Un rapport de dépenses est un moyen organisé pour les entreprises et leurs employés de suivre et de déclarer leurs dépenses pour les voyages et les événements liés à l’entreprise. La note de frais est généralement un formulaire imprimé ou une feuille de calcul qui est remplie et conservée à des fins comptables et fiscales. De ce fait, il est particulièrement important de suivre toutes les dépenses qui sont déductibles des impôts.
Pour une solution rapide, au lieu de faire votre propre rapport de dépenses dans Excel ou Google Sheets, téléchargez et utilisez l’un de nos modèles de rapport de dépenses gratuits ci-dessous. Personnalisez facilement la feuille de calcul en ajoutant les informations de votre entreprise et d’autres détails, puis partagez le fichier avec vos employés.
Note importante pour les employeurs : Lorsque vos employés utilisent un rapport de frais de déplacement, ils doivent également soumettre des copies des reçus avec le rapport afin que vous puissiez conserver des dossiers adéquats à des fins fiscales. Nous avons inclus la note » N’oubliez pas de joindre les reçus » dans ces feuilles de calcul pour vous servir de rappel.
Modèle de rapport de frais de déplacement
pour Excel et Google Sheets
Téléchargement
⤓ Excel (.xlsx)
⤓ Google Sheets
Autres versions
Licence : Usage privé (pas pour la distribution ou la revente)
Description
Reportez vos frais de déplacement, en particulier ceux qui sont déductibles des impôts, avec une feuille de calcul simple et facile à utiliser. Ce modèle de rapport comprend des colonnes distinctes pour les types de dépenses courantes. Il comprend également un tableau pour enregistrer les dépenses détaillées par poste, comme la ventilation de vos repas ou de vos frais de transport.
Modèle de rapport de dépenses simple
pour Excel et Google Sheets
Téléchargement
⤓ Excel (.xlsx)
⤓ Google Sheets
Licence : Usage privé (pas pour la distribution ou la revente)
Description
Le modèle de rapport de dépenses simple utilise une colonne pour tous les types de dépenses. Le type de dépense peut être sélectionné dans une liste déroulante facile à personnaliser. Il y a également un endroit désigné pour spécifier le taux de remboursement des frais kilométriques.
Pour un formulaire de dépenses vierge et imprimable que vous pouvez remplir à la main, il suffit de supprimer les données types et de remplir les informations que vous voulez imprimer.
Mise à jour du 5/7/2020 : J’ai ajouté une nouvelle feuille de calcul à cette version de la note de frais qui vous permet de marquer des dépenses spécifiques » à rembourser » dans le cas où vous utilisez à la fois une carte d’entreprise et de l’argent personnel. Placez un « x » dans cette colonne (ou cochez la case dans la version Google Sheets) si vous voulez que le montant soit ajouté au total du « Montant à rembourser ».
Quels sont les frais de voyage d’affaires déductibles d’impôt ?
Certains des frais de voyage déductibles d’impôt les plus courants comprennent : les vols, les locations de voiture, le kilométrage, les trajets en uber, l’hébergement, les repas, les pourboires, le nettoyage à sec et le blanchissage. Nous avons basé les types de dépenses de nos modèles sur ces dépenses courantes. Pour obtenir une liste officielle et détaillée comprenant des explications et des exemples, nous vous recommandons vivement de consulter la page des frais de déplacement professionnel sur IRS.gov : https://www.irs.gov/taxtopics/tc511)
Notre modèle de formulaire de remboursement est idéal pour les remboursements de frais généraux des employés (pour les dépenses autres que les voyages). Le journal de suivi du kilométrage professionnel vous permet de suivre le kilométrage quotidien pour la tenue de registres et la production de rapports. Le modèle de rapport de dépenses hebdomadaire permet d’inclure plus de détails et plus de catégories de dépenses.
Disclaimer : Les informations de cette page sont destinées à l’éducation générale et ne doivent pas être utilisées comme des conseils financiers ou fiscaux personnels. Si vous avez des questions sur les impôts ou les procédures de déclaration adéquates pour les frais de voyage, veuillez consulter un professionnel certifié.