Les plaintes de la Commission pour l’égalité des chances en matière d’emploi (EEOC) sont une menace courante à laquelle les employeurs sont confrontés.
Imaginez ce qu’elles peuvent potentiellement signifier pour votre entreprise :
- Des enquêtes longues et compliquées
- Un impact négatif sur le moral et la culture de l’entreprise
- Un stress indésirable
- Des factures juridiques élevées
- Un montant de règlement tout aussi élevé si une plainte est confirmée
- Des relations publiques défavorables
- Onéreux, audits et contrôles permanents de votre entreprise
Vous voulez faire tout ce qui est en votre pouvoir pour éviter ce scénario, n’est-ce pas ?
Selon des données récentes, les cinq principales plaintes EEOC signalées à l’échelle nationale sont :
- Rétorsion : 39 110
- Handicap : 24 238
- Race : 23 976
- Sexe (y compris grossesse) : 23 532
- Age : 15 573
Il est clair que ce ne sont pas de petits chiffres.
Comment pouvez-vous prévenir les plaintes EEOC contre votre entreprise ?
Quelles sont les grandes erreurs à éviter ?
Et, si votre entreprise se retrouve confrontée à une accusation de discrimination, que devez-vous faire ?
Les principales erreurs en matière d’EEO que les employeurs commettent
Ne pas avoir de politique d’égalité des chances en matière d’emploi (EEO), ou d’anti-discrimination, par écrit
Il est plus difficile de défendre votre entreprise contre une plainte pour discrimination sur le lieu de travail si vous ne pouvez pas démontrer que l’anti-discrimination est une priorité et expliquer en détail ce que vous faites pour mettre fin à la discrimination lorsqu’elle est identifiée.
La solution : Votre entreprise doit avoir une politique d’égalité des chances en matière d’emploi (EEO), ou politique de non-discrimination, à jour.
Elle doit comprendre :
- Description des comportements inacceptables
- Conséquences de la violation de la politique
- L’engagement de votre entreprise à se conformer aux lois anti-discrimination fédérales, étatiques et locales
- Explication de la façon dont les employés peuvent déposer des plaintes en interne et à qui ils peuvent le faire
- Explication de la façon dont l’entreprise enquêtera sur les plaintes internes et prendra des mesures
- Si cela est requis dans votre État, explication de la manière dont les employés peuvent déposer des plaintes auprès de l’EEOC
Votre politique d’EEO ou de lutte contre la discrimination doit être consignée dans le manuel des employés de votre entreprise. Au cours du processus d’intégration, les nouvelles recrues doivent reconnaître avoir reçu et lu la politique – avec leur signature – afin qu’il soit possible de prouver que chaque employé a connaissance de la politique.
En outre, la politique doit s’appliquer à tout le monde – y compris aux cadres supérieurs. Si les efforts d’antidiscrimination ne sont pas appliqués et modélisés du haut vers le bas, cela envoie le message que la politique n’est pas prise au sérieux.
Formation insuffisante des managers
Vos managers sont les personnes qui recevront et traiteront les plaintes de discrimination des employés. S’ils ne traitent pas ces questions de manière appropriée et ne mettent pas en pratique des mesures de prévention, vous ne pourrez pas convaincre l’EEOC que vous avez fait tout votre possible pour prévenir la discrimination.
Selon l’EEOC, dès qu’un employé informe un manager d’une discrimination, c’est la même chose que d’informer l’entreprise.
La solution : Former les managers sur la manière de faire remonter les problèmes de discrimination et de promouvoir un lieu de travail sans discrimination.
Cette formation à la non-discrimination doit être répétée chaque année.
Si votre entreprise reçoit une plainte, la capacité à démontrer un engagement continu en faveur de la formation à la non-discrimination peut être cruciale pour votre défense.
Application incohérente des politiques du lieu de travail
Traiter les employés différemment – quelle que soit votre intention – peut augmenter la probabilité que votre entreprise soit accusée de discrimination.
La solution : Traitez tous les employés qui sont dans une situation similaire de la même façon.
Similairement situés signifie que les employés font partie de la même équipe, occupent le même rôle ou ont le même nombre d’heures de travail, par exemple.
Encore, vous pouvez atténuer les risques en écrivant vos politiques RH, en les incluant dans votre manuel de l’employé et en fournissant une formation adéquate et régulière.
Si certains employés sont traités différemment des autres, cependant, vous devriez avoir des politiques écrites sur le lieu de travail qui détaillent quand des distinctions acceptables peuvent être faites.
Par exemple : Disons que l’employé A travaille dans votre entreprise depuis 10 ans, tandis que l’employé B y travaille depuis un an.
- Vous autorisez l’employé A à travailler à domicile quelques jours par semaine, mais pas l’employé B.
- Pour éviter que l’employé B ne porte plainte pour discrimination, vous devez avoir une politique qui explique la durée d’occupation requise pour être autorisé à travailler à domicile.
Autre exemple : L’employé A et l’employé B ont tous deux eu des problèmes d’assiduité. L’employé A a l’impression d’être puni plus sévèrement que l’employé B.
- Une politique en matière de temps et de présence – avec des actions disciplinaires progressives explicitées – peut expliquer la disparité de leur traitement.
- Peut-être que l’employé A, par exemple, a récolté plus d’infractions et mérite donc une sanction plus forte. Votre politique écrite doit refléter cette réalité.
Documentation insuffisante
Du point de vue de l’EEOC, si vous ne documentez pas un événement, c’est comme s’il n’avait pas eu lieu.
Vous aurez du mal à persuader l’EEOC de voir votre version des faits sans preuves solides sous forme de bons dossiers.
La solution : Conservez des dossiers complets sur chaque employé.
Documentez tout ce qui se passe pendant le temps qu’un employé passe dans votre entreprise.
Les dossiers personnels doivent comprendre :
- Les problèmes de performance
- Les problèmes d’assiduité
- Les problèmes de comportement
- Les problèmes de communication
- La violation des politiques de l’entreprise
- Les examens mensuels, examens trimestriels ou annuels
- Formation ou certifications complétées
Ces dossiers appuient vos décisions relatives aux licenciements, promotions, nominations à des projets spéciaux ou changements de salaire. Ils témoignent objectivement de la performance, du dynamisme et de la productivité de l’employé, et affaiblissent une accusation de discrimination.
Si vous abordez un problème avec un employé verbalement, prenez des notes par la suite dans le dossier de l’employé pour documenter qu’une conversation a eu lieu. Vous pouvez également souhaiter la présence d’un tiers témoin, comme un professionnel des RH.
Qu’en est-il après qu’un employé ait quitté votre entreprise ? L’EEOC exige que vous conserviez tous les dossiers du personnel pendant un an.
Exigences fédérales supplémentaires en matière de tenue de dossiers :
- Si un employé est licencié, conservez ses dossiers personnels pendant un an à compter de la date de licenciement.
- Conservez tous les dossiers de paie pendant trois ans.
- Conservez les dossiers sur tous les régimes d’avantages sociaux des employés, tels que les régimes de retraite et d’assurance, et tout système écrit d’ancienneté ou de mérite pendant toute la période où le régime ou le système est inefficace, pendant au moins un an après le licenciement.
- Conservez tous les dossiers,y compris les taux de salaire, les évaluations de poste, les systèmes d’ancienneté et de mérite et les accords de négociation collective qui expliquent pourquoi les employés d’un même établissement ont reçu des salaires différents.
Ces exigences s’appliquent à tous les employeurs couverts par les lois fédérales anti-discrimination, qu’une plainte ait été déposée contre l’employeur ou non.
Pour en savoir plus sur la tenue de registres exigée par le gouvernement fédéral – y compris la durée pendant laquelle différents types de registres doivent être conservés par différents types d’employeurs, veuillez consulter le résumé de l’EOCC sur certaines obligations de tenue de registres dans 29 CFR Part 1602.
Note : Selon l’endroit où vous opérez, certains États exigent que les employeurs conservent les registres du personnel plus longtemps que ce que la loi fédérale impose.
Questions d’entretien problématiques
Les enquêteurs peuvent penser qu’ils font une conversation innocente avec un candidat à l’emploi lorsqu’ils posent certaines questions de drapeau rouge, telles que :
- En quelle année avez-vous obtenu votre diplôme ?
- Que fait votre conjoint ?
- Combien d’enfants avez-vous ?
- Voulez-vous des enfants dans un avenir proche ?
- Quelle église fréquentez-vous ?
- Quelle est l’origine de votre nom ?
Le problème avec ces types de questions est qu’elles pourraient amener un candidat à croire qu’il est ciblé, ou qu’il n’a pas été embauché en raison de caractéristiques personnelles protégées contre la discrimination par la loi fédérale.
La solution : Former les intervieweurs à comprendre quelles questions sont « sûres » et quelles questions pourraient déclencher une plainte pour discrimination à l’embauche auprès de l’EEOC.
En savoir plus sur les questions d’entretien que vous ne devriez jamais poser.
Vous devez également vous assurer que les descriptions de poste ne contiennent aucun langage discriminatoire.
6.Engager le dialogue avec les anciens employés après leur licenciement ou après qu’ils aient déposé une plainte auprès de l’EEOC
Parfois, vous venez peut-être de licencier un employé. Quelque temps plus tard, vous recevez un courriel, un appel téléphonique ou un message LinkedIn de cet employé, qui vous demande ce qu’il aurait pu faire de mieux ou qui cherche à obtenir des éclaircissements sur les raisons de son licenciement.
C’est normal de leur parler, non ?
Faux.
En vous engageant auprès de cet ancien employé, vous pourriez involontairement exposer votre entreprise à une responsabilité. Vous n’êtes peut-être pas très au fait des subtilités de la loi et, lorsque votre garde est baissée et que vous parlez de manière décontractée, il peut être facile de dire quelque chose qui pourrait être interprété dans le mauvais sens – même si les raisons pour lesquelles vous avez licencié cet employé étaient valables.
En outre, ne fournissez pas de recommandation LinkedIn si on vous le demande – peu importe à quel point vous vous sentez coupable et voulez aider. Cela annule la raison du licenciement de cet employé et soulève des questions. Si une plainte est déposée par cet employé, l’EEOC peut considérer votre recommandation comme contradictoire avec les raisons invoquées pour le licenciement.
La solution : Renvoyez toutes les communications des employés licenciés à votre service RH ou à une organisation professionnelle d’employeurs (PEO).
Si un ancien employé dépose une plainte auprès de l’EEOC, toute communication entre votre entreprise et le plaignant doit passer par l’agence.
Ne pas suivre de près les directives de l’EEOC lorsque vous recevez une plainte
Lorsqu’une plainte est déposée auprès de l’EEOC contre votre entreprise, l’agence vous en informe et vous fournit des informations de base sur la nature de la plainte,ainsi que des options sur la façon dont vous pouvez y répondre.
Dans de nombreux cas, vous serez en mesure de résoudre une plainte de manière précoce par la médiation ou le règlement. Si vous choisissez de ne pas vous engager dans une médiation précoce, l’EEOC vous demandera de fournir des informations qui expliquent pourquoi votre entreprise a pris la mesure d’emploi à l’origine de la plainte, ainsi que les raisons commerciales légitimes de ces actions.
Cela comprend :
- Une déclaration de position. C’est l’occasion pour vous de donner votre version des faits.
- Une demande d’informations (RFI) qui peut inclure :
- Des copies des politiques du personnel
- Le dossier personnel de l’employé
- Des dossiers personnels d’autres personnes, si cela est pertinent
- Les coordonnées de l’employé pour les entretiens avec les témoins
L’EEOC vous encourage à présenter tout fait qui, selon vous, montre que les allégations sont incorrectes ou ne constituent pas une violation de la loi. Bien sûr, sans aucune des documentations ou politiques référencées précédemment en place, répondre à ces demandes sera beaucoup plus difficile et prendra beaucoup de temps.
Dans le cadre de ce processus, l’EEOC peut mener ses propres entretiens avec les parties concernées.
Ne pas respecter ou faciliter une partie de ce processus, c’est risquer une issue défavorable.
La solution : Suivez précisément les instructions de l’EEOC pour démontrer que votre entreprise prend au sérieux la discrimination et le harcèlement, et qu’elle fait un effort de bonne foi pour coopérer à une enquête.
Traiter les plaignants différemment, ou se comporter de manière acrimonieuse à leur égard, pendant qu’une plainte fait l’objet d’une enquête
Tout employé qui dépose une plainte en interne ou auprès de l’EEOC est protégé contre toute action défavorable de la part de son employeur.
Cela pourrait inclure :
- Les ignorer
- Les écarter pour des promotions ou des affectations spéciales
- Ne pas leur accorder les privilèges ou les droits qui leur étaient accordés avant leur plainte
La solution : Les responsables de votre entreprise ne doivent pas se comporter d’une manière qui pourrait être interprétée comme négative ou comme des représailles à l’égard d’un employé après qu’il a déposé une plainte.
Rappellez-vous que les représailles sont de loin la plainte numéro un que reçoit l’EEOC.
Conséquences de la discrimination
Si l’EEOC détermine qu’un employé a été la cible d’une discrimination ou d’un harcèlement, l’objectif de l’agence est de placer la victime de la discrimination dans une position proche – en termes d’emploi et de salaire – de celle qu’elle aurait eue si la discrimination n’avait jamais eu lieu.
Selon le type de discrimination et sa gravité, la victime peut recevoir un reclassement, des arriérés de salaire et des avantages. Une victime de discrimination peut également être en mesure de récupérer les frais d’avocat, les honoraires des témoins experts et les frais de justice.
Les autres coûts que votre entreprise peut être tenue de payer comprennent les dépenses personnelles causées par la discrimination, telles que :
- Frais liés à la recherche d’un emploi
- Dépenses médicales
- Dommages émotionnels subis (angoisse mentale, inconvénients ou perte de jouissance de la vie)
En outre, des dommages-intérêts punitifs peuvent être accordés pour punir un employeur qui a été particulièrement malveillant ou imprudent. Les limites de ces dommages et intérêts varient selon la taille de l’entreprise.
Il convient également de noter que, bien que cet article soit axé sur les plaintes déposées auprès de l’EEOC, des accusations de discrimination peuvent également être déposées auprès des agences des pratiques d’emploi équitables (FEPA) étatiques ou locales. Souvent, les lois que ces agences non fédérales appliquent sont similaires à celles de l’EEOC. Dans certains cas, cependant, les FEPA appliquent des lois offrant une plus grande protection aux travailleurs.
Enfin, votre entreprise devra se conformer aux obligations de formation et aux notifications aux employés. Vous devez également vérifier que votreentreprise est restée en conformité avec ces mandats. L’EEOC effectuera un audit de votre entreprise et surveillera vos activités.
Priorités d’application de l’EEOC à venir
Selon le gouvernement fédéral, les employeurs peuvent s’attendre à ce que l’EEOC accorde une attention particulière aux cas qui entrent dans ces catégories jusqu’en 2021 :
- Élimination des obstacles au recrutement et à l’embauche
- Protection des travailleurs vulnérables, y compris les travailleurs immigrés et migrants, et des communautés mal desservies contre la discrimination
- Assurer l’égalité des protections salariales pour tous les travailleurs
- Préserver l’accès au système juridique
- Prévenir le harcèlement systémique
En outre,l’EEOC consacre une attention supplémentaire à ce qu’il appelle les « questions émergentes et en développement », y compris les questions associées à des événements importants, aux changements démographiques, aux théories en développement, à la nouvelle législation, aux décisions judiciaires et aux interprétations administratives.
Les questions émergentes citées par l’EEOC concernent l’Americans with Disabilities Act (ADA),la grossesse et l’orientation sexuelle et les préoccupations transgenres (LGBTQ).
Enfin, tout comme la pandémie de COVID-19 a eu un impact sur notre culture à bien des égards, la maladie pourrait façonner la réponse du gouvernement fédéral à la discrimination au travail. Des orientations en ce sens peuvent être trouvées sur le site Web de l’EEOC et dans une publication spéciale.
Résumer tout cela
Vous pouvez prendre dès maintenant des mesures éprouvées pour protéger votre entreprise et prévenir les plaintes pour discrimination en :
- Ayant des politiques écrites et appliquées de manière égale
- Formant régulièrement les responsables
- Maintenant des dossiers personnels complets
Tout cela doit être fait en respectant les lois étatiques et fédérales pertinentes.
Si une plainte est déposée contre vous, cependant, suivez attentivement les instructions de l’EEOC. Soyez coopératif et ouvert en fournissant toutes les informations demandées.
Si vous avez mis en place les mesures préventives nécessaires, vous aurez probablement une plus grande tranquillité d’esprit tout au long du processus – et vous éviterez potentiellement une action défavorable, aussi.
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