La petite caisse, également connue sous le nom d’argent liquide, fait référence à de petites quantités d’argent liquide conservées en main dans une entreprise. (Le terme » petite » vient de » petite « , ou » petit « .)Il y a deux raisons de conserver une petite caisse :
- Pour rendre la monnaie aux clients ou aux patients
- Pour rembourser aux employés les articles qu’ils ont achetés pour votre entreprise
- Pour payer les petits achats qui nécessitent de l’argent liquide, comme la nourriture pour le déjeuner au bureau ou les fournitures pour le café, ou pour le stationnement. La plupart des commerces de détail tiennent un tiroir-caisse, tout comme les cabinets de soins de santé.
La petite caisse fonctionne selon le système de la régie d’avance, dans lequel il y a un montant initial d’argent placé sur un compte, sur lequel on puise dans un but précis (dans ce cas, la petite caisse). Lorsque le compte descend en dessous d’un certain montant déterminé, le système est réapprovisionné.
Dans les entreprises qui ont un besoin fréquent de petite caisse, celle-ci est souvent mise en place dans le bureau avant avec un tiroir ou une boîte de petite caisse, ou dans un lieu de vente au détail à l’aide d’une caisse enregistreuse. (Oui, certains endroits utilisent encore une caisse enregistreuse.)
Parce que l’économie en espèces se réduit et que les gens utilisent davantage les cartes de débit et de crédit pour les petits achats, l’utilisation d’un système de petite caisse (avec un » tiroir-caisse « ) a diminué. Mais il est toujours essentiel pour toute entreprise de s’assurer que vous comptabilisez tous les petits achats afin de pouvoir les déduire en tant que dépenses professionnelles.
Comment fonctionne un système de petite caisse
Pour mettre en place un système de petite caisse, le montant initial de l’argent provient du compte chèque de l’entreprise.
Les employés prélèvent de l’argent sur le compte de petite caisse, en enregistrant chaque transaction avec la date, le montant, le vendeur (qui a été payé) et l’objectif commercial.
Chaque achat utilisant la petite caisse doit être documenté de la même manière que les autres revenus et dépenses de l’entreprise. L’utilisation d’un journal de petite caisse ou de bordereaux de petite caisse aidera à saisir ces dépenses afin qu’elles puissent être utilisées pour compenser le revenu à des fins fiscales pour l’entreprise.
Quelqu’un doit vérifier le compte périodiquement afin que le solde ne devienne pas trop bas. Lorsque le tiroir de la petite caisse devient inférieur à un montant préétabli que vous déterminez, ajoutez au tiroir en rédigeant un chèque à l’ordre de » Petite caisse » et en encaissant ce chèque.
Si vous utilisez le compte de petite caisse pour rendre la monnaie aux clients, vous devrez faire une mini-vérification à la fin de chaque journée. Commencez par le solde de départ, les entrées d’argent, les sorties d’argent comparées aux transactions et l’encaisse de fin.
Mise en place d’un compte de petite caisse
Débutez par déterminer la quantité d’argent dont vous aurez besoin chaque jour, à la fois pour rendre la monnaie aux clients et pour effectuer de petits paiements en espèces.
Gardez autant d’argent que nécessaire dans votre tiroir-caisse, mais pas trop, afin qu’il ne soit pas une tentation pour les employés ou les voleurs. Pour déterminer un montant maximal pour la petite caisse, tenez des registres des dépenses sur une période donnée, en utilisant un montant moyen pour chaque semaine, par exemple. Vous aurez également besoin de ces registres à des fins fiscales.
Suivre les transactions de la petite caisse
Au début, suivez le montant qui se trouve dans la boîte ou le tiroir de la petite caisse au début de chaque journée. À mesure que vous effectuez chaque paiement, vous aurez besoin de bordereaux de petite caisse ou d’une liste de transactions. Pour chaque transaction, notez la date, le montant et son objet.
Soyez aussi précis que possible, afin qu’il n’y ait aucun doute sur le fait que la transaction était liée à l’entreprise. Vous n’avez pas besoin de garder trace de la monnaie chaque jour. Mais à la fin de chaque journée, enregistrez le montant dans le tiroir de la petite caisse. La différence devrait correspondre aux paiements en espèces effectués par les clients et au total des dépenses de petite caisse payées à partir du tiroir.
Mettre en place des politiques de petite caisse
Avant de commencer à utiliser la petite caisse, ajoutez une section de politique de petite caisse à votre manuel de politiques et de procédures pour les employés. Incluez ces éléments dans la politique, et réfléchissez à la façon dont vous pouvez réduire le risque de vol par les employés ou les clients.
- Combien doit-on garder dans le compte ? Quel est le minimum (quand faut-il ajouter de l’argent ?) Quel compte doit être utilisé pour réapprovisionner le compte ?
- Qui est chargé d’enregistrer les transactions ? Qui remet l’argent sur le compte ?
- Où la petite caisse est-elle conservée ?
- Comment les transactions de petite caisse sont-elles enregistrées ? Où sont conservés les registres ? Qui est chargé d’ajouter les registres de la petite caisse au système comptable de votre entreprise ?
La petite caisse est facile à voler, alors assurez-vous de la protéger :
- Séparer les tâches, de sorte que la personne qui enregistre les transactions est différente de celle qui les inscrit dans votre système comptable.
- Garder la caisse de petite caisse dans un endroit sûr, connu seulement d’une ou deux personnes.
- Faites des audits occasionnels, en vérifiant que les transactions sont légitimes.
Petite caisse et taxes
La partie la plus importante d’un système de petite caisse est la documentation de chaque transaction. La documentation des transactions est la façon dont une entreprise documente les dépenses professionnelles à des fins fiscales. En gardant une trace de toutes les transactions de petite caisse – aussi insignifiantes soient-elles – vous disposez de documents pour étayer les déductions de ces petites dépenses d’entreprise.
Plus les dépenses de petite caisse sont documentées, plus vos déductions sont importantes et plus la facture d’impôt de votre entreprise est faible.
.