20 modi semplici per migliorare la comunicazione sul posto di lavoro

Una comunicazione efficace sul posto di lavoro è la chiave per stabilire relazioni forti e portare a termine progetti importanti. Secondo uno studio di Watson Wyatt, le aziende che comunicano in modo più efficace hanno il 50% di probabilità in più di registrare bassi livelli di turnover rispetto alla media del settore.

Naturalmente, tutti hanno problemi di comunicazione di tanto in tanto, il che può portare a incomprensioni e frustrazioni.

Per aiutarvi a risolvere questi problemi, abbiamo raccolto 20 semplici consigli che potete iniziare a usare oggi per migliorare le capacità di comunicazione e le relazioni generali tra voi e i vostri compagni di squadra.

Come migliorare la comunicazione sul posto di lavoro

Prima di tutto, stabilite delle basi.

Più un dipendente si fida di voi, più è probabile che si faccia avanti e comunichi quando c’è un problema. Un ottimo modo per gettare le fondamenta è stabilire prima un rapporto con il dipendente.

Più un dipendente si fida di te, più è probabile che si faccia avanti e comunichi quando si verifica un problema.

Per esempio, quando ho iniziato a Justworks, il mio capo mi ha portato fuori a pranzo con i miei nuovi compagni di squadra. Non abbiamo parlato di affari, ma invece abbiamo imparato a conoscere le vite degli altri e abbiamo imparato a conoscere le stranezze e le preferenze degli altri. Anche se è stato un piccolo gesto, ha funzionato come un grande rompighiaccio e ha aiutato ad aprire le linee di comunicazione a tutti nella squadra.

Prova attraverso le tue parole e azioni che sei degno di fiducia.

Secondo l’American Psychological Association, quasi un quarto dei dipendenti non si fida del proprio datore di lavoro. Sembra semplicistico, ma è vero: dimostrare ai vostri dipendenti che siete degni di fiducia si tradurrà in un’efficace comunicazione aziendale più e più volte.

Abbiamo già scritto dei post sul blog su come migliorare la fiducia, ma il nucleo di questo problema è semplice: Mostrate un interesse genuino per la persona, empatizzate con i suoi blocchi stradali o dilemmi, e seguite i modi in cui dite di voler aiutare. Il vostro dipendente sarà molto più propenso a comunicare una sfida quando saprà che può fidarsi di voi per mantenere la calma e lavorare insieme per trovare una soluzione.

Impostazioni settimanali o mensili 1:1.

A volte, tutto ciò che serve per aprire le linee di comunicazione è stabilire un orario per farlo. La vostra dipendente potrebbe preoccuparsi che vi sta gravando durante il giorno se siete occupati e vuole condividere sfide recenti, preoccupazioni o anche trionfi. Stabilendo un incontro periodico per fare il punto della situazione, imparerete di più sul funzionamento interno di ciò che accade in ufficio e avrete un’idea migliore su come appianare i problemi.

A Justworks, per esempio, ho un incontro settimanale 1:1 con il mio manager diretto per discutere di come sta andando il lavoro in generale e per affrontare le idee di grande visione. Ho anche un 1:1 mensile con il direttore del dipartimento, e ci confrontiamo prendendo un caffè insieme o facendo una passeggiata. È il modo ideale per esternare preoccupazioni o condividere vittorie senza la pressione di chiedere un incontro a un superiore.

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Spiega perché stai chiedendo al tuo dipendente di fare qualcosa.

Questo potrebbe sembrarti stupido. Alfred non sa perché è importante creare quello slide deck da presentare al team di vendita? Senza sembrare condiscendente, c’è un modo preciso per condividere l’importanza di un compito che hai assegnato e inquadrarlo in modo positivo e informativo.

Per esempio, insieme a questo incarico potresti dire al tuo dipendente: “Queste diapositive sono un ottimo modo per comunicare al team di vendita come il marketing sta sostenendo i loro sforzi. Hai qualche domanda sull’approccio o su come presentarlo?”

Facendo così, stai offrendo informazioni vitali e l’opportunità di fare domande che altrimenti potrebbero aver esitato a comunicare. Forse ancora più importante, stai anche mostrando al dipendente come il suo lavoro si lega direttamente agli obiettivi aziendali.

Ascolta davvero.

La gente spesso pensa alla comunicazione come a far passare il proprio messaggio, ma una comunicazione efficace è davvero una strada a doppio senso. Se non si ascolta attivamente ciò che l’altra persona sta dicendo, è difficile finire sulla stessa pagina.

Chiedete domande di chiarimento, e date alla conversazione tutta la vostra attenzione. Evitate il multitasking o di pensare alla vostra risposta prima che l’altra persona abbia finito di parlare. L’ascolto attivo può essere impegnativo, ma ne vale la pena.

Evitare di fare supposizioni rapide.

Uno dei più grandi inibitori della comunicazione di qualità sul posto di lavoro sono i segnali mancati e le supposizioni formate rapidamente. Se il vostro dipendente è in ritardo in un’area in cui vi aspettavate che eccellesse, non presumete immediatamente che sia un fannullone che non si preoccupa.

Invece, fornite un ambiente non conflittuale per scavare dove si trovano i problemi. Quando chiedete al vostro dipendente come vanno le cose, potreste scoprire che si sta trasferendo e ha avuto difficoltà a concentrarsi sul lavoro, o che non è abituato a destreggiarsi tra sei progetti contemporaneamente e ha bisogno di togliere priorità a qualcosa. Quando le vostre orecchie sono aperte, lo sono anche le linee di comunicazione.

Impara i punti di forza e le debolezze dell’altro.

C’è più di un modo per farlo. Potrebbe essere attraverso l’osservazione nel corso dei mesi, scoprendo in cosa i membri del tuo team sono forti e hanno bisogno di un piccolo aiuto. Per esempio, io e il mio capo abbiamo capito che lei è bravissima a portare a termine il lavoro in blocchi ordinati e segmentati, mentre io do il meglio di me in esplosioni concentrate.

C’è anche la strada del tipo di personalità – Enneagram, Myers Briggs e Strengths Finder sono solo alcuni. All’improvviso, potrebbe avere senso il fatto che tu sei motivato dalla competizione e dalla concentrazione, mentre l’altro tuo compagno di squadra fa meglio con l’input e l’ideazione. Comprendendo i punti di forza e di debolezza dell’altro, è più facile avere una comunicazione efficace sul posto di lavoro.

Sentire lo stile di comunicazione preferito dell’altra persona.

Forse alcuni membri del tuo team sono raramente su Slack, mentre altri rispondono immediatamente alle e-mail. Come comunicano meglio i tuoi dipendenti e compagni di squadra sui progetti? Preferiscono le e-mail, le chat di persona o Slack? Puoi imparare questo chiedendo loro direttamente e anche attraverso l’osservazione.

Stai coerente con le aspettative e segui.

È facile abbandonare i controlli regolari quando il lavoro diventa impegnativo, ma è uno dei modi migliori per mantenere una comunicazione efficace sul posto di lavoro. Il tuo dipendente sa quando hai intenzione di seguire un progetto e quali elementi ti aspetti di vedere nel suo lavoro?

Una delle esperienze più frustranti per un dipendente è finire un progetto e scoprire che il tuo manager voleva qualcosa di completamente diverso. Previeni questo essendo chiaro e aperto alle domande fin dall’inizio.

Imposta il tono delle riunioni.

Qual è lo scopo della tua riunione? Chi la condurrà? Qual è l’ordine del giorno? In Justworks, spesso inviamo un ordine del giorno via e-mail prima dell’inizio della riunione, in modo che tutti i partecipanti sappiano cosa aspettarsi.

Cercare attivamente un feedback costruttivo è uno dei modi migliori per migliorare la comunicazione sul posto di lavoro.

Offrire un feedback costruttivo in modo ponderato.

Ci siamo già passati tutti: un feedback aggressivo e senza toni da parte di un manager che cancella definitivamente la fiducia e le linee di comunicazione. Justworks ha offerto a tutti i dipendenti seminari su come offrire un feedback costruttivo.

Un consiglio per iniziare? Concentrati sul comportamento di cui stai discutendo, non sul carattere della persona. E sempre, sempre dare all’altra persona l’opportunità di condividere i propri pensieri e contribuire a costruire un processo positivo che vada avanti.

Offrire complimenti in modo ponderato.

Se si dice a un dipendente che ha fatto un ottimo lavoro, il complimento non è così utile come si pensa. Potrebbe rimanere a pensare: “Ma cosa c’era di bello? Come posso replicare se non lo so?”. Sii invece specifico – “Hai fatto un ottimo lavoro spiegando come i lead si convertono in clienti in quella presentazione. Le immagini hanno davvero aiutato il pubblico a capire il processo.”

Mantenete i flussi di lavoro trasparenti.

Supponiamo che il vostro team stia lavorando su un grande progetto insieme. Il team conosce la scadenza del progetto, chi è responsabile di quali parti del progetto, e quando ci si aspetta che passino quelle parti agli altri compagni di squadra? Organizza un chiaro walkthrough utilizzando fogli di calcolo Excel o Trello, in modo che tutti i membri del tuo team siano sulla stessa pagina e non siano frustrati da comunicazioni errate.

Rendi chiaro il ruolo delle persone in un gruppo o in un progetto fin dall’inizio.

La comunicazione sul posto di lavoro può rompersi velocemente quando le persone non capiscono i loro ruoli. Questo va di pari passo con la trasparenza dei flussi di lavoro. Stabilite gli stakeholder chiave del progetto, chi ha l’approvazione finale, e quali canali il progetto deve attraversare per essere completato.

Decidete quali conversazioni sono migliori per quali luoghi.

Al di là del normale livello di appropriatezza sociale – (no, non dovreste chiedere dell’emergenza familiare di qualcuno di fronte all’intero team) – discutete con il vostro team quali modalità di comunicazione funzionano meglio per quali situazioni.

Per esempio, il mio team a Justworks si è impegnato a non prendere mai grandi decisioni su Slack, poiché è difficile ottenere la sensazione generale di una situazione, e a volte le persone non sono presenti alla discussione fino a quando una decisione è stata presa. D’altra parte, Slack è un ottimo modo per chiacchierare di chi vuole lavorare insieme in una caffetteria.

Utilizza gli strumenti moderni per migliorare – non troncare – la tua comunicazione.

Chat e email sono ottimi, fino a un certo punto. Tuttavia, se andare avanti e indietro al computer sta diventando troppo complicato, non abbiate paura di togliere la conversazione da Slack e portarla invece faccia a faccia. Questo probabilmente semplificherà il compito a portata di mano ed eviterà errori di comunicazione – come il sarcasmo percepito o la riluttanza.

Cercare regolarmente il feedback e prenderlo al volo.

Cercare attivamente un feedback costruttivo è uno dei modi migliori per migliorare la comunicazione sul posto di lavoro. Per esempio, dopo ogni 1:1 che ho con il mio capo, ci chiediamo a vicenda se ci sono altri feedback da dare.

Uno dei più grandi inibitori della comunicazione di qualità sul posto di lavoro sono i segnali mancati e le supposizioni formatesi rapidamente.

Alcuni sono positivi – “Mi è piaciuto vedere la tua etica di lavoro questa settimana di fronte a diversi blocchi” – e alcuni sono più costruttivi – “Ho notato che hai espresso frustrazione durante il nostro incontro di brainstorming questa settimana”. Comunque, quei momenti di feedback sono sempre un’opportunità per arrivare al cuore di una sfida o di una vittoria.

Rendere i processi chiari e snellire i fastidiosi blocchi stradali.

Se state lavorando ad un progetto massiccio con più stakeholder, è probabile che ad un certo punto o ad un altro ci sarà un vuoto di comunicazione. Prendete questa interruzione come un’opportunità per migliorare il processo la volta successiva. Quando comunicate questi cambiamenti, potete anche ottenere un utile feedback su cosa sta funzionando per le persone e cosa no per il futuro.

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