Une communication efficace sur le lieu de travail est essentielle pour établir des relations solides et mener à bien des projets importants. La communication ne fait pas que se sentir bien, elle donne aussi des résultats.
Selon une étude de Watson Wyatt, les entreprises qui communiquent le plus efficacement sont 50 % plus susceptibles de signaler un faible taux de roulement par rapport à la moyenne du secteur.
Bien sûr, tout le monde a des difficultés à communiquer de temps en temps, ce qui peut entraîner des malentendus et des frustrations.
Pour aider à résoudre ces problèmes, nous avons trouvé 20 conseils faciles que vous pouvez commencer à utiliser dès aujourd’hui pour améliorer les compétences de communication et les relations générales entre vous et vos coéquipiers.
Comment améliorer la communication au travail
Établissez d’abord une base.
Plus un employé vous fait confiance, plus il est susceptible de se manifester et de communiquer lorsqu’un problème survient. Une excellente façon de poser cette base est d’établir d’abord un rapport avec votre employé.
Plus un employé vous fait confiance, plus il est susceptible de se manifester et de communiquer lorsqu’un problème survient.
Par exemple, lorsque j’ai commencé chez Justworks, mon patron m’a emmené déjeuner avec mes nouveaux coéquipiers. Nous n’avons pas parlé affaires, mais avons plutôt appris à connaître la vie de chacun et à connaître les bizarreries et les préférences de chacun. Même si c’était un petit geste, il a permis de briser la glace et d’ouvrir les lignes de communication à tous les membres de l’équipe.
Prouvez par vos paroles et vos actions que vous êtes digne de confiance.
Selon l’American Psychological Association, près d’un quart des employés ne font pas confiance à leur employeur. Cela semble simpliste, mais c’est vrai : prouver que vous êtes digne de confiance à vos employés se traduira par une communication commerciale efficace à maintes reprises.
Nous avons déjà écrit des articles de blog sur la façon d’améliorer la confiance, mais le cœur de cette question est simple : Montrez un véritable intérêt pour la personne, faites preuve d’empathie pour ses blocages ou dilemmes, et donnez suite aux moyens que vous dites vouloir aider. Votre employé sera beaucoup plus enclin à communiquer un défi lorsqu’il sait qu’il peut vous faire confiance pour garder la tête froide et travailler ensemble pour trouver une solution.
Mettre en place des 1:1 hebdomadaires ou mensuels.
Parfois, tout ce qu’il faut pour ouvrir les lignes de communication est de fixer un moment pour le faire. Votre employée peut s’inquiéter du fait qu’elle vous accable pendant la journée si vous êtes occupé et qu’elle veut partager les défis récents, les préoccupations ou même les triomphes. En organisant une réunion récurrente pour prendre contact, vous en apprendrez davantage sur les rouages de ce qui se passe au bureau et aurez une meilleure idée de la façon d’aplanir les difficultés.
Chez Justworks, par exemple, j’ai un 1:1 hebdomadaire avec mon responsable direct pour discuter de la façon dont le travail se déroule globalement et pour aborder les idées à grande échelle. J’ai également un 1:1 mensuel avec le directeur du département, et nous faisons le point en prenant un café ensemble ou en allant nous promener. C’est le moyen idéal d’exprimer des préoccupations ou de partager des victoires sans la pression de demander carrément une réunion à un supérieur.
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Expliquez pourquoi vous demandez à votre employé de faire quelque chose.
Ceci peut vous sembler idiot. Alfred ne sait-il pas pourquoi il est important de créer ce diaporama à présenter à l’équipe de vente ? Sans avoir l’air condescendant, il existe un moyen certain de partager l’importance d’une tâche que vous avez assignée et de la formuler de manière positive et informative.
Par exemple, en même temps que cette affectation, vous pourriez dire à votre employé : » Ces diapositives sont un excellent moyen de communiquer à l’équipe de vente comment le marketing soutient leurs efforts. Avez-vous des questions sur l’approche ou la façon de les présenter ? »
En agissant ainsi, vous offrez des informations vitales et l’opportunité de poser des questions qu’ils auraient peut-être hésité à communiquer autrement. Peut-être plus important encore, vous montrez également à l’employé comment son travail est directement lié aux objectifs de l’entreprise.
Réellement écouter.
Les gens pensent souvent que la communication consiste à faire passer son propre message, mais une communication efficace est vraiment une rue à double sens. Si vous n’écoutez pas activement ce que l’autre personne dit, il est difficile de finir par être sur la même longueur d’onde.
Posez des questions pour obtenir des éclaircissements et accordez toute votre attention à la conversation. Évitez le multitâche, ou de penser à votre réponse avant que l’autre personne ait fini de parler. L’écoute active peut être un défi, mais elle en vaut la peine.
Évitez de faire des hypothèses rapides.
L’un des plus grands obstacles à une communication de qualité sur le lieu de travail est constitué par les signaux manqués et les hypothèses rapidement formées. Si votre employé est à la traîne dans un domaine dans lequel vous vous attendiez à ce qu’il excelle, ne supposez pas immédiatement qu’il est un fainéant qui ne s’intéresse pas à la question.
Au contraire, offrez un cadre non conflictuel pour creuser l’origine des problèmes. En demandant à votre employé comment les choses se passent, vous découvrirez peut-être qu’il déménage et qu’il a du mal à se concentrer au travail, ou qu’il n’a pas l’habitude de jongler avec six projets à la fois et qu’il doit déprioriser quelque chose. Lorsque vos oreilles sont ouvertes, les lignes de communication le sont aussi.
Apprendre les forces et les faiblesses de chacun.
Il y a plus d’une façon de le faire. Cela peut être par l’observation au fil des mois, en découvrant les points forts des membres de votre équipe et ceux pour lesquels ils ont besoin d’un peu d’aide. Par exemple, ma patronne et moi avons compris qu’elle est géniale pour faire le travail en blocs ordonnés et segmentés, alors que je fais mon meilleur travail en rafales concentrées.
Il y a aussi la voie du type de personnalité – Ennéagramme, Myers Briggs et Strengths Finder en sont quelques-uns. Tout d’un coup, il pourrait être logique que vous soyez motivé par la compétition et la concentration, alors que votre autre coéquipier fait mieux avec l’apport et l’idéation. En comprenant les forces et les faiblesses de chacun, il est plus facile d’avoir une communication efficace sur le lieu de travail.
Déterminez le style de communication préféré de l’autre personne.
Peut-être que certains membres de votre équipe sont rarement sur Slack, alors que d’autres répondent aux e-mails instantanément. Comment vos employés et coéquipiers communiquent-ils le mieux sur les projets ? Préfèrent-ils le courrier électronique, les discussions en personne ou Slack ? Vous pouvez l’apprendre en le leur demandant directement et aussi en les observant.
Rester cohérent avec les attentes et assurer le suivi.
Il est facile de laisser tomber les vérifications régulières lorsque le travail devient chargé, mais c’est l’un des meilleurs moyens de maintenir une communication efficace sur le lieu de travail. Votre employé sait-il quand vous allez faire le suivi d’un projet, et quels éléments vous attendez de voir dans son travail ?
L’une des expériences les plus frustrantes en tant qu’employé est de terminer un projet et de découvrir que votre responsable voulait quelque chose de complètement différent. Évitez cela en étant clair et ouvert aux questions dès le début.
Donnez le ton aux réunions.
Quel est le but de votre réunion ? Qui va la diriger ? Quel est l’ordre du jour ? Chez Justworks, nous envoyons souvent un ordre du jour par courriel avant le début de la réunion, afin que tous les participants sachent à quoi s’attendre.
La recherche active de rétroaction constructive est l’une des meilleures façons d’améliorer la communication en milieu de travail.
Offrir une rétroaction constructive de façon réfléchie.
Nous sommes tous déjà passés par là : une rétroaction agressive et sans nuances de la part d’un gestionnaire qui anéantit définitivement la confiance et les lignes de communication. Justworks a proposé à tous les employés des séminaires sur la façon d’offrir un feedback constructif.
Un conseil de départ ? Concentrez-vous sur le comportement dont vous discutez, et non sur le caractère de la personne. Et toujours, toujours donner à l’autre personne l’occasion de partager ses pensées et de contribuer à la construction d’un processus positif qui va de l’avant.
Offrir des compliments de manière réfléchie.
Si vous dites à un employé qu’il a fait un excellent travail, le compliment n’est pas aussi utile que vous le pensez. Il se peut qu’il se dise : » Mais qu’est-ce qui était génial dans ce travail ? Comment puis-je le reproduire si je ne le sais pas ? » Soyez plutôt précis – « Vous avez fait un excellent travail en expliquant comment les prospects se convertissent en clients dans cette présentation. Les visuels ont vraiment aidé le public à comprendre le processus. »
Gardez les flux de travail transparents.
Disons que votre équipe travaille ensemble sur un grand projet. L’équipe connaît-elle la date limite du projet, sait-elle qui est responsable de quelles parties du projet et quand elle doit remettre ces parties à d’autres coéquipiers ? Organisez un walkthrough clair en utilisant des feuilles de calcul Excel ou Trello, afin que tous les membres de votre équipe soient sur la même longueur d’onde et ne soient pas frustrés par des erreurs de communication.
Faites en sorte que le rôle des gens dans un groupe ou un projet soit clair dès le départ.
La communication sur le lieu de travail peut s’effondrer rapidement lorsque les gens ne comprennent pas leurs rôles. Cela va de pair avec le maintien de la transparence des flux de travail. Établissez les principales parties prenantes du projet, qui a l’approbation finale et par quels canaux le projet doit passer pour être achevé.
Décidez quelles conversations sont les meilleures pour quels lieux.
Au delà du niveau normal de convenance sociale – (non, vous ne devriez pas demander l’urgence familiale de quelqu’un devant toute l’équipe) – discutez avec votre équipe des modes de communication qui fonctionnent le mieux pour quelles situations.
Par exemple, mon équipe chez Justworks s’est engagée à ne jamais prendre de grandes décisions sur Slack, car il est difficile d’avoir le sentiment global d’une situation, et parfois les gens ne sont pas présents pour la discussion jusqu’à ce qu’une décision soit prise. D’un autre côté, Slack est un excellent moyen de discuter de qui veut travailler ensemble dans un café.
Utiliser les outils modernes pour améliorer – et non tronquer – votre communication.
Le chat et le courriel sont formidables, jusqu’à un certain point. Cependant, si faire des allers-retours sur l’ordinateur devient trop compliqué, n’ayez pas peur de sortir la conversation de Slack et de l’amener plutôt en face à face. Cela simplifiera probablement la tâche à accomplir et évitera les erreurs de communication – comme le sarcasme perçu ou la réticence.
Recherchez régulièrement du feedback et prenez-le à bras le corps.
Recherchercher activement du feedback constructif est l’un des meilleurs moyens d’améliorer la communication sur le lieu de travail. Par exemple, après chaque 1:1 que j’ai avec mon patron, nous nous demandons l’un à l’autre s’il y a des commentaires supplémentaires à donner.
L’un des plus grands inhibiteurs de la communication de qualité sur le lieu de travail est constitué par les signaux manqués et les hypothèses rapidement formées.
Certains sont positifs – « J’ai apprécié de voir votre éthique de travail cette semaine face à plusieurs blocages différents » – et d’autres sont plus constructifs – « J’ai remarqué que vous avez exprimé votre frustration pendant notre réunion de brainstorming cette semaine. » Cependant, ces moments de feedback sont toujours l’occasion d’aller au cœur d’un défi ou d’une victoire.
Rendre les processus clairs et rationaliser les blocages gênants.
Si vous travaillez sur un projet massif avec de multiples parties prenantes, il y a de fortes chances qu’à un moment ou à un autre, il y ait un lapsus dans la communication. Prenez ce laps de temps comme une opportunité d’améliorer le processus la prochaine fois. Lorsque vous communiquez ces changements, vous pouvez également obtenir un retour d’information utile sur ce qui fonctionne pour les gens et ce qui ne fonctionne pas pour l’avenir.