1. Mettez-le par écrit.
Bien que les accords oraux soient légaux et contraignants dans de nombreuses situations, ils sont souvent difficiles à faire respecter par les tribunaux (et dans certaines situations, ils ne sont pas exécutoires du tout). Dans le monde des affaires, la plupart des accords doivent être écrits, même si la loi ne l’exige pas. Un accord écrit est moins risqué qu’un accord oral, car vous disposez d’un document qui énonce clairement les droits et obligations de chaque partie en cas de confusion ou de désaccord.
2. Restez simple.
Contrairement à ce que pensent la plupart des avocats, vous n’avez pas besoin de beaucoup de jargon juridique « heretofores » et « party of the first part » pour rendre un contrat exécutoire. Au lieu de cela, créez des phrases courtes et claires avec des titres de paragraphe simples et numérotés qui alertent le lecteur sur le contenu du paragraphe.
3. Traitez avec la bonne personne.
Ne perdez pas de temps à négocier un accord commercial avec une personne junior qui doit tout approuver avec le patron. Si vous sentez que cela se produit, demandez poliment mais fermement à être mis en contact avec le responsable. Assurez-vous que la personne avec laquelle vous négociez a le pouvoir de lier l’entreprise et qu’elle a un intérêt direct à ce que l’entreprise s’acquitte de ses obligations en vertu de l’accord. Si vous n’êtes pas sûr de cette personne, demandez-lui. Dans une petite entreprise, il peut s’agir de l’un des propriétaires ; dans une plus grande organisation, il peut s’agir d’un directeur général ou d’un directeur de l’exploitation.
4. Identifiez correctement chaque partie.
Vous seriez surpris de voir combien de fois les hommes d’affaires se trompent à ce sujet et combien c’est important. Vous devez inclure les noms légaux corrects des parties au contrat afin qu’il soit clair qui est responsable de l’exécution des obligations prévues par l’accord (et contre qui vous avez des droits légaux si les choses tournent mal). Par exemple, si une entreprise est organisée sous forme de SARL ou de société, identifiez-la par son nom légal correct – y compris le suffixe Inc. ou SARL – et non par le nom des personnes qui signent l’accord pour l’entreprise.
5. Énoncez tous les détails.
Le corps de l’accord doit énoncer en détail les droits et obligations de chaque partie. N’omettez rien ; si vous discutez verbalement de quelque chose et que vous vous serrez les coudes mais que cela ne figure pas dans le contrat, il sera quasiment impossible de le faire respecter. Dans le monde du droit des contrats, les juges (à quelques exceptions près) ne peuvent interpréter un contrat qu’à partir de ses « quatre coins », et non à partir de ce que les parties se sont dit. Si vous oubliez d’inclure quelque chose, vous pouvez toujours créer un court amendement écrit. Ou, si vous n’avez pas signé l’accord, vous pouvez écrire à la main la modification dans le contrat. Si les parties paraphent la modification, elle fait partie du contrat.
6. Précisez les obligations de paiement.
Précisez qui paie qui, quand les paiements doivent être effectués et les conditions de paiement. Comme vous pouvez le deviner, l’argent est souvent une question litigieuse, cette partie doit donc être très détaillée. Si vous prévoyez de payer en plusieurs versements ou seulement lorsque le travail est terminé à votre satisfaction, dites-le et indiquez les dates, les heures et les exigences. Pensez également à indiquer le mode de paiement. Alors que certaines personnes pourraient être d’accord avec un chèque ou une carte de crédit professionnelle, d’autres pourraient vouloir un chèque de banque ou même de l’argent liquide.
7. Convenez des circonstances qui mettent fin au contrat.
Il est judicieux de définir les circonstances dans lesquelles les parties peuvent mettre fin au contrat. Par exemple, si l’une des parties manque trop de délais importants, l’autre partie devrait avoir le droit de mettre fin au contrat sans avoir à payer légalement pour avoir enfreint (violé) l’accord.
8. Convenez d’un moyen de résoudre les différends.
Écrivez dans votre accord ce que vous et l’autre partie ferez si quelque chose ne va pas. Vous pouvez décider de régler votre différend par l’arbitrage ou la médiation au lieu d’aller au tribunal, ce qui prend beaucoup de temps et d’argent.
9. Choisissez une loi d’État pour régir le contrat.
Si vous et l’autre partie êtes situés dans différents États, vous devriez choisir une seule des lois de votre État pour l’appliquer au contrat afin d’éviter les querelles juridiques collantes plus tard. En outre, vous voudrez peut-être préciser où vous ferez appel à la médiation, à l’arbitrage ou aux actions en justice dans le cadre du contrat. Cela vous simplifiera la vie si un litige survient.
10. Restez confidentiel.
Souvent, lorsqu’une entreprise en engage une autre pour fournir un service, l’autre entreprise sera au courant d’informations commerciales sensibles. Votre accord doit contenir des promesses mutuelles selon lesquelles chaque partie gardera strictement confidentielles toutes les informations commerciales dont elle aura connaissance pendant l’exécution du contrat.
Il est important que les deux parties s’engagent à respecter la confidentialité.