Le persone dimenticano le loro attività quotidiane o fare la spesa prima di andare a casa.
I tuoi iscritti possono dimenticarsi anche del tuo evento.
L’invio di email di promemoria dell’evento aiuta a mantenere il tuo evento nella mente del tuo pubblico potenziale e a non perdere nessun partecipante.
Informare il tuo pubblico del tuo evento è importante quanto ricordarglielo. Non vuoi che i tuoi iscritti si dimentichino del tuo evento.
Da quando sei qui, imparerai:
- Perché dovresti inviare email di promemoria per eventi.
- Come scrivere un’email di promemoria per un evento.
- 7 elementi chiave da includere nel tuo modello di email di promemoria per eventi.
- 21 righe di oggetto accattivanti per i promemoria di eventi.
- 3 consigli per aumentare il tasso di apertura delle tue email di promemoria per eventi.
- Il momento migliore per inviare email di promemoria per eventi.
- 11 Esempi di modelli di email di promemoria per eventi.
- Come impostare le email di promemoria per eventi.
Iniziamo.
Perché dovresti inviare email di promemoria per eventi?
Se pensi che la registrazione all’evento sia un successo, ti sbagli.
La registrazione all’evento non significa che hai raggiunto il tuo obiettivo.
I tuoi potenziali clienti potrebbero registrarsi oggi, ma il tuo evento è tra un mese. Cosa succederà durante quel mese?
Si dimenticheranno del tuo evento e anche del fatto che si sono registrati.
Utilizza gli indirizzi email dei tuoi iscritti per inviare aggiornamenti dell’evento e email di promemoria.
Dovrai mantenere la conversazione con i tuoi iscritti per tutto il periodo, fino al giorno dell’evento.
Invia i dettagli del tuo evento, i relatori presenti, l’agenda e l’host.
E soprattutto, imposta delle email di promemoria per il tuo evento.
Devi tenere i tuoi potenziali partecipanti agganciati alla data dell’evento.
Con il software Automizy, puoi automatizzare la comunicazione con i tuoi iscritti all’evento e risparmiare il tempo che puoi dedicare alla gestione del tuo evento.
I tuoi iscritti all’evento ti saranno grati per aver ricordato loro il tuo evento.
Come scrivere un’email di promemoria per un evento
Invia email di promemoria in testo semplice
Le email in testo semplice sono solitamente considerate email marketing che non sembrano email marketing.
Nelle caselle di posta dei tuoi iscritti all’evento, un testo semplice sarà esattamente come un’email personale che hai inviato loro attraverso il tuo account Gmail.
Inviare email di promemoria in testo semplice per un evento fa sentire ai tuoi iscritti che sei personalmente interessato ad incontrarli al tuo evento.
Ecco un modello di email di promemoria in testo semplice per un evento creato in Automizy:
Mantieni la tua email breve e semplice
L’obiettivo di una email di promemoria è quello di ricordare al tuo pubblico l’evento. Ricordare e basta.
È saggio includere solo i dettagli che sono rilevanti per l’evento nel tuo messaggio di promemoria. Non c’è bisogno di fare un pitch.
I tuoi iscritti lo sanno già, è per questo che si sono registrati in primo luogo.
Secondo HubSpot, il 46 per cento dei lettori di e-mail utilizzano dispositivi mobili. E le email lunghe sono il nemico degli utenti mobili.
Ti consiglio di mettere le informazioni essenziali nel primo paragrafo del tuo messaggio di promemoria.
Usa la voce attiva
Usa una voce attiva nelle tue email di promemoria per rendere le tue frasi più scorrevoli e rendere le tue email più facili da capire.
Utilizzare una voce attiva enfatizza il soggetto della frase e rende la frase più diretta e concisa.
Ecco una frase a voce attiva e una a voce passiva che potresti usare in una email di sollecito di invito:
- Voce attiva: Non vedo l’ora di vederti domani.
- Voce passiva: La tua presenza è apprezzata.
Nota la differenza?
La voce passiva fa sembrare che le tue email siano scritte da Siri o Alexa. E a nessuno piacciono le email robotiche.
Ora esaminiamo gli elementi chiave da includere nella tua email di promemoria.
7 Elementi chiave da includere nel modello della tua email di promemoria
Titolo e argomento dell’evento
L’elemento principale da includere nel tuo messaggio di promemoria deve essere il titolo del tuo evento.
Puoi usare il titolo dell’evento come titolo della tua email e assicurarti che sia il primo elemento visibile quando un lettore apre la tua email.
Non ha senso scrivere lunghe copie e dettagli quando il tuo pubblico non può dire che si tratta di un promemoria di cosa.
Tempo & data dell’evento
L’ora e la data sono ciò che vuoi ricordare ai tuoi iscritti all’evento.
Evidenzia l’ora e la data nella tua email di promemoria dell’invito e rendila chiara e visibile per i tuoi lettori.
Se stai inviando un’email per un webinar, evidenziare l’ora e la data non è sufficiente.
Assicurati di includere il fuso orario in modo che tutti si sintonizzino all’ora giusta che corrisponde al loro fuso orario.
Localizzazione dell’evento
L’aggiunta del numero di strada/edificio è un must, tuttavia, è meglio incorporare un link di Google Maps nella tua email di promemoria per aiutare i tuoi partecipanti a trovare facilmente il luogo.
Oppure puoi includere uno screenshot della zona.
Includete il vostro numero di telefono nella vostra email di promemoria nel caso in cui i partecipanti siano in viaggio e non riescano a trovare il luogo.
Fornisci la preparazione necessaria
Informa i tuoi iscritti sul tuo evento e condividi con loro tutti i dettagli in modo che vengano preparati.
La preparazione per gli eventi può includere le app che devono scaricare, i gruppi di networking a cui unirsi, i documenti da leggere, le regole di pulizia, ecc.
Se i tuoi partecipanti hanno bisogno di stampare un codice QR di accesso per poter entrare nella sede, non dimenticare di includerlo nella tua email di promemoria.
Aggiungi una nota di ringraziamento
Nulla può andare storto nel mostrare apprezzamento ai partecipanti al tuo evento.
Puoi usare la tua email di promemoria come email di ringraziamento per ringraziare semplicemente i tuoi contatti per essersi registrati al tuo evento.
La tua nota di ringraziamento può essere solo la prima frase con cui inizi la tua email di promemoria.
Un semplice ringraziamento può avere un impatto su come i tuoi lettori interagiscono con la tua email di promemoria dell’evento.
Informazioni aggiuntive
La sezione delle informazioni aggiuntive della tua email di promemoria è come una sezione ‘freestyle’.
Puoi usarla per condividere ulteriori informazioni su:
- Dettagli sul luogo dell’evento (parcheggio, trasporti nelle vicinanze, ristoranti, ecc)
- Speaker e agenda
- Regole dell’evento
- I tuoi canali social media, ecc.
Includere la pagina delle FAQ
Prima di partecipare a qualsiasi evento, gli iscritti vogliono conoscere ogni dettaglio importante relativo ad esso.
Se hai una pagina FAQ per il tuo evento, è bene includerla nella tua email di promemoria in modo che i tuoi potenziali partecipanti abbiano tutte le risposte alle loro preoccupazioni senza il bisogno di fare una telefonata o scrivere una email per ottenere una risposta.
21 Linee dell’oggetto del promemoria dell’evento accattivanti
Qui c’è un errore comune che i marketer fanno quando inviano email di promemoria dell’evento.
I marketer spendono tempo a scrivere e progettare le loro email, e la linea dell’oggetto diventa un compito da 1 minuto.
Questo dovrebbe essere illegale! 🚓
Nell’email marketing per eventi, l’oggetto è importante quanto la copia della tua email e quanto il tuo evento.
L’oggetto è la prima cosa che i tuoi iscritti vedono nella loro casella email o nelle notifiche push.
Questo significa che gli iscritti al tuo evento vedranno il tuo oggetto prima di vedere la tua email copy.
Per ispirarti, ecco 21 email di promemoria di eventi che puoi sperimentare.
- Non perdere {Nome dell’evento}
- Porta un amico a {Nome dell’evento}
- Ti unisci a noi domani a {Nome dell’evento}?
- {Nome dell’evento} sta facendo il tutto esaurito!
- {Nome dell’evento} è dietro l’angolo
- Il più grande {tipo di evento} in {località geografica}: {Nome dell’evento}
- Non perderti in {Data} 📍
- Ciao {Nome}, libero {Data}? Unisciti a noi al {Nome dell’evento}!
- 15% di sconto per te e un amico
- Ultima possibilità di vedere {Speaker/Performer} dal vivo al {Nome dell’evento}!”
- Da domani! Nome dell’evento}
- Incontra gli speaker a {Nome dell’evento}!
- Sei pronto per {Nome dell’evento}? 😊
- Il conto alla rovescia è iniziato! ⏳
- 5 cose da portare a {NomeEvento}
- Sei emozionato per {NomeEvento}?
- {Nome dell’evento}, {data dell’evento} 🗓
- “Non vuoi perdere {Nome dell’evento}
- Ricordo, unisciti a noi a {Nome Evento}
- Segnate il vostro calendario per {Nome Evento}
- Ricordo di Grace per {Nome Evento}
3 Suggerimenti per aumentare il tasso di apertura delle vostre email di promemoria degli eventi
Utilizza Subject Line Tester
Il Subject Line Tester in Automizy valuta le vostre righe di oggetto sulla base dei dati delle campagne email più performanti.
Testa le tue linee dell’oggetto prima di inviarle per essere sicuro di inviare solo email che si distinguono in una casella di posta affollata.
AB testa l’oggetto delle tue email di promemoria eventi
Potresti sentirti ottimista su un oggetto di promemoria eventi, ma è solo un’opinione che potrebbe risultare in un basso tasso di apertura.
Un software di posta elettronica come Automizy ti aiuta a sbarazzarti delle congetture nel decidere l’oggetto dell’email.
A/B testing delle linee dell’oggetto ti permette di provare le cose, e il sistema sceglierà la variazione più performante.
Un AB test richiede meno di 2 minuti per essere impostato, e porta a centinaia e migliaia di email aperte.
Rinvia le email non aperte con un oggetto diverso
Le email non aperte significano che il tuo oggetto non ha scatenato la curiosità dei tuoi iscritti.
Imposta il reinvio automatico alle email non aperte, e reinvia la tua email di promemoria con un oggetto diverso per aumentare le tue aperture.
Rinviare le email non aperte ti garantisce una seconda possibilità per aumentare il tasso di apertura delle tue campagne.
Tieni presente che le email non aperte significano meno partecipanti.
Meno partecipanti = Meno entrate.
Il momento migliore per inviare email di promemoria dell’evento
Inviare la tua email di promemoria al momento giusto potrebbe aumentare i tassi di apertura delle tue email e i partecipanti all’evento.
Una campagna di email di promemoria dell’invito NON è una sola email. E’ una campagna che dovrebbe includere almeno 3 email di promemoria.
Qui ci sono alcuni consigli generali su quando inviare un’email di promemoria per eventi.
- 1a email di promemoria: Una settimana prima dell’evento.
- 2° Email di promemoria: Un giorno prima dell’evento.
- 3° Email di promemoria: Il giorno dell’evento.
Tenete a mente di non inviare email di promemoria il lunedì quando tutti stanno cancellando le email che hanno ricevuto durante il fine settimana.
Secondo le best practice del settore, mercoledì e giovedì sono i giorni migliori per inviare email di promemoria per gli eventi.
Inoltre, non dovresti inviare email troppo presto quando i tuoi iscritti stanno ancora dormendo o a tarda notte quando si stanno godendo del tempo in famiglia.
Le 10 del mattino sono perfette per l’orario d’ufficio, quando tutti sono ben sistemati, o intorno alle 12 del pomeriggio quando le persone stanno uscendo dalla modalità lavoro o stanno pranzando.
11 Esempi di Modelli di Email di Promemoria per Eventi
Includete l’agenda del vostro evento
Se state organizzando un evento di un’intera giornata, è una buona idea includere un’agenda per aiutare i partecipanti a impostare le loro aspettative per il vostro evento. Link a una pagina dell’agenda, se vuoi mantenere la tua email breve.
Qui c’è un esempio di email di promemoria dell’evento che include l’agenda dell’evento.
Includere un link che salvi la data su Google Calendar
Per essere sicuro che il tuo pubblico non si dimentichi del tuo evento, si raccomanda di includere un link che salvi la data dell’evento su Google Calendar.
Evidenzia il link con una CTA nella tua email di promemoria, e i tuoi partecipanti potranno salvare la data dell’evento sul loro calendario.
Includere un conto alla rovescia nel tuo promemoria invito
Usare un conto alla rovescia nelle tue email di promemoria invito crea un senso di urgenza per il tuo pubblico.
Di seguito, un esempio di email di promemoria di un evento con un conto alla rovescia che puoi copiare per le tue prossime email di promemoria.
Ricorda e prepara i partecipanti al tuo evento
Per i tuoi eventi offline, è meglio includere il codice QR di accesso al tuo evento.
Questa email fornisce le informazioni necessarie sull’evento e condivide il codice QR, che facilita l’ingresso alla sede.
Invita i partecipanti a scaricare l’app mobile del tuo evento
Le app per eventi mobile hanno cambiato le prospettive delle organizzazioni verso la gestione degli eventi.
Facilitando interazioni senza soluzione di continuità con il pubblico, queste applicazioni hanno reso facile l’organizzazione di riunioni e conferenze.
Puoi invitare i tuoi partecipanti a scaricare l’app del tuo evento in un esempio di email di promemoria simile.
Notificare ai partecipanti che il tuo evento è in diretta
Quando organizzi eventi fisici, i tuoi partecipanti sono nella stanza e possono vedere quando la presentazione sta iniziando. E per quanto riguarda gli eventi online?
Anche il pubblico del tuo webinar ha bisogno di sapere quando la presentazione sta iniziando.
Invia email di promemoria del webinar per informare i tuoi iscritti che il tuo webinar è in diretta, e che possono partecipare alla presentazione.
Ringrazia i tuoi iscritti all’evento in una email di promemoria
MLB è conosciuta come la lega di Baseball più popolare al mondo, e una parte del loro successo è per la loro reputazione di prendersi cura dei loro clienti.
Ebbene, hanno inviato la seguente email di promemoria dell’evento per la loro partita con una nota di ringraziamento come piacere e apprezzamento del cliente.
Anima la tua email di promemoria per la festa
Le email di promemoria per eventi non sono esclusivamente per conferenze e webinar.
Puoi inviare email di promemoria anche per una festa.
E dato che una festa è un’occasione meno formale, puoi essere molto creativo con il tuo messaggio di promemoria e renderlo divertente per il tuo pubblico.
Includere link di condivisione sociale nel tuo messaggio di promemoria
I partecipanti all’evento amano condividere l’evento a cui stanno partecipando sui loro canali sociali per vedere chi nella loro rete partecipa all’evento.
Includete le CTA di condivisione sociale nel vostro messaggio di promemoria dell’evento per motivare le interazioni sui social media per il vostro evento.
Includete ora e luogo
Come già sapete, l’ora e il luogo sono tra gli elementi principali da includere nella vostra email di promemoria per eventi.
“It’s Only a Day Away” il titolo del seguente esempio di email di promemoria per eventi evidenzia l’ora dell’evento.
Includere un link alle mappe nella tua email
Includere un link a Google Calendar nella tua email di promemoria aiuta i partecipanti a ricordare l’evento.
E inserire un link a Google Maps nel tuo messaggio di promemoria aiuta i tuoi partecipanti a trovare facilmente il luogo in cui si svolge l’evento.
Riduce la fatica di perdersi o di arrivare tardi al tuo evento.
Ora abbiamo visto esempi di email di promemoria per eventi; impariamo come impostarle e automatizzare il processo.
Come impostare le email di promemoria per eventi
Una campagna di email di promemoria per eventi consiste nell’inviare messaggi di promemoria ai partecipanti all’evento.
Per impostare le email di promemoria per un evento, è necessario un software di email marketing automation come Automizy.
Imposta il trigger dell’email per i partecipanti all’evento
A seconda di come gestisci le tue liste di email, se hai una lista di email separata per i partecipanti all’evento, puoi attivare la sequenza di email di promemoria ai contatti di una specifica lista di email.
Puoi anche usare i tag dei tuoi iscritti per attivare l’automazione delle tue email di promemoria.
I tag dei contatti attivano le email agli iscritti che condividono informazioni specifiche e inviano email personalizzate.
Per esempio, il tuo tag di contatto per l’esempio dell’email di promemoria dell’evento potrebbe essere “Event Registrant.”
Tale tag ti aiuta ad automatizzare le email di promemoria a tutti gli iscritti al tuo evento.
Aggiungi email di promemoria alla tua campagna a goccia
La tua campagna di email di promemoria di invito è una campagna a goccia che consiste in più di una email:
- 1a email di promemoria: Una settimana prima dell’evento.
- Seconda email di promemoria: Un giorno prima dell’evento.
- 3° Email di promemoria: Il giorno dell’evento.
Vediamo il processo per gradi.
Ora che sai quante email inviare, devi creare il contenuto delle tue email di promemoria dell’evento e impostare la tua timeline di promemoria dell’evento.
Puoi creare la tua campagna di email di promemoria a goccia nel costruttore di campagne di automazione visiva di Automizy, e dovrebbe apparire così:
Assicurati che le tue email di promemoria siano ben sincronizzate, in modo da raggiungere le caselle di posta dei partecipanti all’evento al momento giusto.
Applica dei “periodi di attesa” tra le tue email di promemoria per assicurarti che le tue email siano inviate correttamente in tempo con la timeline del tuo evento.
Una volta che le tue email di promemoria sono pronte, clicca su “Pubblica” per iniziare a ricordare ai tuoi iscritti il tuo evento.
Scegli “Sì, tira dentro i vecchi & nuovi contatti” per iniziare a inviare email di promemoria a tutti i tuoi iscritti.
È abbastanza facile creare una sequenza di email di promemoria per gli inviti, ma non sottovalutarla mai. Un’email di promemoria ben fatta può aumentare il numero di partecipanti all’evento del 40%.
Non sarebbe male aiutare i tuoi iscritti a ricordare il tuo evento.
Automatizza le tue email di promemoria in Automizy per rendere i tuoi eventi un successo.
Conclusione
Quante volte sei stato invitato a una festa, una cena o un evento e te ne sei dimenticato?
Molto. Ci siamo passati tutti, e lo stesso accadrebbe ai partecipanti al tuo evento.
Gestire un evento costa molto del tuo tempo e del tuo denaro, e non vuoi che vada tutto sprecato.
Invia email di promemoria per i tuoi eventi e informa il tuo pubblico.
E non dimenticare di automatizzare le tue email.
Non puoi semplicemente rischiare di dimenticare di inviare un’email di promemoria in tempo.