Creare un modulo personalizzato di Outlook è più facile di quanto si possa pensare. Inizierete con un modello che contiene già la maggior parte delle funzionalità di cui avrete bisogno. Puoi aggiungere e cancellare campi e controlli. Puoi anche usare VBScript per automatizzare compiti specifici. Sebbene la creazione e l’implementazione di un modulo personalizzato sia facile, richiede diversi passi e solo per questo motivo, può essere un po’ confuso. Ti guiderò attraverso il processo e ti mostrerò anche come aggiungere un po’ di magia VBScript.
1: Determina i tuoi bisogni
Comincerai sempre un modulo personalizzato modificando uno dei moduli predefiniti mostrati nella Figura A. Forse gli utenti hanno bisogno di un messaggio aggiornato o di un modulo di inserimento del diario. Se stai condividendo i dati del calendario, probabilmente inizierai con un modulo per gli appuntamenti o anche per le attività. Dovrai modificare il modulo predefinito, questo è il punto, ma quello predefinito ti dà un buon inizio.
Figura A
Basare un modulo personalizzato su uno dei tanti moduli predefiniti.
2: Visualizza la scheda Sviluppatore
Gli strumenti necessari per personalizzare un modulo sono nella scheda Sviluppatore di Outlook 2010. Per visualizzare questa scheda, clicca sulla scheda File e seleziona Opzioni sotto Aiuto. Poi, fai clic su Personalizza barra multifunzione nel pannello di sinistra, seleziona Sviluppatore nell’elenco a destra (sotto il menu a discesa Personalizza la barra multifunzione) e fai clic su OK.
3: Apri un modello di modulo nella vista di progettazione
Nel passo 1, hai determinato il tuo compito e scelto un modulo esistente da personalizzare. Ora, sei pronto ad aprire quel modulo in vista del design. Per farlo, clicca sulla scheda Sviluppo (passo 2) e clicca su Progetta un modulo nel gruppo Moduli personalizzati. In Outlook 2007, scegliete Forms dal menu Tools e poi scegliete Design A Form. La libreria predefinita, la Standard Forms Library (mostrata nella Figura A), è la libreria giusta. Seleziona Contact e clicca su Open. Outlook aprirà il modulo predefinito nella vista di progettazione, come mostrato nella Figura B.
Figura B
Si comincia con un modulo predefinito nella vista di progettazione.
4: Aggiungere e cambiare campi
Inizierai con un modulo predefinito e rimuoverai quello che non ti serve e inserirai quello che ti serve. Cancellare un campo è facile: selezionalo e premi . Per esempio, seleziona i componenti Business Fax (uno alla volta o tieni premuto mentre clicchi su ciascuno) e premi per cancellarli. Per cambiare il testo dell’etichetta di un campo, clicca con il tasto destro sull’etichetta, scegli Modifica e inserisci il nuovo testo. Non tutti i campi possono essere cambiati o cancellati; se lo sfondo è grigio e il selezionatore di campi (mostrato nella Figura B) è visibile, puoi modificare il contenuto.
5: Aggiungere nuovi campi
Per aggiungere un campo, scegli la categoria appropriata dal selezionatore di campi e poi trascina un campo nel modulo. La figura C mostra due nuovi campi nome: Nome dell’assistente e Nome del manager. Se il selezionatore di campi non è visibile, clicca su Selezionatore di campi nel gruppo Strumenti. Se l’opzione è oscurata, non puoi modificare (aggiungere campi) alla pagina corrente. Passa un po’ di tempo a familiarizzare con i campi disponibili.
Figura C
Trascina i nuovi campi sul modulo personalizzato.
6: Aggiungi un campo personalizzato
Sono disponibili molti campi predefiniti, ma puoi creare un campo personalizzato quando necessario. Per farlo, clicca su New in fondo al Field Chooser. Inserisci un nome per il campo, definisci un tipo di dati e specifica un formato usando i menu a tendina Type e Format, rispettivamente. Una volta definito il campo, apparirà nella Scelta del campo. Trascinalo nel modulo come faresti con un campo predefinito.
7: Aggiungi un controllo
Utilizzando la Casella degli strumenti di controllo, puoi aggiungere qualsiasi controllo con cui sei abituato a lavorare: etichetta, testo, casella combinata, casella elenco, casella di controllo, pulsante di opzione, pulsante di commutazione, pulsante di comando e così via. Se la casella degli strumenti di controllo non è visibile, clicca con il tasto destro del mouse sullo sfondo grigio del modulo e seleziona Control Toolbox. Quindi, trascinate e rilasciate un controllo sul modulo e aggiornate il testo dell’etichetta, se necessario.
Se pensate di usare VBScript per programmare il campo, cliccate sulla scheda Display e date al controllo un nome significativo a cui potrete fare riferimento facilmente in seguito. Nella figura D, ho aggiunto una casella combinata e l’ho chiamata cboDepartment.
Figura D
Rinomina i controlli (e i campi) se pensi di fare riferimento ad essi in VBScript.
8: Aggiungi un po’ di VBScript
È probabile che tu voglia migliorare il nuovo modulo usando VBScript. Per esempio, per popolare la casella combinata con una lista di reparti, clicca su View Code nel gruppo Form per lanciare lo Script Editor. Poi, nella finestra dell’Editor di script, inserisci le seguenti righe:
9: Pubblica il tuo modulo
Prima che qualcuno possa usare il modulo personalizzato, devi pubblicarlo in una libreria o in una cartella. Mentre sei ancora nella vista di progettazione, clicca su Pubblica nel gruppo Modulo e scegli Pubblica modulo. (Le opzioni Pubblica modulo e Pubblica modulo come funzionano in modo simile ai comandi Salva e Salva come). Nella finestra di dialogo risultante, scegliete Cartelle di Outlook dal menu a tendina, cliccate su Sfoglia e selezionate Contatti. Dopo aver selezionato la cartella, clicca su OK e dai un nome al modulo NewContactForm, come mostrato nella Figura E. Infine, clicca su Publish.
Figura E
Designa una cartella e dai un nome al modulo personalizzato.
Per utilizzare il modulo, vai a Contacts e clicca sull’opzione New Items nel gruppo New (nella scheda Home) per accedere al modulo personalizzato, come mostrato nella Figura F. Il modulo pubblicato, mostrato nella Figura G, visualizza i nuovi campi e la casella combinata popolata da VBScript. In Outlook 2007, scegliete Forme dal menu Strumenti e poi selezionate Scegli modulo.
Figura F
Il modulo personalizzato sarà disponibile all’uso non appena lo pubblicherete.
Figura G
VBScript popola la casella combinata che hai aggiunto al nuovo modulo di contatto.
Puoi anche salvare il modulo personalizzato in una libreria scegliendo Personal Forms Library invece di Outlook Folders.
10: Rendi il modulo personalizzato il predefinito
Quando usi un modulo personalizzato per modificare il modulo predefinito, devi sovrascrivere il predefinito integrato. Clicca con il tasto destro sulla cartella — non il collegamento Contatti, ma la cartella Contatti sotto Miei contatti, come mostrato nella Figura H. Scegli Proprietà dal menu contestuale risultante. Nella scheda Generale (quella predefinita), scegli la cartella personalizzata dal menu a tendina Quando invii a questa cartella usa e clicca su OK.
Figura H
