Un budget d’entreprise fonctionnel est assez facile à construire, et les budgets existants peuvent être ajustés pour compléter chacune des étapes suivantes :
- Ajoutez les sources de revenus
- Liste de vos coûts fixes
- Ajoutez les coûts variables
- Prévoyez les dépenses supplémentaires
- Analysez les flux de trésorerie
- Ajustement pour l’avenir
Ajoutez les sources de revenus
Démarrez avec les revenus du dernier mois terminé et additionnez toutes les entrées d’argent. Qu’il s’agisse d’une somme forfaitaire ou de petites ventes quotidiennes, vous devez comptabiliser les revenus avec précision. N’oubliez pas d’inclure les revenus provenant de toutes les sources, comme la sous-location de bureaux ou les investissements croissants. Il est important de suivre le revenu total chaque mois afin que vous puissiez commencer à identifier les tendances cycliques ou saisonnières et vous y préparer.
Listez vos coûts fixes
Les coûts fixes sont les factures et les dépenses que vous payez chaque mois (ou année) et qui représentent généralement le même montant. Les coûts fixes sont relativement faciles à identifier et à planifier, bien que vous puissiez négocier ou magasiner pour obtenir des totaux mensuels moins élevés. Incluez vos dates d’échéance à titre de référence, car le moment des paiements peut affecter votre trésorerie.
Les exemples de coûts fixes comprennent :
- Rente/hypothèque
- Commandes de fournitures récurrentes
- Paie
- Assurance
- Paiement des dettes
- Taxes
- Frais d’adhésion
Ajouter les coûts variables
Les coûts variables sont des dépenses auxquelles vous pouvez vous attendre ou non, mais qui ne sont pas constantes chaque mois.
Les services publics basés sur l’utilisation, comme le gaz ou l’électricité, changeront chaque mois. Les stocks et les matériaux peuvent fluctuer en fonction des ventes ou des besoins du marché. Vous voudrez examiner vos coûts variables pendant 3 à 6 mois si possible pour avoir une idée des moyennes et des tendances. Alors que vous pourriez dépenser beaucoup en fournitures de bureau un mois, vous n’en aurez peut-être pas besoin pour le reste du trimestre et pourrez commencer à planifier cette dépense.
Les exemples de coûts variables sont :
- Salaire du propriétaire
- Matériel ou inventaire
- Services publics
- Bureau, salle de pause, ou fournitures pour lieu de travail
- Marketing
Prévoir les dépenses supplémentaires
Même les plans les mieux conçus sont la proie de la vie. Les urgences et les opportunités peuvent survenir au moment où vous vous y attendez le moins, c’est pourquoi une budgétisation intelligente tient compte des dépenses ponctuelles et imprévisibles. Après avoir analysé vos coûts variables pendant plusieurs mois, voire une année, vous serez peut-être en mesure d’identifier les dépenses supplémentaires à venir. Prévoyez les coûts des achats ponctuels, comme un nouvel équipement, ou des investissements à venir, comme un cours de gestion ou un versement initial. Mettez de côté un petit montant chaque mois pour les urgences, comme les réparations.
Analyser les flux de trésorerie
Maintenant que vous avez tous vos chiffres généraux sous les yeux, il est temps de faire les calculs pour analyser vos flux de trésorerie et créer un budget plus intelligent. Commencez par un seul mois. Combien avez-vous rapporté ? Quelles ont été vos dépenses ? Avez-vous eu un gain ou une perte nette au cours de ce mois ? Vous pouvez trouver cela en soustrayant toutes les dépenses de votre revenu total pour déterminer le bénéfice.
Une fois que vous avez déterminé le gain et la perte pour un mois, plongez encore plus profondément pour déterminer votre flux de trésorerie. Le flux de trésorerie est la relation entre l’argent entrant et sortant au fil du temps. Avez-vous suffisamment de revenus pour couvrir les coûts ? Y a-t-il des moments dans le mois où vous n’avez pas les fonds dont vous avez besoin ? Analysez votre utilisation du crédit ou des réserves de trésorerie pour passer plus facilement à travers votre budget mensuel.
Ajustez pour l’avenir
Armé de vos informations sur les profits et pertes et les flux de trésorerie, vous pouvez commencer à utiliser votre budget pour éclairer vos futures décisions commerciales. Par exemple, si vous remarquez que vous avez dépensé plus que ce que vous avez rapporté le mois dernier, vous pouvez réduire vos dépenses et travailler à apporter de nouvelles affaires le mois suivant. Votre budget ne doit jamais être gravé dans la pierre, mais plutôt un plan vivant qui peut être adapté.
Vous devez également ajuster votre budget en fonction des professionnels du secteur. Vous pouvez envisager d’augmenter votre budget marketing si votre objectif est d’apporter de nouveaux clients. Si vous réalisez un bénéfice net, vous pouvez envisager de le réinvestir dans votre entreprise avec les mises à niveau nécessaires.
Créez le budget du mois suivant en fonction de ce que vous apprenez et de la direction que vous voulez prendre. Au fil du temps, vous devriez développer une image complète de votre budget annuel et être en mesure de prédire et de planifier avec précision les saisons et la croissance.