1.
Anche se gli accordi orali sono legali e vincolanti in molte situazioni, sono spesso difficili da applicare in tribunale (e in alcune situazioni, non sono applicabili affatto). Nel mondo degli affari, la maggior parte degli accordi dovrebbe essere scritta anche se la legge non lo richiede. Un accordo scritto è meno rischioso di un accordo orale, perché si ha un documento che specifica chiaramente i diritti e gli obblighi di ogni parte in caso di confusione o disaccordo.
2. Mantenere semplice. Mantenetelo semplice.
Contrariamente a quanto pensa la maggior parte degli avvocati, non c’è bisogno di un sacco di “heretofores” e “parte della prima parte” legalese per rendere un contratto applicabile. Invece, create frasi brevi e chiare con titoli di paragrafo semplici e numerati che avvisino il lettore di cosa c’è nel paragrafo.
3. Trattate con la persona giusta.
Non perdete tempo a negoziare un accordo commerciale con una persona junior che deve approvare tutto con il capo. Se senti che questo sta accadendo, chiedi educatamente ma fermamente di essere messo in contatto con la persona responsabile. Assicuratevi che la persona con cui negoziate abbia l’autorità di vincolare l’azienda e che abbia un interesse acquisito nel fare in modo che l’azienda esegua i suoi obblighi secondo l’accordo. Se non siete sicuri di chi sia, chiedete. In un’azienda più piccola, potrebbe essere uno dei proprietari; in un’organizzazione più grande potrebbe essere un amministratore delegato o un direttore operativo.
4. Identificare correttamente ogni parte.
Sarebbe sorpreso di quanto spesso gli uomini d’affari sbagliano e quanto sia importante. È necessario includere i nomi legali corretti delle parti del contratto in modo che sia chiaro chi è responsabile dell’esecuzione degli obblighi previsti dall’accordo (e chi ha diritti legali contro se le cose vanno male). Per esempio, se un’azienda è organizzata come una LLC o una società, identificatela con il suo nome legale corretto – incluso il suffisso Inc. o LLC – non con i nomi delle persone che stanno firmando l’accordo per l’azienda. Spiega tutti i dettagli.
Il corpo dell’accordo dovrebbe spiegare in dettaglio i diritti e gli obblighi di ogni parte. Non tralasciate nulla; se discutete qualcosa verbalmente e vi stringete la mano, ma non è nel contratto, sarà quasi impossibile farlo rispettare. Nel mondo del diritto contrattuale, i giudici (con poche eccezioni) possono interpretare un contratto solo dai suoi “quattro angoli”, non da quello che le parti si sono dette. Se si dimentica di includere qualcosa, si può sempre creare un breve emendamento scritto. Oppure, se non avete firmato il contratto, potete scrivere a mano il cambiamento nel contratto. Se le parti siglano il cambiamento, diventa parte del contratto.
6. Specificare gli obblighi di pagamento.
Specificare chi paga chi, quando i pagamenti devono essere fatti, e le condizioni per fare i pagamenti. Come si può intuire, il denaro è spesso una questione controversa, quindi questa parte dovrebbe essere molto dettagliata. Se hai intenzione di pagare a rate o solo quando il lavoro è completato in modo soddisfacente, dillo ed elenca date, orari e requisiti. Considera anche il metodo di pagamento. Mentre alcune persone potrebbero essere d’accordo con un assegno aziendale o una carta di credito aziendale, altre potrebbero volere un assegno circolare o anche contanti.
7. Concordare le circostanze che terminano il contratto.
Ha senso stabilire le circostanze in cui le parti possono terminare il contratto. Per esempio, se una parte non rispetta troppe scadenze importanti, l’altra parte dovrebbe avere il diritto di rescindere il contratto senza essere legalmente nei guai per aver violato l’accordo.
8. Accordatevi su un modo per risolvere le controversie.
Scrivete nel vostro accordo cosa farete voi e l’altra parte se qualcosa va storto. Potete decidere che gestirete la vostra controversia tramite arbitrato o mediazione invece di andare in tribunale, che richiede molto tempo e denaro.
9. Se voi e l’altra parte vi trovate in stati diversi, dovreste scegliere solo una delle leggi del vostro stato da applicare al contratto per evitare un’appiccicosa disputa legale in seguito. Inoltre, potreste voler specificare dove farete la mediazione, l’arbitrato o intenterete azioni legali in base al contratto. Questo vi semplificherà la vita se dovesse sorgere una controversia.
10. Mantenere la riservatezza.
Spesso, quando un’azienda assume un’altra per eseguire un servizio, l’altra azienda verrà a conoscenza di informazioni aziendali sensibili. Il vostro accordo dovrebbe contenere la promessa reciproca che ogni parte manterrà strettamente confidenziale qualsiasi informazione commerciale di cui viene a conoscenza durante l’esecuzione del contratto.