Un système de gestion de contenu Web contrôle une collection dynamique de matériel Web, notamment des documents HTML, des images et d’autres formes de médias. Un WCMS facilite le contrôle des documents, l’audit, l’édition et la gestion de la chronologie. Un WCMS présente généralement les caractéristiques suivantes:
Modèles automatisés Créez des modèles standard (généralement HTML et XML) que les utilisateurs peuvent appliquer au contenu nouveau et existant, modifiant l’apparence de tout le contenu à partir d’un endroit central. Contrôle d’accès Certains systèmes WCMS prennent en charge les groupes d’utilisateurs, qui contrôlent la façon dont les utilisateurs enregistrés interagissent avec le site. Une page du site peut être restreinte à un ou plusieurs groupes. Cela signifie qu’un utilisateur anonyme (personne non connectée), ou un utilisateur connecté qui n’est pas membre du groupe auquel une page est limitée, se voit refuser l’accès. Extension évolutive La plupart des WCMS modernes offrent la possibilité d’étendre une seule implémentation (une installation sur un serveur) à plusieurs domaines, en fonction des paramètres du serveur. Les sites WCMS peuvent également être en mesure de créer des microsites/portails Web au sein d’un site principal. Contenu facilement modifiable Une fois que le contenu est séparé de la présentation visuelle d’un site, il devient généralement beaucoup plus facile et rapide à modifier et à manipuler. La plupart des logiciels WCMS comprennent des outils d’édition WYSIWYG permettant aux utilisateurs non techniques de créer et de modifier le contenu. Fonctionnalités évolutives La plupart des logiciels WCMS comprennent des plug-ins ou des modules qui peuvent être facilement installés pour étendre les fonctionnalités d’un site existant. Mises à jour des normes Web Les logiciels WCMS actifs reçoivent généralement des mises à jour régulières qui incluent de nouvelles fonctionnalités et permettent au système de rester conforme aux normes Web actuelles. Gestion du flux de travail La gestion du flux de travail est le processus de création de cycles de tâches séquentielles et parallèles qui doivent être accomplies dans le WCMS. Par exemple, un ou plusieurs créateurs de contenu peuvent soumettre un article, mais celui-ci n’est pas publié tant que le réviseur ne l’a pas nettoyé et que le rédacteur en chef ne l’a pas approuvé. Collaboration Le logiciel WCMS peut servir de plateforme de collaboration où de nombreux utilisateurs récupèrent et travaillent sur le contenu. Les modifications peuvent être suivies et autorisées pour la publication ou ignorées pour revenir à d’anciennes versions. D’autres formes avancées de collaboration permettent à plusieurs utilisateurs de modifier (ou commenter) une page en même temps dans une session de collaboration. Délégation Certains logiciels WCMS permettent à divers groupes d’utilisateurs d’avoir des privilèges limités sur un contenu spécifique du site Web, répartissant ainsi la responsabilité de la gestion du contenu. Gestion des documents Les logiciels WCMS peuvent fournir un moyen de gérer en collaboration le cycle de vie d’un document, depuis sa création initiale jusqu’à sa destruction, en passant par ses révisions, sa publication et son archivage. Virtualisation du contenu Le logiciel WCMS peut fournir un moyen de permettre à chaque utilisateur de travailler dans une copie virtuelle de l’ensemble du site Web, du jeu de documents et/ou de la base de code. Cela permet de visualiser les modifications apportées à plusieurs ressources interdépendantes dans leur contexte avant de les soumettre. Syndication de contenu Les logiciels WCMS aident souvent à distribuer le contenu en générant des flux de données RSS et Atom vers d’autres systèmes. Ils peuvent également envoyer des courriels aux utilisateurs lorsque des mises à jour sont disponibles. Multilingue De nombreux WCMS peuvent afficher du contenu en plusieurs langues. Versionnage Comme les systèmes de gestion de documents, les logiciels WCMS peuvent mettre en œuvre le contrôle de version, par lequel les utilisateurs vérifient les pages dans et hors du WCMS. Les éditeurs autorisés peuvent récupérer les versions précédentes et travailler à partir d’un point précis. Le contrôle des versions est utile pour les contenus qui changent et nécessitent une mise à jour, mais il peut être nécessaire de partir d’une version antérieure ou d’y faire référence.