Un budget aziendale funzionale è abbastanza facile da costruire, e i budget esistenti possono essere adattati per completare ciascuno dei seguenti passi:
- Aggiungi le fonti di reddito
- Elenco dei costi fissi
- Aggiungi i costi variabili
- Prevedi le spese extra
- Analizza il flusso di cassa
- Regola per il futuro
Aggiungi le fonti di reddito
Inizia dal reddito dell’ultimo mese concluso e aggiungi tutto il denaro in entrata. Sia che arrivi in una somma forfettaria o in piccole vendite ogni giorno, è necessario contare accuratamente le entrate. Ricordati di includere le entrate da tutte le fonti, come il subaffitto di spazi per uffici o la crescita degli investimenti. È importante tracciare il reddito totale ogni singolo mese in modo da poter iniziare a identificare le tendenze cicliche o stagionali e prepararsi per esse.
Elenco dei costi fissi
I costi fissi sono le bollette e le spese che si pagano ogni mese (o anno) e che sono tipicamente dello stesso importo. I costi fissi sono relativamente facili da identificare e pianificare, anche se potreste essere in grado di negoziare o fare acquisti per un totale mensile più basso. Includi le date di scadenza come riferimento, poiché la tempistica dei pagamenti può influenzare il tuo flusso di cassa.
Esempi di costi fissi includono:
- Rentazione/Ipoteca
- Ordini di fornitura ricorrenti
- Pagamenti
- Assicurazione
- Pagamenti per debiti
- Tasse
- Tasse associative
Somma i costi variabili
I costi variabili sono spese che ci si può aspettare o meno, ma che non sono costanti ogni mese.
Le spese basate sull’uso, come il gas o l’elettricità, cambieranno ogni mese. L’inventario e i materiali possono fluttuare in base alle vendite o alle esigenze del mercato. Vorrai guardare i tuoi costi variabili per 3-6 mesi, se possibile, per avere un’idea delle medie e dei modelli. Mentre potreste spendere molto in forniture per ufficio un mese, potreste non averne bisogno per il resto del trimestre, e potete iniziare a pianificare questa spesa.
Esempi di costi variabili sono:
- Stipendio del proprietario
- Materiali o inventario
- Servizi
- Forniture per ufficio, forniture per l’ufficio, la pausa o il posto di lavoro
- Marketing
Prevedere le spese extra
Anche i piani migliori cadono preda della vita. Emergenze e opportunità possono arrivare quando meno te lo aspetti, quindi un budget intelligente tiene conto delle spese una tantum e imprevedibili. Dopo aver analizzato i costi variabili per diversi mesi o un anno, si può essere in grado di identificare le prossime spese extra. Proietta i costi per acquisti una tantum come nuove attrezzature o investimenti imminenti come un corso aziendale o un acconto. Metti via una piccola somma ogni mese per le emergenze, come le riparazioni.
Analizza il flusso di cassa
Ora che hai tutti i numeri generali davanti a te, è il momento di fare i conti per analizzare il tuo flusso di cassa e creare un budget più intelligente. Inizia con un singolo mese. Quanto hai guadagnato? Quali sono state le tue spese? Hai avuto un guadagno o una perdita netta in quel mese? Puoi trovarlo sottraendo tutte le spese dalle tue entrate totali per determinare il profitto.
Una volta che avete determinato il guadagno e la perdita per un mese, immergetevi ancora più a fondo per determinare il vostro flusso di cassa. Il flusso di cassa è la relazione tra il denaro in entrata e in uscita nel tempo. Avete abbastanza entrate per coprire i costi? Ci sono dei punti nel mese in cui non avete i fondi necessari? Analizzate il vostro uso del credito o delle riserve di liquidità per superare il vostro budget mensile più agevolmente.
Regola per il futuro
Con le informazioni sui profitti e le perdite e sul flusso di cassa, puoi iniziare a usare il tuo budget per informare le future decisioni aziendali. Per esempio, se notate che il mese scorso avete speso più di quanto avete guadagnato, potete ridurre le vostre spese e lavorare per portare nuovi affari nel mese successivo. Il vostro budget non dovrebbe mai essere fissato nella pietra, ma piuttosto un piano vivente che può essere adattato.
Dovreste anche adattare il vostro budget per riflettere i professionisti del business. Puoi considerare di aumentare il tuo budget di marketing se il tuo obiettivo è quello di portare nuovi clienti. Se stai facendo un profitto netto, puoi considerare di investirlo di nuovo nel tuo business con gli aggiornamenti necessari.
Crea il budget del mese successivo in base a ciò che impari e dove vuoi andare. Con il tempo dovresti sviluppare un quadro completo del tuo budget annuale ed essere in grado di prevedere e pianificare accuratamente le stagioni e la crescita.