I pagamenti in ritardo stanno per accadere. È un fatto di business – e non c’è molto che tu possa fare per controllarli. Quello che puoi controllare, comunque, è come rispondi a loro.
Abbiamo discusso come scrivere email di fatture di qualità che ti faranno pagare prima. Cosa succede, però, quando c’è un conto che è in ritardo di 30 giorni.
Oppure di 60 giorni.
Oppure di 90 giorni.
A quel punto, potreste non essere in vena di convenevoli. Quindi, come potete aiutare la vostra comunicazione a trasformare questi conti in conti ricevuti?
Qui parleremo delle migliori pratiche per i conti scaduti e forniremo alcuni esempi di email di fatture scadute.
Prima email di fatture scadute
Una volta che un conto è scaduto, è importante inviare una email non appena la data di scadenza passa. Questo fornisce un senso di immediatezza. Il tono dovrebbe essere cordiale ma fermo. Spesso, i conti in ritardo sono semplicemente una svista, quindi un promemoria professionale sarebbe meglio ricevuto.
In generale, l’email dovrebbe essere:
- Formale – Questo è un problema importante che dovrebbe essere preso sul serio.
- Diretto – Vai al punto, rapidamente.
- Chiaro – Definisci le ramificazioni dell’essere in ritardo, come le tasse in ritardo.
Caro Jeff,
Questo è un amichevole promemoria di pagamento che il tuo account è ora scaduto.
Secondo i nostri archivi, il seguente account è in ritardo:
Per tua comodità, puoi effettuare un pagamento qui: Opzioni di pagamento
Se avete domande o bisogno di discutere il vostro account, si prega di contattare me a XXX-XXX-XXXX.
Grazie per la vostra attenzione a questo problema e la vostra attività continua.
Sinceramente,
John
60 Giorni scaduti Email fattura
Se un account è in ritardo di 60 o più giorni, la probabilità che sarà pagato scende significativamente. A questo punto, l’e-mail dovrebbe essere formulata con forza e includere il follow-up delle telefonate. Dovrebbe essere inviata al contatto principale e a un manager, se possibile.
A 60 giorni, l’email dovrebbe essere:
- In grassetto – Includere un linguaggio che rifletta l’importanza del problema, come “richiede la vostra attenzione immediata”.
- Urgente – L’azione deve essere presa e deve accadere ora.
- Flessibile – Offrirsi di fornire piani di pagamento se necessario.
90 Giorni di Fattura scaduta Email
Sei ora sul punto di contattare un’agenzia di recupero crediti e ci sono reali preoccupazioni che tu non venga pagato. Ci sono conseguenze reali ora e ci potrebbero essere ramificazioni legali.
Questa email dovrebbe essere:
- ferma – Non ci sono più convenevoli da avere.
- chiara – Qualunque passo legale si può prendere dovrebbe essere scritto.
- Curt – Meno parole meglio è. Non c’è bisogno di menare il can per l’aia.