Créer un formulaire Outlook personnalisé est plus facile que vous ne le pensez. Vous commencerez par un modèle qui contient déjà la plupart des fonctionnalités dont vous aurez besoin. Vous pouvez ajouter et supprimer des champs et des contrôles. Vous pouvez même utiliser VBScript pour automatiser certaines tâches spécifiques. Bien que la création et la mise en œuvre d’un formulaire personnalisé soient faciles, elles nécessitent plusieurs étapes et, pour cette seule raison, peuvent être un peu déroutantes. Je vais vous guider à travers le processus et même vous montrer comment ajouter un peu de magie VBScript.
1 : Déterminez vos besoins
Vous commencerez toujours un formulaire personnalisé en modifiant l’un des formulaires par défaut présentés dans la figure A. Peut-être les utilisateurs ont-ils besoin d’un formulaire de message ou d’entrée de journal mis à jour. Si vous partagez des données de calendrier, vous commencerez probablement par un formulaire de rendez-vous ou même de tâche. Vous devrez modifier le formulaire par défaut — c’est tout l’intérêt — mais ce dernier vous donne un bon départ.
Figure A
Basez un formulaire personnalisé sur l’un des nombreux formulaires par défaut.
2 : Affichez l’onglet Développeur
Les outils dont vous avez besoin pour personnaliser un formulaire se trouvent dans l’onglet Développeur dans Outlook 2010. Pour afficher cet onglet, cliquez sur l’onglet Fichier et sélectionnez Options sous Aide. Ensuite, cliquez sur Personnaliser le ruban dans le volet de gauche, cochez Développeur dans la liste de droite (sous le menu déroulant Personnaliser le ruban), puis cliquez sur OK.
3 : Ouvrir un modèle de formulaire en vue de conception
À l’étape 1, vous avez déterminé votre tâche et choisi un formulaire existant à personnaliser. Maintenant, vous êtes prêt à ouvrir ce formulaire en vue de conception. Pour ce faire, cliquez sur l’onglet Développeur (étape 2) et cliquez sur Concevoir un formulaire dans le groupe Formulaires personnalisés. Dans Outlook 2007, choisissez Formulaires dans le menu Outils, puis choisissez Concevoir un formulaire. La bibliothèque par défaut, la bibliothèque de formulaires standard (illustrée à la figure A), est la bibliothèque de droite. Sélectionnez Contact et cliquez sur Ouvrir. Outlook ouvrira le formulaire par défaut en vue de conception, comme le montre la figure B.
Figure B
Vous commencerez par un formulaire par défaut en vue de conception.
4 : Ajouter et modifier des champs
Vous commencerez par un formulaire par défaut et supprimerez ce dont vous n’avez pas besoin et insérerez ce dont vous avez besoin. La suppression d’un champ est simple : sélectionnez-le et appuyez sur . Par exemple, sélectionnez les composants Business Fax (un par un ou maintenez la touche enfoncée en cliquant sur chacun d’eux) et appuyez sur pour les supprimer. Pour modifier le texte de l’étiquette d’un champ, cliquez avec le bouton droit de la souris sur l’étiquette, choisissez Modifier, puis saisissez le nouveau texte. Tous les champs ne peuvent pas être modifiés ou supprimés ; si l’arrière-plan est gris et que le sélecteur de champs (illustré à la figure B) est visible, vous pouvez modifier le contenu.
5 : Ajouter de nouveaux champs
Pour ajouter un champ, choisissez la catégorie appropriée dans le menu déroulant du sélecteur de champs, puis faites glisser un champ vers le formulaire. La figure C montre deux nouveaux champs de nom : Nom de l’assistant et Nom du responsable. Si le sélecteur de champs n’est pas visible, cliquez sur Sélecteur de champs dans le groupe Outils. Si l’option est grisée, vous ne pouvez pas modifier (ajouter des champs) la page en cours. Passez un peu de temps à vous familiariser avec les champs disponibles.
Figure C
Glissez et déposez de nouveaux champs sur le formulaire personnalisé.
6 : Ajouter un champ personnalisé
De nombreux champs prédéfinis sont disponibles, mais vous pouvez créer un champ personnalisé si nécessaire. Pour ce faire, cliquez sur Nouveau en bas du sélecteur de champs. Saisissez un nom pour le champ, définissez un type de données et spécifiez un format à l’aide des menus déroulants Type et Format, respectivement. Une fois que vous avez défini le champ, il apparaît dans le sélecteur de champs. Faites-le glisser vers le formulaire comme vous le feriez pour un champ prédéfini.
7 : Ajouter un contrôle
En utilisant la boîte à outils de contrôle, vous pouvez ajouter n’importe lequel des contrôles avec lesquels vous avez l’habitude de travailler : étiquette, texte, boîte combo, boîte de liste, boîte à cocher, bouton d’option, bouton à bascule, bouton de commande, etc. Si la boîte à outils de contrôle n’est pas visible, cliquez avec le bouton droit de la souris sur le fond gris du formulaire et cochez la case Boîte à outils de contrôle. Ensuite, faites glisser et déposez un contrôle sur le formulaire et mettez à jour le texte de l’étiquette, si nécessaire.
Il est prévu d’utiliser VBScript pour programmer le champ, cliquez sur l’onglet Affichage et donnez au contrôle un nom significatif auquel vous pourrez vous référer facilement par la suite. Dans la figure D, j’ai ajouté une boîte combo et l’ai nommée cboDepartment.
Figure D
Renommez les contrôles (et les champs) si vous prévoyez d’y faire référence dans VBScript.
8 : Ajoutez un peu de VBScript
Il est probable que vous souhaitiez améliorer le nouveau formulaire en utilisant du VBScript. Par exemple, pour remplir la zone combinée avec une liste de départements, cliquez sur Afficher le code dans le groupe Formulaire pour lancer l’éditeur de script. Puis, dans la fenêtre de l’éditeur de script, insérez les lignes suivantes :
9 : Publiez votre formulaire
Avant que quiconque puisse utiliser le formulaire personnalisé, vous devez le publier dans une bibliothèque ou un dossier. Tout en restant dans la vue de conception, cliquez sur Publier dans le groupe Formulaire et choisissez Publier le formulaire. (Les options Publier le formulaire et Publier le formulaire sous fonctionnent de la même manière que les commandes Enregistrer et Enregistrer sous). Dans la boîte de dialogue qui s’affiche, choisissez Dossiers Outlook dans la liste déroulante, cliquez sur Parcourir, puis sélectionnez Contacts. Après avoir sélectionné le dossier, cliquez sur OK et nommez le formulaire NewContactForm, comme indiqué sur la figure E. Enfin, cliquez sur Publier.
Figure E
Désigner un dossier et donner un nom au formulaire personnalisé.
Pour utiliser le formulaire, allez dans Contacts et cliquez sur l’option Nouveaux éléments dans le groupe Nouveau (sur l’onglet Accueil) pour accéder au formulaire personnalisé, comme illustré à la figure F. Le formulaire publié, illustré à la figure G, affiche les nouveaux champs et la zone combinée alimentée par VBScript. Dans Outlook 2007, choisissez Formulaires dans le menu Outils, puis sélectionnez Choisir un formulaire.
Figure F
Le formulaire personnalisé sera disponible pour être utilisé dès que vous le publierez.
Figure G
VBScript remplit la boîte combo que vous avez ajoutée au nouveau formulaire de contact.
Vous pouvez également enregistrer le formulaire personnalisé dans une bibliothèque en choisissant Bibliothèque de formulaires personnels au lieu de Dossiers Outlook.
10 : Faire du formulaire personnalisé le formulaire par défaut
Lorsque vous utilisez un formulaire personnalisé pour modifier le formulaire par défaut, vous devez remplacer le défaut intégré. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le dossier — pas le raccourci Contacts, mais le dossier Contacts sous Mes Contacts, comme illustré à la figure H. Choisissez Propriétés dans le menu contextuel résultant. Dans l’onglet Général (la valeur par défaut), choisissez le dossier personnalisé dans la liste déroulante Lors de la publication dans ce dossier, utilisez et cliquez sur OK.
Figure H
