Come evitare gli errori comuni con le denunce EEOC

Le denunce della EqualEmployment Opportunity Commission (EEOC) sono una minaccia comune per i datori di lavoro.

Immaginate cosa potrebbero significare per la vostra azienda:

• Indagini lunghe e complicate
• Impatto negativo sul morale e la cultura dell’azienda
• Stress indesiderato
• Alte spese legali
• Un importo di risarcimento altrettanto alto se un reclamo viene accolto
• Pr sfavorevole
• Oneroso, continue verifiche e monitoraggi della tua azienda

Vuoi fare tutto ciò che è in tuo potere per evitare questo scenario, giusto?

Secondo dati recenti, i primi cinque reclami EEOC riportati a livello nazionale sono:

• Ritorsione: 39.110
• Disabilità: 24.238
• Razze: 23.976
• Sesso (inclusa la gravidanza): 23.532
• Età: 15.573

Chiaro che non si tratta di numeri piccoli.

Come puoi prevenire i reclami EEOC contro la tua azienda?

Quali sono i grandi errori da evitare?

E se la vostra azienda si trova ad affrontare un’accusa di discriminazione, cosa dovete fare?

Top EEO mistakes that employers make

Non avere una politica di pari opportunità di impiego (EEO), o anti-discriminazione, per iscritto

È più difficile difendere la tua azienda da una denuncia per discriminazione sul posto di lavoro se non puoi dimostrare che l’anti-discriminazione è una priorità e spiegare nei dettagli cosa fai per fermare la discriminazione quando viene identificata.

La soluzione: La vostra azienda dovrebbe avere una politica aggiornata sulle pari opportunità di impiego (EEO), o politica di non discriminazione.

Dovrebbe includere:

• Descrizione dei comportamenti inaccettabili
• Conseguenze della violazione della politica
• L’impegno della vostra azienda a rispettare le leggi federali, statali e locali contro la discriminazione
• Spiegazione di come e a chi i dipendenti possono presentare reclami internamente
• Spiegazione di come l’azienda indagherà i reclami interni e prenderà provvedimenti
• Se richiesto nel vostro stato, spiegazione di come i dipendenti possono presentare reclami all’EEOC

La vostra politicaEEO o anti-discriminazione dovrebbe essere scritta nel manuale del dipendente della vostra azienda. Durante il processo di onboarding, i nuovi assunti dovrebbero riconoscere di aver ricevuto e letto la politica – con la loro firma – così è dimostrabile che ogni dipendente è a conoscenza della politica.

Inoltre, la politica dovrebbe essere applicata a tutti – compresa la leadership senior. Se gli sforzi anti-discriminazione non sono applicati e modellati dall’alto verso il basso, si manda il messaggio che la politica non è presa sul serio.

Formazione insufficiente dei manager

I manager sono le persone che riceveranno e tratteranno le denunce di discriminazione dei dipendenti. Se non gestiscono questi problemi in modo appropriato e non mettono in pratica misure preventive, non sarete in grado di convincere l’EEOC che avete fatto tutto il possibile per prevenire la discriminazione.

Secondo l’EEOC, una volta che un dipendente informa un manager della discriminazione, è la stessa cosa che informare l’azienda.

La soluzione: Addestrare i manager su come fare l’escalation dei problemi di discriminazione e promuovere un posto di lavoro senza discriminazione.

La formazione sulla discriminazione dovrebbe essere ripetuta ogni anno.

Se la vostra azienda riceve una denuncia, la capacità di dimostrare un impegno continuo nella formazione contro la discriminazione può essere cruciale per la vostra difesa.

Applicazione incoerente delle politiche del posto di lavoro

Trattare i dipendenti in modo diverso – indipendentemente dal vostro intento – può aumentare la probabilità che la vostra azienda venga accusata di discriminazione.

La soluzione: Trattare allo stesso modo tutti i dipendenti che si trovano in una posizione simile.

Similarly situated significa che i dipendenti sono nella stessa squadra, occupano lo stesso ruolo o hanno la stessa quantità di spesso, per esempio.

Ancora una volta, potete mitigare i rischi scrivendo le vostre politiche HR, includendole nel vostro manuale dei dipendenti, e fornendo una formazione adeguata e regolare.

Se alcuni dipendenti sono trattati in modo diverso da altri, comunque, dovreste avere delle politiche scritte sul posto di lavoro che dettagliano quando possono essere fatte delle distinzioni accettabili.

Per esempio: Diciamo che il dipendente A lavora nella vostra azienda da 10 anni mentre il dipendente B ci lavora da un anno.

• Consentite al dipendente A di lavorare da casa alcuni giorni ogni settimana, ma non al dipendente B.
• Per evitare che il dipendente B reclami una discriminazione, dovreste avere una politica che spieghi il periodo di tempo richiesto per poter lavorare da casa.

Un altro esempio: Il dipendente A e il dipendente B hanno avuto entrambi problemi di presenza. Il dipendente A ha la sensazione di essere punito più duramente del dipendente B.

• Una politica di orari e presenze – con azioni disciplinari progressive – può spiegare la disparità di trattamento.
• Forse il dipendente A, per esempio, ha collezionato più infrazioni e quindi merita una sanzione più forte. La vostra politica scritta dovrebbe riflettere quella realtà.

Documentazione insufficiente

Dal punto di vista dell’EEOC, se non riuscite a documentare un evento è come se non fosse accaduto.

Fate fatica a convincere l’EEOC a vedere la vostra versione della storia senza prove solide sotto forma di buoni documenti.

La soluzione: Mantenere file completi su ogni dipendente.

Documenta tutto ciò che accade durante il tempo di un dipendente nella tua azienda.

I fascicoli personali dovrebbero includere:

• Problemi di performance
• Problemi di presenza
• Problemi comportamentali
• Problemi di comunicazione
• Violazione delle politiche aziendali
• Revisioni mensili, trimestrale o annuale
• Formazione o certificazioni completate

Queste registrazioni supportano le vostre decisioni relative a licenziamenti, promozioni, nomine a progetti speciali o cambiamenti di stipendio. Si parla obiettivamente delle prestazioni del dipendente, dell’unità e della produttività, e si riduce un’accusa di discriminazione.

Ifyou address an issue with an employee verbally, make notes afterward in theemployee file to document that a conversation took place. Potreste anche voler avere un testimone terzo presente, come un professionista delle risorse umane.

E dopo che un dipendente lascia la vostra azienda? L’EEOC richiede di conservare tutti i documenti del personale per un anno.

Requisiti federali aggiuntivi per la tenuta dei registri:

• Se un dipendente viene licenziato, conservate i suoi registri personali per un anno dalla data di licenziamento.
• Tenete tutti i registri di pagamento per tre anni.
• Mantenere i file su qualsiasi piano di benefici per i dipendenti, come i piani pensionistici e assicurativi, e qualsiasi sistema di anzianità o merito scritto per l’intero periodo in cui il piano o il sistema è inefficace, per almeno un anno dopo la fine.
• Mantenere tutte le registrazioni, compresi i tassi di salario, le valutazioni del lavoro, i sistemi di anzianità e merito e gli accordi di contrattazione collettiva che spiegano perché i dipendenti nello stesso stabilimento sono stati pagati con salari diversi.

Questi requisiti si applicano a tutti i datori di lavoro coperti dalle leggi federali anti-discriminazione, indipendentemente dal fatto che una denuncia sia stata presentata contro il datore di lavoro.

Per saperne di più sulla tenuta dei registri richiesti a livello federale – compreso per quanto tempo diversi tipi di registri devono essere conservati da diversi tipi di datori di lavoro, si prega di fare riferimento al riassunto dell’EOCC degli obblighi di tenuta dei registri selezionati in 29 CFR Parte 1602.

Nota: A seconda di dove si opera, alcuni stati richiedono ai datori di lavoro di conservare i registri del personale più a lungo di quanto richiesto dalla legge federale.

Domande problematiche per il colloquio

Gli intervistatori possono pensare di fare delle innocenti chiacchiere con un candidato quando pongono alcune domande a rischio, come:

• In che anno si è laureato?
• Cosa fa il tuo coniuge?
• Quanti figli hai?
• Vuoi dei figli nel prossimo futuro?
• Quale chiesa frequenta?
• Qual è l’origine del suo nome?

Il problema con questi tipi di domande è che potrebbero portare un candidato a credere di essere preso di mira, o di non essere stato assunto a causa di caratteristiche personali protette dalla discriminazione dalla legge federale.

La soluzione: Addestrare gli intervistatori a capire quali domande sono “sicure” e quali domande potrebbero far scattare una denuncia per discriminazione all’assunzione presso l’EEOC.

Scopri di più sulle domande da non fare mai.

Dovresti anche assicurarti che le descrizioni delle mansioni non contengano alcun linguaggio discriminatorio.

6.Impegnarsi con gli ex dipendenti dopo il loro licenziamento o dopo che hanno presentato un reclamo EEOC

Forse hai appena lasciato andare un dipendente. Qualche tempo dopo, si riceve un’e-mail, una telefonata o un messaggio su LinkedIn da quel dipendente, chiedendo cosa avrebbero potuto fare meglio o cercando chiarimenti sulle ragioni del loro licenziamento.

E’ giusto parlare con loro, giusto?

Sbagliato.

Incontrando questo ex dipendente, potreste involontariamente esporre la vostra azienda a responsabilità. Potreste non essere esperti nelle sottigliezze della legge e, quando la vostra guardia è abbassata e state parlando casualmente, può essere facile dire qualcosa che potrebbe essere interpretato nel modo sbagliato – anche se le vostre ragioni per licenziare quel dipendente erano valide.

Inoltre, non fornire una raccomandazione su LinkedIn se richiesto – non importa quanto ti senti in colpa e vuoi aiutare. Nega la ragione del licenziamento di quel dipendente e solleva domande. Se un reclamo viene presentato da questo dipendente, l’EEOC può vedere la vostra raccomandazione come contraddittoria rispetto alle ragioni citate per il licenziamento.

La soluzione: Riferite tutte le comunicazioni dei dipendenti licenziati al vostro dipartimento HR o all’organizzazione professionale del datore di lavoro (PEO).

Se un ex dipendente presenta un reclamo all’EEOC, tutte le comunicazioni tra la vostra azienda e il denunciante devono passare attraverso l’agenzia.

Non seguire attentamente le linee guida dell’EEOC quando si riceve un reclamo

Quando un reclamo viene presentato all’EEOC contro la vostra azienda, l’agenzia vi informerà e vi fornirà le informazioni di base sulla natura del reclamo, nonché le opzioni su come potete rispondere.

In molti casi, sarete in grado di risolvere presto un reclamo attraverso la mediazione o l’accordo. Se scegliete di non impegnarvi in una mediazione precoce, l’EEOC vi chiederà di fornire informazioni che spieghino perché la vostra azienda ha intrapreso l’azione occupazionale alla base del reclamo, così come le legittime ragioni aziendali per quelle azioni.

Questo include:

• una dichiarazione di posizione. Questa è la vostra opportunità di raccontare la vostra versione della storia.
• Una richiesta di informazioni (RFI) che può includere:
  • Copie delle politiche del personale
  • Il file del personale del dipendente
  • I file del personale di altri individui, se rilevante
• Informazioni sul contatto del dipendente per interviste con i testimoni

L’EOC vi incoraggia a presentare tutti i fatti che credete dimostrino che le accuse non sono corrette o non equivalgono a una violazione della legge. Naturalmente, senza la documentazione o le politiche a cui si è fatto riferimento in precedenza, rispondere a queste richieste sarà molto più difficile e richiederà molto tempo.

In parte del processo, l’EEOC può condurre le proprie interviste alle parti interessate.

Non rispettare o facilitare qualsiasi parte di questo processo significa rischiare un esito sfavorevole.

La soluzione: Seguite esattamente le istruzioni dell’EEOC per dimostrare che la vostra azienda prende sul serio la discriminazione e le molestie, e sta facendo uno sforzo in buona fede per cooperare con un’indagine.

Trattare i denuncianti in modo diverso, o comportarsi in modo ritorsivo nei loro confronti, mentre si indaga su un reclamo

Ogni dipendente che presenta un reclamo internamente o all’EEOC è protetto da azioni negative da parte del suo datore di lavoro.

Potrebbero includere:

• Ignorarli
• Passarli per promozioni o incarichi speciali
• Non concedere gli stessi privilegi o diritti che erano concessi prima del loro reclamo

La soluzione: I manager della vostra azienda non dovrebbero comportarsi in alcun modo che possa essere interpretato come negativo o ritorsivo nei confronti di un dipendente dopo che ha presentato un reclamo.

Ricordate, la ritorsione è di gran lunga la denuncia numero uno che l’EEOC riceve.

Conseguenze della discriminazione

Se l’EEOCdetermina che un dipendente è stato il bersaglio della discriminazione o delle molestie, l’obiettivo dell’agenzia è di mettere la vittima della discriminazione in una posizione vicina alla stessa – in termini di lavoro e stipendio – come sarebbe stata se la discriminazione non si fosse mai verificata.

A seconda del tipo di discriminazione e della sua gravità, la vittima può ricevere un collocamento, stipendio arretrato e benefici. Una vittima di discriminazione può anche essere in grado di recuperare le spese legali, le spese per i periti e le spese processuali.

Altri costi che la vostra azienda può essere tenuta a pagare includono le spese vive causate dalla discriminazione, come ad esempio:

• Costi associati alla ricerca di un lavoro
• Spese mediche
• Danni emotivi subiti (angoscia mentale, disagio o perdita del godimento della vita)

Inoltre, i danni punitivi possono essere assegnati per punire un datore di lavoro che è stato particolarmente maligno o sconsiderato. I limiti di questi danni variano a seconda delle dimensioni dell’azienda.

Si deve notare, inoltre, che mentre questo articolo si concentra sulle denunce dell’EEOC, le accuse di discriminazione possono essere presentate anche con le agenzie statali o locali per le pratiche di lavoro corrette (FEPA). Spesso le leggi che queste agenzie non federali applicano sono simili a quelle che l’EEOC applica. In alcuni casi, tuttavia, le FEPA applicano leggi che offrono maggiori protezioni ai lavoratori.

Infine, la vostra azienda sarà tenuta a rispettare gli obblighi di formazione e le notifiche ai dipendenti. Dovrete anche verificare che la vostra azienda sia rimasta in conformità con questi mandati. L’EEOC eseguirà un audit della vostra azienda e monitorerà le vostre attività.

Anticipated upcoming EEOC enforcement priorities

Secondo il governo federale, i datori di lavoro possono aspettarsi che l’EEOC presti particolare attenzione ai casi che rientrano in queste categorie fino al 2021:

• Eliminare le barriere nel reclutamento e nell’assunzione
• Proteggere dalla discriminazione i lavoratori vulnerabili, compresi i lavoratori immigrati e migranti, e le comunità poco servite
• Assicurare la protezione della pari retribuzione per tutti i lavoratori
• Preservare l’accesso al sistema legale
• Prevenire le molestie sistemiche

Inoltre,l’EEOC sta dedicando ulteriore attenzione a ciò che chiama “questioni emergenti e in via di sviluppo”, comprese le questioni associate a eventi significativi, cambiamenti demografici, teorie in via di sviluppo, nuova legislazione, decisioni giudiziarie e interpretazioni amministrative.

Le questioni emergenti citate dall’EEOC riguardano l’Americans with Disabilities Act (ADA), la gravidanza e l’orientamento sessuale e le preoccupazioni transgender (LGBTQ).

Infine, proprio come la pandemia COVID-19 ha avuto un impatto sulla nostra cultura in tanti modi, la malattia può modellare la risposta del governo federale alla discriminazione sul posto di lavoro. Una guida su queste linee può essere trovata sul sito web dell’EEOC e in una pubblicazione speciale.

Riassumendo il tutto

Potete fare passi provati ora per proteggere la vostra azienda e prevenire reclami per discriminazione:

• Avere politiche scritte e applicate allo stesso modo
• Formare regolarmente i manager
• Mantenere archivi personali completi

Tutto questo dovrebbe essere fatto in conformità con le leggi statali e federali pertinenti.

Se dovesse essere presentato un reclamo contro di voi, comunque, seguite attentamente le istruzioni dell’EEOC. Siate cooperativi e disponibili nel fornire tutte le informazioni richieste.

Se avete messo in atto le misure preventive necessarie, probabilmente avrete una maggiore tranquillità nell’affrontare il processo e potenzialmente eviterete anche un’azione avversa.

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