Comment savoir si les factures des fournisseurs que vous payez sont exactes – que ce soit accidentellement ou volontairement ? La réponse est le système de correspondance à 3 voies. Voici comment il fonctionne.
Etape 1 : le bon de commande
Instaurez la règle selon laquelle votre entreprise n’achète rien sans qu’un bon de commande soit préparé à l’avance et entré dans vos registres comptables. Fini les courses en magasin sur un coup de tête lorsque vous vous retrouvez soudainement à court de matériel !
Une fois contresigné par le fournisseur, le bon de commande est un document juridiquement contraignant. Il doit préciser :
– Noms et quantités des articles à acheter
– Prix des articles
– Date de livraison
Étape 2 : le rapport de réception
Toutes les fournitures que vous achetez sont inscrites à l’inventaire et un formulaire est rempli par le personnel de réception. Ce rapport est saisi dans le logiciel de comptabilité, ou autrement mis à la disposition du personnel de la comptabilité fournisseurs.
Un rapport de réception typique comprend :
– La date et l’heure de la livraison
– Le numéro du bon de commande
– Le nom du fournisseur et/ou de la société d’expédition
– La description de chaque article reçu
– La quantité de chaque article reçu
– L’état des articles reçus (nécessaire pour le retour des marchandises endommagées)
Étape 3 : Facture du fournisseur
La facture envoyée par le fournisseur doit correspondre à la fois au bon de commande et au rapport de réception dans les noms des articles, les quantités et les prix. Il incombe à la comptabilité fournisseurs de s’assurer que ces trois documents correspondent – et si ce n’est pas le cas, de trouver pourquoi.
Les écarts peuvent être résolus en demandant au fournisseur d’émettre une facture révisée ou, dans certains cas, une note de crédit.
Avantages et inconvénients
Les avantages de la correspondance à 3 voies sont évidents : la prévention de l’erreur humaine ou de la fraude qui pourrait entraîner des pertes financières pour votre entreprise.
Du côté des inconvénients, le processus de correspondance à 3 voies peut prendre beaucoup de temps pour la comptabilité fournisseurs. Cela pourrait entraîner des retards de paiement, entraînant des frais de retard et la disqualification pour les remises pour paiement anticipé. Considérez ces astuces comptables pour le rendre plus efficace :
– Un logiciel qui automatise la génération de bons de commande et de rapports de réception, et les intègre à la comptabilité fournisseurs
– Ne pas exiger la correspondance à 3 voies pour les factures récurrentes ou de faible montant
– Permettre au personnel de la comptabilité fournisseurs d’approuver les factures si les montants sur le bon de commande et la facture sont à quelques points de pourcentage de la correspondance
Certaines de ces solutions peuvent dépasser le budget de la plupart des petites entreprises, mais pas lorsque vous avez Xendoo à votre service. Notre logiciel de comptabilité de pointe vous offre des capacités de niveau entreprise à un tarif mensuel abordable. Ce n’est qu’une des façons dont nous soulageons les propriétaires de petites entreprises du travail et des soucis liés à la tenue de la comptabilité et libérons leur esprit pour qu’ils puissent se concentrer sur ce qu’ils aiment.