Les gens oublient leurs activités quotidiennes ou font les courses avant de rentrer chez eux.
Vos inscrits peuvent aussi oublier votre événement.
L’envoi d’emails de rappel d’événement permet de garder votre événement à l’esprit de votre public potentiel et de ne perdre aucun participant.
Informer votre public de votre événement est aussi important que de le lui rappeler. Vous ne voulez pas que les inscrits à votre événement oublient votre événement.
Puisque vous êtes ici, vous allez apprendre :
- Pourquoi vous devriez envoyer des emails de rappel d’événement.
- Comment rédiger un email de rappel pour un événement.
- 7 éléments clés à inclure dans votre modèle d’email de rappel d’événement.
- 21 lignes d’objet de rappel d’événement accrocheuses.
- 3 astuces pour augmenter le taux d’ouverture de vos emails de rappel d’événement.
- Meilleur moment pour envoyer des e-mails de rappel d’événements.
- 11 exemples de modèles d’e-mails de rappel d’événements.
- Comment configurer des e-mails de rappel d’événements.
Commençons.
Pourquoi envoyer des e-mails de rappel d’événements ?
Si vous considérez que l’inscription à un événement est un succès, vous avez tort.
L’inscription à un événement ne signifie pas que vous avez atteint votre objectif d’événement.
Vos prospects peuvent s’inscrire aujourd’hui, mais votre événement est dans un mois. Que va-t-il se passer pendant ce mois ?
Ils vont oublier votre événement et le fait qu’ils s’y sont inscrits aussi.
Utilisez les adresses e-mail de vos inscrits pour envoyer des mises à jour de l’événement et des e-mails de rappel.
Vous devrez maintenir la conversation avec vos inscrits pendant toute la période, jusqu’au jour de l’événement.
Envoyez des détails sur votre événement, les intervenants présents, l’ordre du jour et l’hôte.
Et surtout, mettez en place des emails de rappel pour votre événement.
Vous devez garder vos participants potentiels accrochés à la date de l’événement.
Avec le logiciel Automizy, vous pouvez automatiser la communication avec les inscrits à votre événement et gagner le temps que vous pouvez consacrer à la gestion de votre événement.
Vos inscrits à l’événement vous seront reconnaissants de leur avoir rappelé votre événement.
Comment rédiger un email de rappel pour un événement
Envoyer des emails de rappel en texte clair
Les emails en texte clair sont généralement considérés comme du marketing par email qui ne ressemble pas à du marketing par email.
Dans les boîtes de réception des inscrits à votre événement, un texte simple ressemblera exactement à un email personnel que vous leur avez envoyé via votre propre compte Gmail.
Envoyer des emails de rappel en texte simple pour un événement fait sentir à vos inscrits que vous êtes personnellement intéressé à les rencontrer lors de votre événement.
Voici un modèle d’email de rappel en texte clair pour un événement créé dans Automizy :
Gardez votre email court et simple
L’objectif d’un email de rappel d’invitation est de rappeler à votre public l’événement. Il suffit de le rappeler.
Il est sage de n’inclure dans votre message de rappel que les détails qui sont pertinents pour l’événement. Vous n’avez pas besoin de pitcher.
Vos inscrits sont déjà au courant, c’est pour cela qu’ils se sont inscrits en premier lieu.
Selon HubSpot, 46 % des lecteurs d’e-mails utilisent des appareils mobiles. Et les emails longs sont l’ennemi des utilisateurs mobiles.
Je vous recommande de placer les informations essentielles dans le premier paragraphe de votre message de rappel.
Utiliser la voix active
Utiliser une voix active dans vos emails de rappel pour que vos phrases soient plus fluides et que vos emails soient plus faciles à comprendre.
L’utilisation de la voix active met l’accent sur le sujet de la phrase et rend la phrase plus directe et concise.
Voici une phrase à la voix active et une autre à la voix passive que vous pourriez utiliser dans un courriel de rappel d’invitation :
- Voix active : J’ai hâte de vous voir demain.
- Voix passive : Votre présence est appréciée.
Vous remarquez la différence ?
La voix passive donne l’impression que vos emails ont été rédigés par Siri ou Alexa. Et personne n’aime les e-mails robotiques.
Maintenant, passons en revue les éléments clés à inclure dans votre e-mail de rappel.
7 Éléments clés à inclure dans votre modèle d’e-mail de rappel d’événement
Votre titre et votre sujet d’événement
Le principal élément à inclure dans votre message de rappel doit être le titre de votre événement.
Vous pouvez utiliser le titre de l’événement comme titre de votre email et vous assurer que c’est le premier élément visible lorsqu’un lecteur ouvre votre email.
Cela n’a pas de sens d’écrire une longue copie et des détails si votre public ne peut pas dire qu’il s’agit d’un rappel sur quoi.
Heure & date de l’événement
L’heure et la date sont ce que vous voulez rappeler aux inscrits à l’événement.
Mettez en évidence l’heure et la date dans votre e-mail de rappel d’invitation et rendez-les claires et visibles pour vos lecteurs.
Si vous envoyez un e-mail de webinaire, mettre en évidence l’heure et la date ne suffit pas.
Veillez à inclure le fuseau horaire pour que tout le monde se branche à l’heure qui correspond à son fuseau horaire.
L’emplacement de l’événement
Ajouter le numéro de la rue/du bâtiment est un must, pourtant, il est préférable d’intégrer un lien Google Maps dans votre email de rappel pour aider vos participants à trouver facilement le lieu.
Ou vous pouvez inclure une capture d’écran de la zone.
Intégrez votre numéro de téléphone dans votre email de rappel au cas où les participants seraient en chemin et ne trouveraient pas le lieu.
Prévoir la préparation nécessaire
Donnez à vos inscrits un heads up sur votre événement et partagez avec eux tous les détails pour qu’ils viennent préparés.
La préparation aux événements peut inclure des applications qu’ils doivent télécharger, des groupes de réseautage à rejoindre, des documents à lire, des règles de ménage, etc.
Si vos participants doivent imprimer un code QR d’accès pour pouvoir entrer sur le lieu de l’événement, n’oubliez pas de l’inclure dans votre courriel de rappel.
Ajouter une note de remerciement
Rien ne peut aller mal lorsque vous montrez votre appréciation aux personnes inscrites à votre événement.
Vous pouvez utiliser votre email de rappel d’événement comme un email de remerciement pour simplement remercier vos contacts de s’être inscrits à votre événement.
Votre note de remerciement peut être juste la première phrase avec laquelle vous commencez votre email de rappel.
Un simple remerciement peut avoir un impact sur la façon dont vos lecteurs interagissent avec votre email de rappel d’événement.
Informations supplémentaires
La section des informations supplémentaires de votre courriel de rappel d’événement est comme une section » libre « .
Vous pouvez l’utiliser pour partager des informations supplémentaires sur :
- Détails du lieu (parking, transports à proximité, restaurants, etc)
- Conférenciers et programme
- Règlement de l’événement
- Vos canaux de médias sociaux, etc.
Inclure une page de FAQ
Avant de participer à un événement, les inscrits veulent connaître tous les détails importants qui s’y rapportent.
Si vous avez une page de FAQ pour votre événement, il est bon de l’inclure dans votre e-mail de rappel afin que vos participants potentiels aient toutes les réponses à leurs préoccupations sans avoir besoin de passer un appel téléphonique ou d’écrire un e-mail pour obtenir une réponse.
21 Lignes d’objet accrocheuses pour les rappels d’événements
Voici une erreur courante que font les spécialistes du marketing lorsqu’ils envoient des e-mails de rappel d’événements.
Les spécialistes du marketing passent du temps à écrire et à concevoir leurs e-mails, et la ligne d’objet devient une tâche d’une minute.
Cela devrait être illégal ! 🚓
Dans le marketing par email événementiel, votre ligne d’objet est aussi importante que votre copie d’email et que votre évènement.
La ligne d’objet est la première chose que vos abonnés voient dans leur boîte email ou leurs notifications push.
Cela signifie que les inscrits à votre événement verront votre ligne d’objet avant de voir la copie de votre email.
Pour vous inspirer, voici 21 lignes d’objet d’email de rappel d’événement que vous pouvez expérimenter.
- Ne manquez pas {nom de l’événement}
- Amenez un ami à {nom de l’événement}
- Vous nous rejoignez demain à {nom de l’événement} ?
- Le {Nom de l’événement} affiche complet !
- Le {Nom de l’événement} n’est pas loin
- Le plus grand {Type d’événement} dans {Lieu géographique} : {Nom de l’événement}
- Ne vous perdez pas à {Date} 📍
- Hi {Nom}, libre {Date} ? Rejoignez-nous à {Nom de l’événement}!
- 15% de réduction pour vous et un ami
- Dernière chance de voir {le conférencier/l’artiste} en direct à {Nom de l’événement} ! »
- Dès demain ! {Nom de l’événement}
- Rencontrez les conférenciers à {Nom de l’événement}!
- Êtes-vous prêt pour {Nom de l’événement} ? 😊
- Le compte à rebours est lancé ! ⏳
- 5 choses à apporter à {Nom de l’événement}
- Etes-vous excité par {Nom de l’événement} ?
- Nom de l’événement}, {date de l’événement} 🗓
- « Vous ne voulez pas manquer {Nom de l’événement}
- Rappel, rejoignez-nous à {Nom de l’événement}
- Mettez votre agenda à jour pour {Nom de l’événement}
- Rappel de Grace pour {Nom de l’événement}
3 conseils pour augmenter le taux d’ouverture de vos e-mails de rappel d’événements
Utiliser le testeur de ligne d’objet
Le testeur de ligne d’objet d’Automizy note vos lignes d’objet en fonction des données des campagnes d’e-mailing les plus performantes.
Testez vos lignes d’objet avant de les envoyer pour vous assurer que vous n’envoyez que des emails qui se démarquent dans une boîte de réception encombrée.
Testez les lignes d’objet de vos e-mails de rappel d’événements
Vous êtes peut-être optimiste quant à une ligne d’objet de rappel d’événement, mais ce n’est qu’une opinion qui pourrait se traduire par un faible taux d’ouverture.
Un logiciel de messagerie comme Automizy vous aide à vous débarrasser de la devinette pour décider d’une ligne d’objet.
Les tests A/B de vos lignes d’objet vous permettent d’essayer des choses, et le système choisira la variation la plus performante.
Un test AB prend moins de 2 minutes à mettre en place, et il se traduit par des centaines et des milliers d’emails ouverts.
Renvoyer les emails non ouverts avec un objet différent
Les emails non ouverts signifient que votre objet n’a pas déclenché la curiosité de vos abonnés.
Paramétrez un renvoi automatique pour les emails non ouverts, et renvoyez votre email de rappel d’invitation avec un objet différent pour augmenter vos ouvertures.
Renvoyer les emails non ouverts vous accorde une seconde chance d’augmenter le taux d’ouverture de vos campagnes.
Ne perdez pas de vue que les emails non ouverts signifient moins de participants.
Moins de participants = moins de revenus.
Meilleur moment pour envoyer des courriels de rappel d’événement
Envoyer votre courriel de rappel d’invitation au bon moment pourrait augmenter le taux d’ouverture de vos courriels et le nombre de participants à l’événement.
Une campagne de courriel de rappel d’invitation n’est PAS un seul courriel. C’est une campagne qui doit inclure au moins 3 emails de rappel.
Voici quelques conseils généraux sur le moment d’envoyer un email de rappel pour les événements.
- 1er email de rappel : Une semaine avant l’événement.
- 2ème Email de rappel : Un jour avant l’événement.
- 3e rappel par courriel : Le jour de l’événement.
N’oubliez pas de ne pas envoyer d’e-mails de rappel le lundi, lorsque tout le monde supprime les e-mails qu’il a reçus pendant le week-end.
Selon les meilleures pratiques du secteur, le mercredi, et le jeudi sont les meilleurs jours pour envoyer des emails de rappel pour les événements.
Aussi, vous ne devriez pas envoyer des emails trop tôt quand vos abonnés dorment encore ou tard dans la nuit quand ils profitent d’un peu de temps en famille.
10 heures du matin est parfait pour l’heure du bureau, lorsque tout le monde est bien installé, ou vers 12 heures, lorsque les gens sortent du mode travail ou déjeunent.
11 Exemples de modèles d’e-mails de rappel pour les événements
Inclure l’ordre du jour de votre événement
Si vous organisez un événement sur toute une journée, c’est une bonne idée d’inclure un ordre du jour pour aider vos participants à définir leurs attentes pour votre événement. Créez un lien vers une page de l’ordre du jour, si vous souhaitez que votre e-mail reste court.
Voici un exemple d’e-mail de rappel d’événement qui inclut l’ordre du jour de l’événement.
Inclure un lien qui enregistre la date sur Google Agenda
Pour vous assurer que votre public n’oublie pas votre événement, il est recommandé d’inclure un lien qui enregistre la date de l’événement sur Google Agenda.
Mettez en évidence le lien avec un CTA dans votre e-mail de rappel, et vos participants pourront enregistrer la date de l’événement sur leur calendrier.
Inclure un compte à rebours dans votre rappel d’invitation
L’utilisation d’un compte à rebours dans vos emails de rappel d’invitation crée un sentiment d’urgence pour votre public.
Vous trouverez ci-dessous un exemple d’email de rappel d’événement avec un compte à rebours que vous pouvez copier pour vos prochains emails de rappel.
Rappellez et préparez vos participants à votre événement
Pour vos événements hors ligne, il est préférable d’inclure le code QR d’accès à votre événement.
Cet email fournit les informations nécessaires sur l’événement et partage le code QR, qui facilite l’entrée sur le lieu de l’événement.
Invitez les participants à télécharger l’application mobile de votre événement
Les applications mobiles pour événements ont changé les perspectives des organisations vis-à-vis de la gestion des événements.
En facilitant les interactions transparentes avec le public, ces applications ont rendu l’organisation de réunions et de conférences facile.
Vous pouvez inviter vos participants à télécharger l’appli de votre événement dans un exemple d’email de rappel similaire.
Notifiez vos participants que votre événement est en direct
Lorsque vous organisez des événements physiques, vos participants sont dans la salle et ils peuvent voir quand la présentation commence. Qu’en est-il des événements en ligne ?
Le public de votre webinaire doit également savoir quand la présentation commence.
Envoyez des e-mails de rappel de webinaire pour informer vos inscrits que votre webinaire est en direct et qu’ils peuvent rejoindre la présentation.
Remercier les inscrits à un événement dans un email de rappel
La LBM est connue comme la ligue de baseball la plus populaire au monde, et une partie de leur succès est pour leur réputation de prendre soin de leurs clients.
Eh bien, ils ont envoyé l’email de rappel d’événement suivant pour leur jeu avec une note de remerciement comme plaisir et appréciation du client.
.you note as customer delight and appreciationAnimer votre email de rappel de fête
Les emails de rappel d’événement ne sont pas exclusivement destinés aux conférences et aux webinaires.
Vous pouvez aussi envoyer des emails de rappel pour une fête.
Et comme une fête est une occasion moins formelle, vous pouvez être tout à fait créatif avec votre message de rappel de fête et le rendre amusant pour votre public.
Inclure des liens de partage social dans votre message de rappel
Les participants à l’événement aiment partager l’événement auquel ils assistent sur leurs canaux sociaux pour voir qui dans leur réseau y assiste aussi.
Incluez des CTA de partage social dans votre message de rappel d’événement pour motiver les interactions sur les médias sociaux pour votre événement.
Inclure l’heure et le lieu
Comme vous le savez déjà, l’heure et le lieu font partie des principaux éléments à inclure dans votre courriel de rappel pour les événements.
« It’s Only a Day Away » le titre de l’exemple d’email de rappel d’événement suivant met en évidence l’heure de l’événement.
Inclure le lien Maps dans votre email
Inclure un lien Google Calendar dans votre email de rappel aide vos participants à se souvenir de votre événement.
Et l’insertion d’un lien Google Maps dans votre message de rappel aide vos participants à trouver facilement le lieu où se déroule l’événement.
Cela réduit la lutte pour se perdre ou arriver en retard à votre événement.
Maintenant que nous avons vu des exemples de courriels de rappel pour les événements ; apprenons comment le configurer et automatiser le processus.
Comment configurer les emails de rappel pour les événements
Une campagne d’emails de rappel pour les événements consiste à envoyer des messages de rappel aux personnes inscrites à votre événement.
Pour configurer des emails de rappel pour un événement, vous aurez besoin d’un logiciel d’automatisation du marketing par email tel qu’Automizy.
Configurer votre déclencheur d’emails pour les inscrits à l’événement
Selon la façon dont vous gérez vos listes d’emails, si vous avez une liste d’emails distincte pour les inscrits à l’événement, vous pouvez déclencher votre séquence d’emails de rappel aux contacts d’une liste d’emails spécifique.
Vous pouvez également utiliser les balises de vos abonnés pour déclencher votre automatisation d’emails de rappel.
Les balises de contact déclenchent des emails aux abonnés qui partagent des informations spécifiques en commun et envoient des emails personnalisés.
Par exemple, votre balise de contact pour l’exemple d’email de rappel d’événement pourrait être « Event Registrant. »
Une telle balise vous aide à automatiser les emails de rappel à tous les inscrits à vos événements.
Ajouter des emails de rappel à votre campagne drip
Votre campagne d’emails de rappel d’invitation est une campagne drip qui se compose de plus d’un email :
- 1er email de rappel : Une semaine avant l’événement.
- 2ème Email de rappel : Un jour avant l’événement.
- 3e rappel par courriel : Le jour de l’événement.
Voyons le processus par étapes.
Maintenant que vous savez combien de courriels envoyer, vous devez élaborer le contenu de vos courriels de rappel d’événement et mettre en place votre calendrier de rappel d’événement.
Vous pouvez créer votre campagne d’emails de rappel au compte-gouttes dans le constructeur visuel de campagne d’automatisation d’Automizy, et cela ressemblerait à ceci :
Veillez à ce que vos emails de rappel soient bien programmés, afin qu’ils atteignent les boîtes de réception des inscrits à l’événement au bon moment.
Appliquez des » périodes d’attente » entre vos e-mails de rappel pour vous assurer que vos e-mails sont envoyés correctement en fonction de la chronologie de votre événement.
Une fois que vos e-mails de rappel sont prêts, cliquez sur » Publier » pour commencer à rappeler votre événement à vos inscrits.
Choisissez « Yes, pull in old & new contacts » pour commencer à envoyer des e-mails de rappel à tous vos inscrits.
Il est assez facile de créer une séquence d’e-mails de rappel d’invitation, mais ne la sous-estimez jamais. Un email de rappel bien conçu peut augmenter le nombre de participants à un événement de 40%.
Il ne serait pas mal d’aider vos inscrits à se souvenir de votre événement.
Automatisez vos e-mails de rappel dans Automizy pour faire de vos événements un succès.
Conclusion
Combien de fois avez-vous été invité à une fête, un dîner ou un événement, et vous l’avez oublié ?
Beaucoup. Nous sommes tous passés par là, et la même chose se produirait pour les personnes inscrites à votre événement.
La gestion d’un événement vous coûte beaucoup de temps et d’argent, et vous ne voulez pas que tout cela soit gaspillé.
Envoyez des e-mails de rappel pour vos événements et informez votre public à ce sujet.
Et n’oubliez pas d’automatiser vos emails.
Vous ne pouvez tout simplement pas risquer d’oublier d’envoyer un email de rappel à temps.
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