Come fai a sapere se le fatture dei fornitori che stai pagando sono accurate – sia accidentalmente che di proposito? La risposta è il sistema di corrispondenza a 3 vie. Ecco come funziona.
Step 1: Ordine di acquisto
Fate in modo che la vostra azienda non compri nulla senza avere un ordine di acquisto preparato in anticipo e inserito nei vostri registri contabili. Niente più corse al negozio all’improvviso quando ti trovi a corto di materiali!
Una volta controfirmato dal fornitore, l’ordine di acquisto è un documento legalmente vincolante. Dovrebbe specificare:
– Nomi e quantità degli articoli da acquistare
– Prezzo degli articoli
– Data di consegna
Step 2: Rapporto di ricezione
Tutte le forniture acquistate sono controllate nell’inventario e un modulo compilato dal personale di ricezione. Questo rapporto viene inserito nel software di contabilità, o altrimenti messo a disposizione del personale della contabilità fornitori.
Un tipico rapporto di ricezione include:
– Data e ora della consegna
– Numero dell’ordine di acquisto
– Nome del fornitore e/o della compagnia di spedizione
– Descrizione di ogni articolo ricevuto
– Quantità di ogni articolo ricevuto
– Condizione degli articoli ricevuti (necessario per la restituzione di merci danneggiate)
Step 3: Fattura del fornitore
La fattura inviata dal fornitore dovrebbe corrispondere sia all’ordine di acquisto che al rapporto di ricezione nei nomi degli articoli, quantità e prezzi. È responsabilità dell’Accounts Payable assicurarsi che questi tre documenti corrispondano – e se non lo fanno, scoprire perché non lo fanno.
Le discrepanze possono essere risolte facendo emettere al fornitore una fattura rivista, o in alcuni casi una nota di credito.
Benefici e svantaggi
I benefici della corrispondenza a 3 vie sono ovvi: la prevenzione dell’errore umano o della frode che potrebbe risultare in perdite finanziarie per la vostra azienda.
Sullo svantaggio, il processo di corrispondenza a 3 vie può richiedere molto tempo per la contabilità fornitori. Questo potrebbe portare a ritardi nei pagamenti, con conseguenti tasse in ritardo e l’esclusione da sconti per pagamenti anticipati. Considera questi consigli contabili per renderlo più efficiente:
– Software che automatizza la generazione di ordini di acquisto e rapporti di ricezione, e li integra con la contabilità fornitori
– Non richiedere la corrispondenza a 3 vie per le fatture ricorrenti o di piccolo importo
– Consentire al personale della contabilità fornitori di approvare le fatture se gli importi sull’ordine di acquisto e la fattura sono entro pochi punti percentuali di corrispondenza
Alcune di queste soluzioni possono essere oltre il budget della maggior parte delle piccole imprese, ma non quando hai Xendoo al tuo servizio. Il nostro software di contabilità all’avanguardia ti offre funzionalità di livello aziendale ad un costo mensile accessibile. È solo uno dei modi in cui solleviamo i piccoli imprenditori dal lavoro e dalle preoccupazioni della contabilità e liberiamo la loro mente per concentrarsi su ciò che amano.