La décision concernant l’automobile d’entreprise

L’acquisition d’une nouvelle automobile est une dépense importante pour une entreprise. La décision est compliquée par la variété des options de financement disponibles, ainsi que par un certain nombre de considérations fiscales importantes. Pour prendre la bonne décision, les contribuables devront généralement utiliser l’analyse des flux de trésorerie actualisés, en particulier lorsqu’ils choisissent entre le crédit-bail et l’achat. Étant donné qu’une telle analyse dépasse généralement le champ d’action de la plupart des consommateurs et des propriétaires d’entreprise, un CPA qui connaît bien l’analyse des flux actualisés et les questions fiscales devra aider le contribuable à faire le meilleur choix. Il est approprié d’inclure une discussion sur la location par rapport à l’achat lorsque les CPA rencontrent leurs clients au cours de l’année pour discuter des stratégies de minimisation des impôts – en particulier si le client n’a jamais loué de véhicule auparavant.

Cet article traite des informations qu’un CPA doit prendre en compte lorsqu’il aide un client ou un employé indépendant à louer ou à acheter une voiture d’entreprise. Une feuille de calcul de location/achat conçue par les auteurs est disponible gratuitement à l’adresse www.biz.colostate.edu/faculty/cherieo/. Elle permet aux experts-comptables de calculer la valeur actuelle nette après impôt des deux options. Il suffit de cliquer sur l’image de la Lincoln Continental sur le site Web de l’auteur et d’enregistrer le fichier sur un disque.

LA RECHERCHE D’INFORMATIONS

Les faibles taux d’intérêt et la possibilité d’utiliser Internet pour comparer les prix permettent aux contribuables de minimiser le coût après impôt du fonctionnement d’une voiture. De nombreuses options de financement sont désormais disponibles. En particulier, les contrats de location sont devenus plus flexibles, élargissant les options des clients pour l’acquisition d’un véhicule. (Voir « Acheter ou louer : la question éternelle », JofA, avr.99, page 25.)

Les sites Web permettent aux utilisateurs de magasiner en ligne pour un nouveau véhicule et de trouver un concessionnaire prêt à vendre ou à louer à un prix indiqué. Un certain nombre de sites Web automobiles populaires (énumérés tout au long de cet article) permettent à l’utilisateur de spécifier la marque, le modèle et les options désirés. Les sites indiquent un prix du fabricant ou  » autocollant « , un prix facturé ou  » concessionnaire  » et votre prix – le montant que le concessionnaire est prêt à accepter pour le véhicule de la part d’un référent en ligne.

Dans le calcul des options de paiement mensuel, l’utilisateur précise la durée du prêt de location ou d’achat et l’acompte. Si le consommateur achète le véhicule, le site fournit le taux d’intérêt annuel ainsi que le paiement mensuel. L’option de location, en revanche, fournit le paiement mensuel mais ne précise pas le taux d’intérêt/de remise. Si l’utilisateur magasine pour trouver le paiement mensuel le plus faible, l’option de location est très attrayante, car elle est généralement beaucoup moins élevée que le paiement du prêt.

Exemple. La pièce 1 montre une Lincoln Continental 2001. Si elle est achetée avec un acompte de 250 $ et un taux d’intérêt de 8,15 % (TAP), le paiement mensuel est de 762,65 $ sur 60 mois (voir pièce 2 ). Le total du capital et des intérêts est de 45 759 $. Si la voiture est louée avec un acompte de 250 $, le paiement mensuel de location est de 609,67 $. À la fin du bail de 60 mois, des frais de résiliation de bail de 350 $ sont dus. Le montant total payé dans le cadre de l’option de location est de 36 930 $ – plus de 8 800 $ de moins que si le véhicule était acheté.

À la fin du contrat de location, en supposant que le véhicule est en bon état et que le consommateur n’a pas dépassé le kilométrage autorisé (allant de 12 000 à 18 000 miles par an), il peut simplement rendre le véhicule au concessionnaire. Dans ce cas, le locataire a dépensé moins d’argent mais n’a aucun droit sur le véhicule à la fin du contrat de location. En profitant de l’option d’achat standard – comme celle que Lincoln offre – le locataire peut acheter la Continental à sa valeur résiduelle préétablie de 10 326,25 $. Au final, le locataire paie un total de 46 906 $ – soit 1 147 $ de plus qu’avec l’option d’achat.

Bien sûr, le total des dollars dépensés n’est pas un moyen de comparaison valable car le calendrier des paiements diffère entre les deux alternatives. Comme expliqué ci-dessous, l’analyse des flux de trésorerie actualisés permet d’ajuster cette différence.

Ni le Web ni une visite rapide chez le concessionnaire automobile local ne fourniront toutes les informations nécessaires. Des contrats de location complexes combinés à des coûts cachés compliquent la décision de louer ou d’acheter. Par exemple, les contrats de location ne mentionnent généralement pas explicitement le taux d’intérêt/d’escompte, alors que les contrats d’achat le font. Le bailleur connaît ces taux, mais ils ne sont généralement pas négociables dans une mesure significative. En revanche, la valeur résiduelle (le montant que le concessionnaire est prêt à accepter pour le véhicule à la fin du contrat de location) est généralement négociable. Un concessionnaire qui est motivé pour conclure une transaction de location et  » conclure l’affaire « , peut être prêt à négocier la valeur résiduelle de l’automobile à un niveau plus élevé que sa valeur de revente historique, réduisant ainsi le paiement mensuel du locataire.

Un locataire qui rend l’auto en bon état à la fin du bail n’aura pas d’autres obligations, sauf peut-être un petit frais de disposition. Une valeur résiduelle élevée est la principale raison pour laquelle de nombreux constructeurs d’automobiles de luxe sont en mesure d’offrir des paiements mensuels de location étonnamment bas. La connaissance de ces facteurs peut aider l’expert-comptable à négocier un bail plus favorable pour un client ou un employeur.

Considérations fiscales

Les contribuables exerçant un métier ou une activité – y compris les entités commerciales, les travailleurs indépendants et, dans certains cas, les employés – peuvent bénéficier d’importantes économies d’impôt grâce à l’utilisation professionnelle d’une automobile, car ils peuvent déduire ces dépenses lors du calcul du revenu imposable. Pour les travailleurs indépendants, les économies d’impôt comprennent non seulement des économies d’impôt sur le revenu, qui peuvent atteindre 39,6 %, mais aussi des économies d’impôt sur le travail indépendant, allant de 2,9 % à 15,3 %. Les contribuables peuvent choisir d’utiliser la déduction standard des frais kilométriques (32,5 cents par kilomètre pour l’année fiscale 2000, 34,5 cents pour 2001), ou ils peuvent choisir la méthode des « frais réels ». L’IRC limite les dépenses réelles telles que l’essence, les pneus, les réparations, les changements d’huile, l’assurance et les licences au pourcentage d’utilisation du véhicule à des fins professionnelles. Les frais d’intérêt sur une automobile achetée sont déductibles en tant que frais commerciaux ou d’entreprise.

Dépréciation. La méthode des frais réels permet au contribuable de demander une déduction pour dépréciation, également limitée par le pourcentage d’utilisation professionnelle. La base amortissable d’une automobile est son prix d’achat, plus la taxe de vente/utilisation, moins les remises en espèces, multiplié par le pourcentage d’utilisation commerciale (20 000 $ de prix d’achat plus 1 200 $ de taxe de vente moins 2 000 $ de remise fois 75 % de pourcentage d’utilisation commerciale égale 14 400 $ de base amortissable).

Depuis 1984, les lois fiscales fédérales ont considérablement réduit la déduction pour amortissement des voitures d’entreprise et ont imposé des exigences de justification strictes. La déduction pour dépréciation est limitée pour les automobiles « de luxe » dont le poids brut non chargé est de 6 000 livres ou moins. Pour les voitures mises en service au cours de l’année civile 2000, les montants de limitation de la déduction pour amortissement imposés par la section 280F de l’IRC figurent à l’annexe 3 (les limites pour 2001 ne sont pas disponibles au moment de la rédaction du présent document). Les limites applicables, telles que spécifiées par la section 280F, sont déterminées pour l’année de mise en service de l’automobile. Pour une voiture utilisée au moins à 50 % à des fins commerciales, la déduction pour amortissement est basée sur le pourcentage d’utilisation commerciale multiplié par les limites en dollars de l’article 280F sur l’amortissement annuel. Une fois qu’elles sont déterminées, le contribuable doit utiliser ces limites d’amortissement pendant toute la durée de vie de l’auto.

Exemple. Le 2 janvier 2000, Georges a acheté et mis en service une voiture de tourisme. La dépréciation annuelle maximale est de 3 060 $. Au cours de l’année, George a utilisé le véhicule à 75 % pour son entreprise. Sa déduction maximale de l’amortissement est de 2 295 $ .

Cette limitation constitue un désavantage important pour certains contribuables. Bien qu’elle soit censée s’appliquer aux voitures « de luxe », elle limite en fait la dépréciation de tout véhicule coûtant plus de 15 300 $ – bien en dessous de toute définition raisonnable du luxe. Bien qu’elle soit censée être indexée sur l’inflation, la limite de la section 280F est loin d’avoir suivi l’augmentation du prix des voitures. Par exemple, selon les statistiques du ministère américain de l’Énergie, le prix moyen d’une nouvelle voiture aux États-Unis a augmenté de 38,7 % entre 1987 et 1996, alors que la limite de la section 280F n’a augmenté que de 19,5 %.

Le crédit-bail. Bien que le Congrès ait voulu que les transactions de location de voitures soient traitées de la même manière que les transactions d’achat, le crédit-bail peut présenter certains avantages inhérents. En général, un contribuable qui loue une voiture à usage professionnel peut demander une déduction fiscale annuelle plus importante. La loi autorise soit la méthode du kilométrage standard, soit la méthode des frais réels pour les voitures louées. Comme pour l’option d’achat, les contribuables doivent répartir les dépenses entre l’utilisation professionnelle et personnelle, et seule la partie professionnelle est déductible.

Similaire aux limitations de l’amortissement pour les automobiles achetées, la section 280F(c) exige également qu’un montant supplémentaire soit inclus dans le revenu si la juste valeur marchande de l’automobile louée est supérieure à 15 500 $, pour l’année fiscale 2000. Cela réduit effectivement la déduction fiscale pour les paiements de location et est destiné à être substantiellement équivalent aux limitations d’amortissement imposées aux propriétaires. La section 1.280F-7(a) de la réglementation temporaire exige que le locataire inclue dans son revenu brut un montant d’inclusion annuel déterminé à partir d’un tableau de l’IRS, dont une partie est reproduite dans la pièce 3 .

Exemple. Le 2 janvier 2000, Sue a loué une voiture dont la juste valeur marchande est de 24 500 $. Le montant pour une automobile dont la juste valeur marchande se situe entre 24 000 $ et 25 000 $ est de 77 $. L’utilisation commerciale admissible est de 75 %. Le montant d’inclusion de la location est de 58 $ . Le contribuable doit déclarer ce montant soit sur le formulaire 2106, Dépenses d’entreprise des employés, soit à la ligne 6 de l’annexe C, Profits ou pertes d’entreprise.

Dans la plupart des États, le crédit-bail présente un avantage en matière de taxe de vente. La taxe de vente est payable périodiquement au fur et à mesure que les paiements de location sont effectués, plutôt qu’au départ, comme c’est le cas pour un achat. Ainsi, la valeur actuelle des taxes de vente payées dans le cadre de l’alternative du crédit-bail est inférieure à la taxe de vente payée lors de l’achat d’une voiture.

LES RÈGLES POUR LES EMPLOYÉS

Un employé ayant des frais d’automobile professionnels non remboursés doit utiliser le formulaire 2106 pour demander une déduction pour frais d’automobile. Tout intérêt qu’un employé paie sur un prêt automobile est considéré comme n’étant pas un intérêt commercial ou professionnel, et n’est généralement pas déductible en vertu des règles relatives aux intérêts des consommateurs. Étant donné que le total des dépenses qu’un contribuable déclare sur le formulaire 2106 est également soumis à la limite de 2 % du revenu annuel brut pour les déductions diverses, aucun avantage fiscal n’est susceptible d’en résulter, sauf si l’employé a d’autres dépenses professionnelles non remboursées. Dans ce cas, le crédit-bail est généralement préférable, car il présente le flux de trésorerie négatif le plus faible avant de considérer toute économie d’impôt.

Calculateur à feuille de calcul

Nous avons conçu notre calculateur à feuille de calcul location-achat pour aider les CPA à calculer la valeur actuelle nette du coût après impôt de la location ou de l’achat d’une automobile à usage professionnel pendant trois, quatre ou cinq ans. La calculatrice intègre les limites d’amortissement de l’article 280F et les montants d’inclusion de la location pour un véhicule mis en service pendant l’année fiscale 2000. Sur la base des données fournies par l’utilisateur, le tableur calcule les paiements mensuels dans le cadre de l’option d’achat, y compris les taxes de vente/utilisation, ainsi que les sorties de fonds et les économies d’impôts pour chaque année. De même, la calculatrice calcule la sortie d’argent et les économies d’impôt pour chaque année dans le cadre de l’option de location.

La calculatrice calcule ensuite la valeur actuelle après impôt des flux de trésorerie nets pour chaque année et trouve la valeur actuelle totale, après impôt, des flux de trésorerie nets dans le cadre des options d’achat et de location, pour un contribuable salarié ou indépendant. L’expert-comptable saisit le taux marginal d’imposition, y compris l’impôt fédéral sur le revenu, l’impôt sur le travail indépendant et l’impôt d’État sur le revenu. Si le salarié ne s’attend pas à avoir d’autres dépenses professionnelles non remboursées supérieures à 2 % de son revenu annuel brut, le taux marginal d’imposition est fixé à 0 %. L’option d’achat suppose que la voiture est vendue à la fin de la période pour sa valeur résiduelle. Enfin, la calculatrice soustrait la valeur actuelle nette après impôt des flux de trésorerie nets de l’option de location de l’option d’achat pour déterminer l’alternative la plus avantageuse.

Exemple de location VS. ACHAT EXEMPLE

La pièce 4 montre comment utiliser la calculatrice pour décider de louer ou d’acheter. L’exemple repose sur les mêmes faits de base que la pièce 2. En outre, des informations sur les taxes de vente/utilisation, le pourcentage d’utilisation commerciale qualifiée, le statut d’emploi et le taux d’imposition marginal sont incorporées dans le processus de prise de décision. Sur la base de ces informations, la calculatrice du tableur indique qu’il est préférable d’acheter, ce qui permet au contribuable d’économiser 2 168 $ sur la période de détention de cinq ans (voir pièce 5 ).

La pièce 6 montre les résultats d’une analyse de sensibilité que les CPA peuvent effectuer avec la calculatrice du tableur. Elle comprend cinq scénarios différents. Dans le scénario 1, l’auto est soit louée, soit achetée sur 60 mois. Dans les scénarios 2 et 3, la voiture est détenue pendant 60 mois mais le prêt est de 48 ou 36 mois. Le contribuable a donc une ou deux années de propriété pendant lesquelles il n’effectue aucun paiement pour la voiture. Dans les scénarios 4 et 5, les durées de location et d’achat sont égales pour une période de détention de 48 ou 36 mois. Les paiements mensuels de la voiture, les paiements de location et les valeurs résiduelles sont indiqués pour chaque scénario. Le contribuable est supposé être un salarié qui n’a pas de dépenses professionnelles non remboursées supérieures à 2 % de l’AGI (taux marginal d’imposition = 0 %), un salarié qui a de telles dépenses non remboursées (taux marginal d’imposition = 24 %) ou un indépendant (taux marginal d’imposition = 39 %).

La location est la stratégie dominante pour les employés, car les sorties de fonds sont plus faibles et les économies d’impôt ne se produisent que si l’employé a d’autres dépenses professionnelles non remboursées dépassant 2 % de l’AGI. L’achat est préférable lorsque l’automobile est remboursée rapidement – ce qui maintient les frais d’intérêt à un bas niveau – et conservée pendant cinq ans ou plus. L’achat est également la stratégie dominante pour les travailleurs indépendants, sauf pour les acquisitions à court terme. Attention : Bien que ces résultats soient typiques, la modification du schéma de faits les fera varier. Les experts-comptables devraient entrer chaque schéma de faits dans la feuille de calcul pour une analyse séparée.

Une décision complexe

La décision de location-achat est rendue encore plus complexe en raison des limitations d’amortissement de l’article 280F et des montants d’inclusion de location, qui limitent sévèrement la déduction pour amortissement d’une automobile à usage professionnel. Les conditions contractuelles très variables, en particulier pour les contrats de location, compliquent également la décision. Bien qu’il soit possible de tirer des conclusions générales sur le choix entre la location et l’achat d’une voiture d’affaires (voir la pièce 7), les experts-comptables doivent examiner chaque situation de façon indépendante. Notre feuille de calcul est un outil utile à cette fin. Comme les automobiles sont coûteuses, la décision est souvent importante pour un client ou un employeur, ce qui donne aux CPA l’occasion de fournir un service précieux.