può concentrarsi:
- Creare consapevolezza all’interno della comunità sulla tua organizzazione
- Da quando conoscono la tua missione, capiscono come puoi aiutarli e sarebbero in grado di incontrarti a metà strada
- Può incoraggiare le persone nella tua comunità a fare volontariato o donazioni, rendendo così molto più semplice per la tua organizzazione no-profit raggiungere i suoi obiettivi
Si prega di notare che questo non significa commercializzare la tua organizzazione. Il tuo programma di sensibilizzazione sarà più educativo. Sarà incentrato sull’aiutare la comunità a capire come possono migliorare le loro vite attraverso di voi.
Gli obiettivi centrati sull’organizzazione che ho menzionato potrebbero anche essere un effetto collaterale di un eccezionale programma di sensibilizzazione della comunità. Per esempio, quando Planned Parenthood ha raggiunto la comunità per educarla alla salute sessuale, la comunità è venuta a conoscenza della loro organizzazione. Molti di loro sono diventati volontari e attivisti e quindi promuovono attivamente la loro causa.
Come lanciare una strategia di successo di sensibilizzazione della comunità?
Purtroppo, non tutte le organizzazioni hanno questo straordinario successo con il loro programma di sensibilizzazione della comunità. Anzi, alcune si rivelano piuttosto disastrose.
Ti ricordi di questo ragazzo?
Questo è John Allen Chau. Un lavoratore missionario che ha perso la vita quando ha cercato di convertire una tribù estranea. Il suo sforzo è stato un tragico esempio di ciò che non dovrebbe essere la sensibilizzazione della comunità.
Lasciamo da parte tutte le polemiche e guardiamo la sua missione come un altro piano di sensibilizzazione della comunità.
È stato un abietto fallimento.
Questo perché non aveva un piano. Non ha capito il suo pubblico di riferimento, non sapeva di cosa avessero bisogno, ed è andato alla cieca con la sua “missione”.
Per essere sicuri di non essere colti impreparati nel vostro programma di outreach, ecco una lista di cose che dovete avere sul posto.
- Condurre una valutazione dei bisogni
- Identificare e conoscere il tuo problema
- Fissare un obiettivo
- Creare una lista di stakeholder
- Sviluppare una strategia
- Costruire una coalizione e iniziare a coinvolgere i decisori chiave
- Si
- Sviluppare e raffinare il nostro messaggio
- Modularlo attraverso i canali
- Misurare l’impatto
Guardiamo ognuna di queste cose un po’ più in dettaglio.
Condurre una valutazione dei bisogni
Una valutazione dei bisogni della comunità è il processo di raccolta di maggiori informazioni sulla comunità su cui vi state concentrando.
Dovrebbe dirvi tutto sui punti di forza e sulle risorse disponibili in quella comunità e darvi anche un quadro più accurato del problema, delle politiche locali che hanno un impatto sul problema e dell’ambiente.
Per esempio, se siete concentrati sullo studio di una comunità e della sua salute, ecco come sarà il vostro quadro di riferimento:
Avere una struttura chiara e supportata da dati è il primo passo nella formulazione di un piano strategico per la comunità. Per esempio, dall’esempio di cui sopra, se scoprite che sono il sistema economico e la prosperità ad essere in ritardo nella comunità che state studiando, allora è su questo aspetto che vi concentrerete per migliorare.
Identificare e conoscere il vostro problema
Una valutazione dei bisogni ben fatta evidenzierà automaticamente i problemi all’interno della comunità. Ora, il vostro compito sarebbe quello di identificare quale di questi volete affrontare. Risolvere (o nella maggior parte dei casi cercare di risolvere) quel problema, in sostanza, è il vostro obiettivo.
Come abbiamo visto sopra potrebbe essere più di uno (ad esempio educare il pubblico e migliorare le politiche).
Oppure, potrebbe essere solo un modo per voi di raccogliere informazioni da passare a un’organizzazione non profit che può agire su di esse. I Community Health Workers sono l’esempio perfetto in questo caso.
In ogni caso, scegliete il problema che volete affrontare. Identificarlo e capirlo è essenziale. È il problema, e il modo in cui volete affrontarlo, che definirà l’intera strategia del vostro programma di sensibilizzazione della comunità.
Fissa un obiettivo
Una volta che hai identificato un problema, puoi ricavare il tuo obiettivo. Il vostro obiettivo sarebbe quello di risolvere idealmente quel problema – ma con un impatto misurabile.
Per esempio, se sei un gruppo di advocacy focalizzato sull’aumento della consapevolezza degli elettori, i tuoi obiettivi sarebbero legati all’incoraggiamento dei cittadini a registrarsi per votare ed educarli sull’importanza di partecipare al processo elettorale.
Alcune domande da porsi quando si individuano i tuoi obiettivi sono:
- C’è un reale bisogno all’interno della mia comunità che noi dobbiamo raggiungere?
- Come esattamente ho intenzione di coinvolgere il mio pubblico?
- Come faccio a farli partecipare al raggiungimento dei miei obiettivi?
Creando un’ampia lista di domande, e pianificando come affrontarle individualmente, si dà al tuo team un’idea realistica della portata del compito.
Sottolinea anche lo sforzo che ci vorrebbe per raggiungere l’obiettivo e quindi dà una visione molto realistica dei risultati che ci si può aspettare.
Pro tip: Una volta che hai un obiettivo, suddividilo in obiettivi più piccoli. Sono questi obiettivi che misurerete per determinare l’efficacia dei vostri sforzi. Per esempio, chiamare 1000 membri della comunità entro la prossima settimana per informarli sul processo di voto, o distribuire opuscoli agli studenti di un particolare college incoraggiandoli a partecipare a un incontro di sensibilizzazione sull’AIDS. Questo obiettivo è misurabile, limitato nel tempo e delinea chiaramente il compito.
Crea una lista di stakeholder
Lo stakeholder principale di tutto il tuo programma è, naturalmente, il pubblico di riferimento – le persone all’interno della comunità per le quali vuoi fare la differenza.
Chi altro è profondamente legato alla comunità e ha voce in capitolo su come funzionano le cose?
C’è un capo villaggio? Un capo della comunità? Un membro politico locale che può aiutarti? Sono tutti esempi di stakeholder che dovresti considerare.
Gli stakeholder sono persone che possono avere un impatto diretto o indiretto sulla comunità a cui stai cercando di rivolgerti. Sono profondamente investiti nella comunità e hanno già una relazione con loro.
E’ essenziale non solo avere il buy-in da questi stakeholder ma anche includerli come parte del vostro team. Questo creerà fiducia tra la vostra organizzazione e la comunità, e avrete anche la possibilità di raggiungere i vostri obiettivi più velocemente.
Esempi di tipi di stakeholder da includere nel team della comunità (se pertinenti) sono:
- Responsabile della legge
- Leader della fede
- Amministratore dell’ospedale
- Operatore sanitario della comunità
- Presidente di una scuola o preside
- Rappresentante del consiglio di quartiere
- Rappresentante del consiglio di rappresentante del consiglio comunale
- Leader civico
- Consiglieri locali
- L’imprenditore locale
- L’operatore sanitario locale
Sviluppare una strategia
Fino ad ora, tutti i vostri sforzi vi avrebbero permesso di delineare un quadro chiaro di come avete intenzione di affrontare il problema. Sarebbe qualcosa del genere:
Ora che sapete a chi rivolgervi, arrivate ad un punto cruciale nella vostra pianificazione di outreach – sviluppare una strategia.
È questa strategia che determina la vostra presenza nella comunità a cui vi rivolgete. Essa definirà come raggiungere il risultato che avete descritto sopra.
Le strategie di outreach di successo sono quelle che si concentrano principalmente sulla comunità e sugli stakeholder coinvolti. Ecco alcuni esempi di strategie di outreach per la comunità che potete implementare.
House Meetings
House meetings sono incontri a casa di qualcuno, in un ristorante o nella chiesa locale. Qui, il comitato organizzatore invita le parti interessate a parlare della loro campagna e a costruire il sostegno della comunità per le vostre questioni. Questi incontri sono un modo efficace e diretto di mobilitare l’azione intorno ai problemi, convincendo le persone a firmare per essere volontari, iscriversi ai vostri programmi o fare donazioni. Assicurati di fornire del cibo e dai alle persone dei contenuti da portare con sé, come gli opuscoli, in modo che si ricordino di te in seguito.
Canvassing
Il canvassing porta a porta o il canvassing in profondità ha il potenziale per avere un impatto duraturo grazie alla possibilità di conversazioni one-to-one. Schierando dei volontari per fare il canvassing, si ottiene una migliore comprensione delle realtà di base della comunità. Ascoltarli e parlare della vostra organizzazione e del vostro lavoro vi aiuterà a stabilire un rapporto con le parti interessate e a trovare nuove opportunità allineate con i loro interessi.
Organizzare o partecipare ad eventi
Organizzare campagne o raduni di natura festiva è efficace per generare interesse. In questi eventi, aumentate la consapevolezza sulla vostra causa e spingete all’azione in linea con i vostri obiettivi. Per esempio, per gli obiettivi legati al voto, offrite loro registrazioni in loco e informateli sul processo di voto. Rendete l’atmosfera leggera e accogliente con musica e cibo in modo che le persone siano effettivamente motivate a partecipare. Allo stesso modo, puoi partecipare agli eventi della comunità locale e allestire bancarelle e interagire con le persone. Assicurati di ricordare alle persone l’evento in anticipo!
Seminari + Presentazioni + Workshop
Organizza seminari, presentazioni e workshop in luoghi come il municipio della comunità o anche i parchi del quartiere. Diffondete informazioni e affrontate i problemi locali. Parla di come puoi aiutarli e di come le persone possono essere coinvolte nella tua causa. Offrite anche una formazione in modo che i partecipanti possano aiutare i loro amici o la loro famiglia – se siete una no-profit che lavora per prevenire l’abuso di droghe, formate i partecipanti su come identificare i sintomi dell’abuso e i passi necessari da compiere.
Costruite una coalizione e iniziate ad impegnarvi con i vostri stakeholder
Il passo successivo nel processo è quello di iniziare l’esecuzione. Devi formare una squadra che ti aiuti a raggiungere il tuo pubblico. Ecco i vari tipi di membri che puoi avere nella tua squadra.
Volontari
Per i tuoi sforzi di outreach, avrai bisogno di assumere un grande staff. Recluta dei volontari all’interno della comunità stessa che abbiano una buona comprensione delle sue dinamiche. Dal momento che questi volontari capiscono i bisogni e le preoccupazioni della loro comunità e sono consapevoli delle barriere affrontate, tenete conto anche dei loro input. Inoltre, vi aiuterebbero anche a costruire una buona reputazione e fiducia nella comunità. Formate i vostri volontari in modo che abbiano una buona comprensione delle loro responsabilità e siano ben preparati a interagire con le persone e a rispondere a qualsiasi domanda.
Comitato
Avere un comitato di sensibilizzazione è necessario per gestire gli sforzi della vostra organizzazione dalla pianificazione all’implementazione e alle fasi di monitoraggio. Un comitato di sensibilizzazione aiuta le strategie ad andare come previsto, identificando i passi essenziali da fare e discutendo gli obiettivi, le scadenze, le risorse necessarie e le strategie di costruzione delle relazioni. Riunendosi periodicamente, il comitato di sensibilizzazione gestirà tutti gli aspetti del programma e sarà responsabile del suo successo, quindi la vostra organizzazione dovrebbe sicuramente formarne uno nella comunità a cui vi rivolgete per la struttura e l’organizzazione.
Partnersing Up
Lavorare con organizzazioni simili e influencer della comunità dà una spinta enorme ai vostri sforzi di sensibilizzazione. Il motto “l’unione fa la forza” si applica sicuramente in questo caso: trova organizzazioni i cui obiettivi coincidano con i tuoi in modo da poter raggiungere collettivamente un numero maggiore di persone. Se trovate un’organizzazione partner che ha già un punto d’appoggio nella comunità, questo aiuterà anche le vostre attività perché la gente già conosce la prima. Per esempio, se il vostro obiettivo è quello di educare le persone all’impegno civico e un’altra organizzazione lavora per portare le persone a votare, lavorare insieme ha senso per entrambe le organizzazioni poiché entrambe le vostre missioni sono simili.
Inoltre, identificate altri alleati influenti sotto forma di leader della comunità, ministri della chiesa, scuole e università, centri di assistenza sanitaria pubblica, imprese locali, ecc. Dal momento che queste persone o istituzioni sono ben conosciute dalla comunità, le vostre comunicazioni avrebbero un impatto maggiore se arrivassero attraverso di loro.
Crea e rifinisci il tuo messaggio
Siccome il tuo messaggio è il tuo primo punto di contatto con il tuo pubblico, deve fare una forte prima impressione. Un messaggio generico debole non reggerà perché non sarà d’impatto e rischia di essere ignorato. Adattate le vostre notizie alle persone a cui vi rivolgete usando un linguaggio con cui hanno familiarità.
L’aspetto più importante della creazione del vostro messaggio è assicurarsi di comunicare i vostri obiettivi, valori e missione in un modo che sia relazionabile alla comunità. Se le tue parole risultano ‘di mercato’, stai sicuro che le persone saranno scoraggiate.
Ricorda che non si tratta di una vendita; il tuo pubblico dovrebbe essere in grado di connettersi chiaramente con il tuo lavoro e dovrebbe essere motivato ad agire a favore di esso.
Hanno bisogno di fidarsi della vostra missione per raggiungere questo obiettivo, e il modo in cui comunicate gioca un ruolo importante nel farlo. Le persone dovrebbero vedervi come un’organizzazione che ha in mente le loro preoccupazioni e che è impegnata a lungo termine.
Le vostre comunicazioni dovrebbero essere articolate e coerenti in modo che, nel tempo, le persone riconoscano la vostra organizzazione e le siano familiari.
Tailor it across channels
C’è una vasta gamma di canali che puoi usare per diffondere il tuo messaggio, ma lo strumento che usi dipende da chi ti stai rivolgendo, dato che media diversi si rivolgono a gruppi diversi di persone.
- Social Media: Lo strumento più conveniente nel tuo piano di sensibilizzazione, usa i social media per informare le persone sulla tua organizzazione e invitarli a eventi e workshop. Puoi anche far parlare la gente della tua campagna interagendo con i membri della comunità e incoraggiandoli a condividere i tuoi post o tweet. Se il tuo target sono persone di tutte le età, usa Facebook e Twitter, ma se stai cercando specificamente, diciamo i giovani, usa anche Instagram e Snapchat.
- Media tradizionali: Genera interesse pubblicando annunci su giornali locali, riviste e cartelloni pubblicitari e fai annunci alla radio e promozioni televisive. Dal momento che queste forme di sensibilizzazione hanno un’ampia portata, usale per farti notare da un gran numero di persone.
- Telefonate, testi ed e-mail: Dei tre, le telefonate sono il mezzo più personale: chiama i membri della tua comunità (usa un software di call center) e fai conversazioni individuali con loro, parlando della tua organizzazione e di come il tuo lavoro si adatta alle loro esigenze. I messaggi di testo sono utili per rispondere alle domande e inviare materiale informativo, mentre le e-mail possono essere utilizzate per inviare informazioni dettagliate, ma dovrebbero essere usate principalmente per indirizzare i membri che lavorano, in quanto sono i più propensi a controllare regolarmente le e-mail.
- Posta diretta: La posta fisica è ancora un modo efficace per creare una connessione con la vostra comunità, poiché dà loro un ricordo tangibile di voi. Inviate inviti per eventi di sensibilizzazione o spedite informazioni e date delle votazioni.
- Volantini: Un altro mezzo della vecchia scuola, incollate i volantini nelle aree frequentate dal vostro target. Per i giovani adulti, metteteli nei negozi di dischi o nei centri commerciali o per le persone anziane, mirate alle cliniche sanitarie.
Qualunque strumento usiate, assicuratevi che sia quello appropriato per il vostro pubblico. Inoltre, ricordati di avere un sito web completamente funzionale in modo che le persone possano trovare ulteriori informazioni su di te se vogliono.
Misurare l’impatto
La valutazione è una fase critica per capire se le tue strategie hanno funzionato e se gli obiettivi sono stati raggiunti. Qui, si lavora su ciò che è andato bene e ciò che non è andato bene in modo da poter implementare immediatamente quanto appreso e migliorare i risultati.
Se il vostro obiettivo era quello di ottenere 100 registrazioni per il vostro community voter drive, ma non avete raggiunto l’obiettivo, è necessario valutare il vostro piano e vedere cosa avreste potuto fare meglio. Forse avreste potuto provare a raggiungere più persone o avreste dovuto usare un approccio multicanale.
La chiave è avere parametri solidi e misurabili per ogni aspetto del vostro programma di sensibilizzazione. Ecco un esempio di come può essere:
La fase di valutazione permette di analizzare e introspezionare in modo che le cose funzionino meglio la prossima volta. Se notate per HMG, hanno suddiviso il loro approccio in 4 categorie di stakeholder primari (punti di accesso centralizzati, famiglie, partner della comunità e fornitori di salute infantile).
Poi, hanno ulteriormente elencato una serie di obiettivi misurabili per ciascuna di queste categorie. Usando l’analisi dei dati, tutto quello che devono fare è riempire questi numeri e poi vedere a che punto sono.
Assicurati di valutare la tua strategia di outreach su base regolare in modo da raggiungere i tuoi obiettivi.
Consiglio finale: Zone!
Mentre la sensibilizzazione della comunità sembra un compito scoraggiante, e non sai da dove cominciare, prova a pensare alla tua sensibilizzazione in termini di zone o livelli, con ogni zona assegnata ad un compito. E la complessità del compito aumenta con il numero della zona.
Zona 1: Compito facile
- Distribuzione di opuscoli ai membri della comunità
- Creazione di una presenza online e impegno sui social media
Zona 2: Compito leggermente difficile
- Formare i volontari per il canvassing
- Condurre sessioni di formazione o seminari
Zona 3: Compito difficile
- Organizzare un festival comunitario
- Cercare di convincere i leader della comunità con cui non hai un rapporto ad appoggiare la tua organizzazione
Questi sono solo esempi vaghi di un sistema zonale; sentiti libero di costruire le tue zone e lavorare attraverso di esse! Il vantaggio principale di questo sistema è che ti permette di lavorare con compiti semplici all’inizio, e man mano che hai successo e acquisti fiducia, puoi passare a quelli più grandi.
Tutto il meglio!
Durante la fase di coinvolgimento della tua campagna, un fatto importante che dovresti ricordare è di essere umile. Quando interagisci con la tua comunità, soprattutto nelle fasi iniziali, le conversazioni o le discussioni potrebbero non andare sempre come te le eri immaginate. E questo non è un motivo per perdere la speranza!
Entrare con un approccio di mentalità aperta e vedere le cose dal punto di vista degli altri. Dal momento che stai occupando il tempo delle persone, sii sempre educato e chiedi se sono libere di parlare. Assicurati che il tuo linguaggio del corpo sia accogliente in modo che le persone si sentano incoraggiate a parlare con te e mantieni il tuo linguaggio colloquiale con parole che le persone possano capire. Se dimostri un genuino interesse per i problemi della gente, loro faranno lo stesso per te
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