Les paiements en retard vont se produire. C’est une réalité du monde des affaires – et il n’y a que peu de choses que vous pouvez faire pour les contrôler. Ce que vous pouvez contrôler, cependant, c’est la façon dont vous y répondez.
Nous avons discuté de la façon d’écrire des e-mails de facture de qualité qui vous feront payer avant. Que se passe-t-il, cependant, lorsqu’il y a un compte qui a 30 jours de retard.
Ou 60 jours.
Ou 90 jours.
À ce moment-là, vous n’êtes peut-être pas d’humeur à faire des civilités. Alors, comment pouvez-vous, en matière de communication, aider à transformer ces comptes en comptes reçus ?
Ici, nous allons parler des meilleures pratiques pour les comptes en retard et fournir quelques exemples d’emails de factures en retard.
Premier email de facture en retard
Une fois qu’un compte est en retard, il est important d’envoyer un email dès que la date d’échéance est passée. Cela donne un sentiment d’immédiateté. Le ton doit être cordial mais ferme. Souvent, les comptes en retard sont simplement un oubli, donc un rappel professionnel serait mieux reçu.
En général, le courriel doit être :
- Formel – Il s’agit d’une question importante qui doit être prise au sérieux.
- Direct – Allez droit au but, rapidement.
- Claire – Définissez les ramifications d’un retard de paiement, comme les frais de retard.
Dear Jeff,
Ceci est un rappel de paiement amical que votre compte est maintenant en retard.
Selon nos dossiers, le compte suivant est en retard :
Pour votre commodité, vous pouvez effectuer un paiement ici : Options de paiement
Si vous avez des questions ou si vous devez discuter de votre compte, veuillez me joindre au XXX-XXX-XXXX.
Merci de l’attention que vous portez à cette question et de la poursuite de votre activité.
Sincèrement,
John
Courriel de facture en retard de 60 jours
Si un compte est en retard de 60 jours ou plus, la probabilité qu’il soit payé diminue considérablement. À ce stade, votre courriel doit être formulé de manière ferme et inclure des appels téléphoniques de suivi. Il doit être envoyé au contact principal et à un responsable si possible.
Au bout de 60 jours, l’e-mail doit être :
- Gros – Inclure un langage qui reflète l’importance du problème, comme « nécessite votre attention immédiate ».
- Expressif – Des mesures doivent être prises et doivent être prises maintenant.
- Souple – Offrez des plans de paiement si nécessaire.
Courriel de facture en souffrance depuis 90 jours
Vous êtes maintenant sur le point de contacter une agence de recouvrement et il y a de réelles inquiétudes que vous ne soyez pas payé. Il y a maintenant de réelles conséquences et il pourrait y avoir des ramifications juridiques.
Ce courriel devrait être :
- Fermeté – Il n’y a plus de plaisanteries à avoir.
- Claire – Toutes les mesures juridiques que vous pourriez prendre devraient être explicitées.
- Court – Moins il y a de mots, mieux c’est. Pas besoin de tourner autour du pot.